电子化采购模式在工程施工单位物资采购中应用的探析

电子化采购模式在工程施工单位物资采购中应用的探析

徐广军1李乐2

1、中交一公局海威工程建设有限公司北京101119；

2、中交一公局第三工程有限公司北京101119

摘要：本文对电子化采购及未来发展趋势进行了介绍，并针对电子化采购模式较传统采购模式的优势进行了分析。结合工程物资采购的特点及情况，阐述了电子化采购模式在工程施工单位应用的基础与条件，最后，通过两种电子化采购平台在我单位应用实例的分析，进一步说明电子化采购模式在施工单位物资采购中应用的广阔前景。

关键词：电子化采购；施工单位；应用

1.电子化采购介绍及发展新趋势

电子化采购是B2B电子商务（企业与企业之间的电子商务即BusinesstoBusiness）的一类应用，是近年来我国“互联网+”下一种新的经济形态及商业模式。电子化采购就是运用互联网信息技术进行与采购相关的规划与作业。采购规划是按生产需求规划结果，配合存货策略和采购策略，与供应商进行物料、交货期及送货方式的协商。采购作业包含采购计划、采购方案、物料信息与供应商资源的搜寻、比价、议价、交易、付款等。电子化采购系统也要支持采购基础管理，包括供应商评价、采购订单管理、采购运输管理、质量管理、合同管理、付款条件管理等。

随着电子化采购平台与B2B门户网站的兴起与丰富，国内知名平台的行业整合能力也越来越强，业务范围能够渗透到大部分行业及领域。在此背景下，对用户的吸引力在迅速增强，越来越多的需求端及供应端用户愿意参与到电子化采购过程中来。在互联网为基础设施与社会经济各领域深度融合的大背景下，未来电子化采购将成为企业采购模式的一种新常态。

2.电子化采购模式应用的优势

电子化采购模式与传统采购相比具有明显的优越性，主要表现在以下几个方面：

2.1电子化采购提供了一个全天候超时空的采购环境。在电子化采购过程中，任何时间、任何地点都可以实施采购行为。

2.2降低采购费用。传统采购中，要支付许多交通费、出差费、电话费、采购资料印刷费、开标会议费、人工沟通成本费等，使用电子化采购，这些费用普遍大大降低或不在需要支付。

2.3提高采购效率。电子化采购平台提供了资源丰富的产品和供应商信息。与人工查找产品信息相比，为采购者开拓了采购渠道，能够精准定位所需产品，提高了与供应商的交互效率，加速了比价、议价过程。电子化采购下厂家和批发商的直供模式成为可能，提升了供应商价格的竞争力。

2.4提高采购透明度。电子化采购模式是阳光采购最好的一种方式，通过平台能够将计划、采购、审批、交易、付款、监督等各个主体职能进行有效分离，采购交易数据公开、透明及可追溯，降低了采购廉洁风险。

2.5采购原始数据存储安全，提取便捷，真实性高。电子化采购模式下所有采购数据存储于服务器及云端，数据存储的安全性得到可靠保证。采购数据电子化后，用户能够从多个维度对数据进行查询、统计、分析，上级管理单位能够获得第一手真实可靠的采购数据，为企业的生产经营提供准确的决策依据。

2.6与供应商形成长期战略合作伙伴关系，电子化采购不仅涉及到企业内部资源的管理，而且能够改善外部生产经营环境，包括与供应商关系的调整和整合，是本企业和关联企业的战略性整合。建立在电子商务基础上的采购关系，是一种长期稳定的战略关系。

3.工程物资采购的特殊性及传统采购情况

工程物资采购是一项系统工程，本身工程物资涉及的科目多、门类广，涵盖了整个工程的临建物资、构成工程实体物资、辅助物资、安全防护物资、办公生活物资等。而且物资的种类又与施工项目的类型紧密相关，在实际采购中大致体现为如下几个特点：

3.1物资采购是专业性与技术性相结合的一项工作，特别是在工程施工行业，采购人员要具备一定的工程技术知识，了解工程物资的技术指标及标准要求，采购时间点能与施工进度计划相匹配。

3.2公路、铁路、市政、房建等大型施工项目需要大量的地方性物资（如：砂石料、粉煤灰、矿粉、商品混凝土等），地方性物资的采购容易受到当地自然资源及社会情况的影响，面临地方垄断市场的局限。

3.3地处僻远地区的工程施工项目，由于施工环境恶劣，当地资源匮乏，物流条件差，不利于物资的采购与调配。

3.4工程项目的施工进度及工期受诸多外界因素影响。因此施工进度计划的不确定性和不连续性，造成了采购周期的不确定，无法合理有效的实施采购策略，给物资采购添加了很多难题。

由于施工行业的种种特殊性，传统采购方法主要是以项目为采购主体，项目根据每月的需求计划，实施采购行为。此模式下供需关系多是临时的或短期合作的关系，需方更多的时间是消耗在询价、议价及解决日常问题的过程中，往往只考虑当前行情或频繁更换供应商，供需双方缺乏需求信息的沟通和长期的合作机制。

另外，采购信息和供应商信息基本上由项目采购人员自己掌握，信息没有共享，采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对采购业务的影响较大。采购管理、物资管理及供应商管理基本由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制。

4.电子化采购模式在工程单位应用的基础和保障措施

工程施工行业因为其特殊地域性、施工组织实施的多变性、物资种类的多样性和零散性，从而导致建筑施工行业的采购模式相对其他行业普遍要落后，采购效率及信息化运用程度普遍不高。为了实现采购结果与预期目标一致，权衡好采购物资质量、价格、交货期之间的矛盾，规避采购风险，在运用电子化采购模式时，应循序渐进，依据各项目的特点区别对待，不能一刀切。应建立多级或分级采购模式，运用统一集中采购和分散采购相结合的采购方式，是新形势下工程企业物资采购中的一种可靠管理手段和方法。

电子化采购的推广涉及单位内部各职能部门的支持和外部的社会资源的整合，电子化采购的顺利实施离不开以下几点：

4.1机构组织的建立和人员职责的划分

建立电子化采购工作领导小组，单位负责人任组长，配备相应的专业管理人员，明确总框架、总原则，并结合本单位的实际情况制定出电子化采购模式的实施细则与具体实施流程，出台行之有效的奖惩办法和激励措施，落实各项规章制度并分解给基层管理人员，制定切合实际的追责问责制度。

4.2搭建统一的电子化采购信息平台

电子化采购的实施离不开采购平台的建设，施工单位可以根据业务管理的广度和深度，开发组建统一的采购信息平台或者引用第三方电子商务信息平台作为电子化采购的需要。平台的建设应该解决单位内部不同部门、不同岗位之间的协同工作问题，实现物资采购的决策与执行分离，集成采购计划制定与审批、采购方案、供应商选择、价格决策、合同签订等内部管理功能和外部供应商资源。根据用户的管理诉求，对平台的建设进行持续不断的改进与优化。

4.3供应商资源的整合

在电子化采购中，应建立与外部供应商之间的信息互动，建立公司供应商网络，对公司的供应商资源进行整合及优化。

应加强供应商的管理，负责制定供应商管理制度，对供应商实行准入审核、动态考核和退出机制，提升供应商的服务质量，与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，通过加强管理不断提升合作层次，创造良好的采购环境，保障公司电子化采购的顺利实施。

4.4专家库的建设

物资采购是一项系统工程，涉及面广涵盖了施工技术要求、国家和行业标准、物资性能指标质量、招投标管理、合同管理、会计账务处理、税务法律等各个方面。

作为公司层面，有必要打造一支电子化采购专家库，专家库应包含技术、商务、采购管理方面的专家，一方面专家库要根据公司发展战略，拟定的电子化采购管理中长期发展规划并组织实施，对电子化采购模式的应用情况进行分析、评估并及时解决电子化采购模式中出现的新问题、新情况；另一方面在电子化采购招标时，专家库能够承担起评标专家的职责，专家扎实的理论知识、专业知识以及丰富的工作经验能够保证评标的效率、质量和权威，规避了评标风险和法律风险，保障了评标工作的顺利进行。

4.5加大教育培训，提升管理人员能力素质

管理人员素质的高低跟电子化采购推行的顺利与否及实施的好坏有直接关系，公司应积极组织管理人员进行系统学习和培训，统一管理人员的思想认识，提高管理人员在实际操作运用中的专业技能。

管理人员必须达到以下几点要求：第一对电子化采购模式及公司的有关要求有很清楚的认识，能够严格按照规定执行；第二对电子化采购流程中的每个模块非常熟悉并能够顺利实施；第三能够很熟练的运用采购平台完成电子化采购；第四具备良好的分析总结能力，向决策层及时反映问题和提交执行报告。

5.应用情况分析

关于电子化采购的应用情况及效果，将结合本企业的实例进行分析，根据我公司的管理定位，电子化采购分为集中采购和分散采购两种模式。集中采购主要针对各施工项目部的共性物资（如：钢材、沥青、燃油等），公司对工程物资进行分类，编制合理的集中采购物资目录，对集采目录内物资由公司统一进行集中采购。对于分散的、不利于集采的物资由公司委托项目进行分散采购。

电子化集中采购和分散采购分别运用的是中国交建物资采购管理信息系统和阿里巴巴企业采购平台，下面就这两个电子化采购平台进行分析。

5.1中国交建物资采购管理信息系统

2014年由中国交建开发了此物采系统，该系统由中国交建统一负责管理及运维，作为中交内部单位电子化集中采购的统一平台，2014年7月中交物采系统正式上线，该电子化采购系统主要设置了采购管理、供应商管理、专家管理、物资编码管理、市场动态及价格信息等6大板块。

作为中国交建三级子公司，公司高度重视电子化集中采购工作，迅速成立了集中采购领导小组，组建了公司级电子化集采专家库，并以项目前期策划、效能监察为抓手，以KPI绩效考核为手段，强化对施工项目的物资电子化集中采购工作，理顺了项目前期策划、采购实施方案、月度集采计划、集中采购招标、评标、中标及合同签订一整套采购管理流程。

截至2017年10月，公司顺利实施完成了电子化采购方案累计176份，集采金额累计33.79亿元，成交价较平均价对比节约金额4257.54万元，节约金额占比1.26%，采购物资主要涉及到钢材、水泥、沥青、燃润料、地材、化轻、专用材料等十几种大类物资和上百种小类物资。

该物采平台有效解决了公司电子化物资集中采购的管理诉求，完全能够满足公司物资集采的需求，本公司的632家供应商顺利完成了推荐注册入网工作，物采系统能够有效连接和贯通与供应商的所有业务流程，给供应商全面开放的参与机会，以达到公正、透明的采购目的，物采系统通过整合各分、子公司的供应商资源，优化供应商层级，实现了优质供应商的互联、共享。

5.2阿里巴巴企业采购平台

阿里巴巴企业采购平台为国内知名电子商务平台，该平台网址为：https：//login.1688.com/。平台通过大数据手段分析企业客户采购需求的基础上，为企业客户量身打造了采购寻源、招募、招标、协议采购等功能模块，集成了数百万家厂家和供应商，能够有效满足各类大型企业的采购需求。

从2013年开始，平台为众多大型企业（如：中国中铁、中国铁建、神华集团、中国烟草、中国化工集团等），创建在线电子采购专属平台。

公司于2017年初开始推广使用，定位于解决公司分散物资的电子化采购难题，分散物资的采购以项目为采购主体，公司进行监督把控，公司选取了几个有代表的施工项目先行先试，总体来说阿里巴巴采购平台试点的结果较理想，根据测算，电子化采购价格较线下采购价格降低了百分五左右。经过近半年的摸索与实践，在电子化采购平台应用及各部门配合协作上，总结了不少经验，规范了操作要求和流程，为网采的大范围推广奠定了基础。

截至2017年10月，公司共为项目配置了44个子账号，完成采购交易次数累计145笔，完成采购总金额430余万元。采购主要涉及到工程小批量物资、临时采购物资、辅助物资、零配件物资、电工器材、办公生活物资、安全防护用品等类型，阿里巴巴企业采购平台的运用使电脑前下单、家门口收货成为了现实，为企业节省了采购费用和沟通成本。

6.结束语

电子化采购模式是工程施工企业基于现代企业管理理念而提出的一种切合实际的采购管理手段，电子化采购模式的运用为工程企业供了一个解决传统采购模式弊病的全新思路与方法。

总而言之，推行电子化采购模式的运用，能够有效提升工程施工企业采购管理的整体水平，对于工程企业施工总成本的降低将起到关键性的作用。

参考文献：

[1]张悦，陈卫东，樊治平，电子化集中采购模式与实例分析