浅析新时期高职学校档案管理存在问题及对策

浅析新时期高职学校档案管理存在问题及对策

杨延军

陕西省延安职业技术学院——杨延军邮编716000

摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快高职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。?本文就针对我院档案管理工作的现状、存在的问题及对策进行了剖析，并提出了具体做法，以便为教学服务和同行们借鉴。

关键词：高职学校；档案管理；问题及对策

学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，是维护党和国家历史面貌的一项重要事业，它是学校各项日常工作中形成的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，是学校开展各项工作的见证，是反映学校历史的真实资料。也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料。学校管理通常有行政管理、教育教学管理、学生管理、教师管理、总务管理、校园管理、档案管理等几部分，它是一项完善的科学的教育工程。但不少学校忽视档案管理,不懂得档案管理是学校管理的一个重要组成部分,没有档案管理是不完善的学校管理。学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容，学校档案是学校一切工作的最终综合反映。目前，高职学校正面临着重大的变革，作为高职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那如何适应新形势，加快高职学校档案工作发展的步伐？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习体会和工作经验，就如何做好高职学校的档案管理工作做以小议。?

1、高职学校档案管理工作现状及问题

1.1档案意识淡薄，档案工作摆不上应有位置。

由于档案工作效益的滞后性，人们往往重视高速度、高效益的工作，而忽视档案这种隐蔽性、迟效性的工作。高职院校建立时间短，大多数当事人都在岗，对一些历史问题的查找可通过当事人回忆或翻阅一些笔记就能解决，档案的查考利用价值表现得还不那么明显。因此，在一些领导中，档案意识比较淡薄，对学校档案工作缺乏长远的发展规划。档案工作机构设置、人员编制、业务培训，设备添置、经费开支等项基础建设摆不上学校发展规划。抓档案工作也只是开一次会，领导在会上原则地讲上几句重要性，发一个文件。多数院校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则和方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源。且档案管理人员大多数是兼职，往往借口工作忙而不按时完成立卷归档任务，拖拉现象比较普遍，档案工作长期处于难推动、难管理的被动局面。由于缺乏档案意识，对用完的文件材料随意放置，有的甚至丢失；也有的则认为文件材料属于本部门办理的工作，应归部门保存或存放在个人手中，长期不归档。

1.2领导不够重视?，制度不全。

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。?领导对档案工作奖罚不明，档案工作成绩突出，充其量只能是个默默无闻的“无名英雄”，相反，工作推诿、疲沓，甚至损害了档案，也得不到惩罚，从另一个高度讲，这种有章不循、违章难纠的现象普遍存在的原因，是学校的各项管理还没有完全纳入正规化管理和法制建设的轨道上来，对各项制度的贯彻落实缺乏行之有效的、严格的考核奖惩措施。

1.3档案管理人员数量缺乏，素质较低?

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是高职院校普遍存在的问题。好多学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。?

1.4档案信息载体结构过于单一化?

目前高职学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。?

1.5收集资料不够完整?，丢失材料太多。

诸如外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。一些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。?这一现象在高职学校非常普遍。

1.6硬件工落后，设施不达标?

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。?

1.7档案管理人员手段落后、文件运转不规范。

由于档案管理人员大多数是非专业人员，他们既缺乏系统的档案知识，又未掌握现代技术设备的操作技能，从而普遍感到负担重、知识老化、力不从心，因此很难抽出时间和精力去研究、改进档案工作，加上工作忙、经费紧张、办公条件差等原因，只能用传统的手工操作方式处理文书与档案工作，仅仅满足于收、发、管、藏，不损、不丢、不乱的低水准的管理状态，与飞速发展的现化化办公手段形成强烈反差，档案管理工作整体业务素质水平不高，制约着学校档案管理工作的顺利发展。多数成人学校由于建校时间短，各项管理工作还没有完全纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道上来。文书与档案管理方面虽然在建校初期都建立和制定了各种规章制度，但在执行上不严格，有的把开会带回或自己收到的文件不是先交文书处理部门统一登记，然后办理，而是为了自己工作方便而自收自存；也有的认为文件归档后，查阅不便，常常借口要利用而不愿归档；给立卷工作带来很大的麻烦，严重地影响了归档的时限与档案的完整性。

2、加强高职学校档案管理工作的对策?

2、1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制,理顺管理体制。

提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。各级领导要带头学法，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工了解《档案法》的基本内容，形成人人关心，自觉地维护档案工作的新风尚。

这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。形成各职能部门齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全整。?

健全管理体制，从组织上保证档案工作的顺利开展。要认真研究解决档案管理工作中所涉及的机构、编制、经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。建立综合档案室，改变过去分散管理为集中管理，多室保管为一室保管。

2、2建立健全完善档案管理制度。

建立完善的档案管理工作制度，是使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。但在当前，在人们履行法律义务尚未成为自觉行动的情况下，只靠一般行政性规章制度来推动档案工作是远远不够的，必须把档案管理工作任务的检查考核纳入目标管理责任制中，强调各部门按岗位责任制要求，严格照章办事，依法治档，对关心档案工作，积极完成档案任务的部门和个人，除与经济效益挂钩外，还要作为年终评比内容之一，对有章不循，违章办事并不能及时完成立卷归档任务造成档案丢失或损失的，要给予行政和经济处罚，促使各级人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成，使档案工作走上依法管理的轨道。

2.3加强队伍建设和人员配备，提高整体素质,搞好实施建设?

加强政治思想教育和职业道德教育，使广大档案工作者在坚持四项基本原则前提下，努力学习档案业务知识，做到“爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题；增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使成人学校的档案工作跟上新技术革命和办公自动化步伐；关心和解决档案人员政治与工资待遇、职务与职称晋升以及生活等方面的问题，解除他们的后顾之忧，消除受当前商品经济大潮的冲击下产生的“跳槽改行”、“待机思动”的思想倾向，使他们一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为成人学校教学、科研和其他工作服务。

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志,健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬），确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。?转贴于平共2.4加强档案信息化建设，提高现代化管理水平?

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先，观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次，在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。再次，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。?

2.5抓好收集，加强管理。

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。?

档案的收集工作是档案管理工作中的一项基础性工作，它关系到成人学校档案的齐全完整和开发利用等，首先必须认真对待这一项工作，改变过去档案部门“坐等待收、守摊待用”的传统作风。学校的档案部门要针对档案材料来源广，范围大的特点，主动上门服务，跟踪收集，把反映成人学校主要职能活动和历史面貌的教学、科研、党政管理、外事、基建、财务、声像、实物等各方面的重要的材料都收集起来，归档保管，通过分类整理，把大量分散的档案资料进行加工、分析、归纳、集中，从中找出规律的资料和数据，变死档案为活的信息，为当前开展教学科研和各项管理工作服务，为进一步发展和改进成人教育工作提供参考与借鉴，为编史修志服务。档案的收集工作涉及到学校工作的方方面面，需要从平时做起，还需要各个方面给予积极配合和支持。首先是档案人员与学校各部门秘书要建立经常的联系，加强对平时立卷工作的检查与指导工作；其次是注意收集帐外文件材料，如外出带回的会议文件、调查报告、领导讲话等等。做到随时收集与定期收集相结合，集中与分散相结合。专职人员与兼职人员收集相结合，既可防止或减少文件流失，也是解决当前档案管理工作中人手少，兼职多，工作量大等问题的有效的办法之一。这样做不仅拓宽了档案收集的内容，扩大来源，丰富了室藏，促进了收集工作的开展，也为档案的利用提供了更大方便。建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。?

参考文献：?

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