论健康教育照片档案如何管理

论健康教育照片档案如何管理

张桂娟

张桂娟(吉林省长春市二道区疾病预防控制中心130031)

健康教育照片档案是各行业单位一种最原始记录，它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护健康教育活动，反映真实面貌具有重要意义。同时健康教育照片档案是开发档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。健康教育照片档案分为传统照片档案和新型照片档案两类；传统照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案，属于电子档案。其新型的照片档案形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。目前，凡是开展健康教育工作的单位所形成的照片档案都是以感光材料为载体的传统的照片档案。1989年10月国家技术监督局批准发布了国家标准《照片档案管理规范》，并于1989年7月1日起实施，这个标准的颁布实施，标志着我国照片档案纳入了规范化管理的轨道，也对各行业单位照片档案管理规范化提出了更高的要求。

1健康教育照片档案的收集归档

1.1健康教育照片材料的收集整理工作做好健康教育照片材料的收集整理，首先要加强宣传工作，增强群众的档案意识，帮助个人和群体掌握卫生保健知识，树立健康意识，有了照片档案，档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象，离开档案，档案室工作就是“无米之炊”，而且收集工作的质量，直接影响着其他业务的开展。决定着其他业务工作的优与劣。如果收集整理的照片档案不完全，那么，整理工作中就难以保持每张照片之间的有机联系。在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限，在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的需求，因此，从事健康教育档案的工作人员必须做好对照片材料收集的宣传工作。才能确保健康教育照片档案资料的齐全和完整，这一关键性的基础环节，使照片档案的收集整理工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位。

1.2如何做好健康教育照片档案的收集整理各单位健康教育照片材料产生的渠道分散在不同的部门，只有抓住重点，调动有关部门的积极性，才会以重点带动全面，使收集工作顺利完成。具体方法：

(1)首先要加强宣传，提高对照片档案的归档意识，作为档案管理人员应该不断加强对照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作，增强公众的档案意识，了解照片档案在社会进步和发展中的重要地位和作用，扩大照片档案在公众中的影响，使照片档案收集工作获得社会各界的支持。

(2)完善收集法规，明确收集范围，为使照片档案的收集工作进一步有章可循，步入制度化，规范化管理的轨道，必须建立全面、合理的照片档案归档制度，要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求，对收集程序，途径和奖惩等作出明确规定，以增强收集的权威性，明确收集渠道的畅通。

(3)扩大健康教育收集渠道，通过多种方式收集照片档案，为解决照片档案收集难问题，保证照片档案的齐全完整及质量，做档案工作的有心人，对当前发生的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集，以保证照片档案信息的齐全、完整。

1.3健康教育照片档案的归档范围健康教育照片档案的归档，强调以本单位形成的并反映单位健康教育工作活动的照片材料，是归档的重点，主要包括：

(1)本单位自己制作的健康教育宣传画，宣传板、宣传栏、宣传横幅以及宣传材料等照片材料。

(2)本单位健康教育各种专业会议、培训、交流的照片材料。

(3)本单位开展的各种健康教育，疾病预防知识等不同形式的宣传活动的照片材料。

(4)本单位开展的各种健康知识讲座活动的照片材料。

(5)本单位健康教育业务指导工作中形成的照片材料。

(6)本单位健康教育工作荣获市级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等照片材料。

(7)本单位健康教育先进人物及其典型活动的照片材料。

(8)本单位或本地区迎接国家、省、市大型检查的照片材料。

(9)反映本单位或本地区重点健康教育工程项目，重点科研项目，重大工作成果的照片材料。

1.4健康教育照片材料的归档时间对于健康教育照片材料的归档时间应灵活掌握，通过工作实践，档案健康工作人员心中有数，把照片档案冲印加工后辅以文字说明，及时归档，防止照片的散失，保证归档质量。

1.5健康教育照片材料的归档要求健康教育照片材料要求随时归档，对归档照片有明确要求。一是归档的健康教育照片应力求是原底片、原件，以确保归档的照片材料凭证依据性更强；二是归档的健康教育照片材料要齐全、完整，照片归档时应同时有底片或光盘及文字说明，归档的照片应有选择性，有代表性的，反映活动不同内容的重要照片归档。

2健康教育照片档案的保管期限和编目

2.1健康教育照片档案的保管期限在同一活动中形成的照片档案与纸张载体档案，其保管期限应是一致的，由于照片档案在加工，收集归档时就进行了选择，因此，照片档案的保管期限应划分为永久或长期。

2.2健康教育照片档案案卷的编目健康教育照片档案案卷的目录是照片档案的基本检索工具，照片档案案卷目录应完整地编写案卷号，案卷题名，起止年月，照片张数，期限，备注等项目。

3健康教育照片档案的保管

由于照片档案制成材料的特殊性，它的保管比其他档案要求更高，在保管中应注意维护其耐久性，加强科学的保护和保管，保存照片档案选择和使用档案行政管理机关推荐使用的规范的照片册。存放在干燥、凉爽库房或装具内，应放到防尘、防光、防潮、防有害气体等，严禁烟火。只有加强健康教育照片档案的规范化管理，保管利用好健康教育照片档案，才能彰显健康教育“功在当代。利在千秋”的作用。

4如何做好健康教育照片档案的利用工作

照片档案的保存价值在于利用，只有积极开发照片档案的利用价值，为社会提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的价值。

(1)开展主动服务，树立服务意识，在照片档案的利用工作中，健康教育档案工作者要尽心尽职，树立主动服务意识，了解利用者需求，宣传介绍照片档案信息，为利用者查找所需的各种照片档案提供服务。

(2)利用照片直观、形象、真实的特点，编辑画册，举办图片展，通过展示宣传健康教育档案工作。

(3)照片档案与文书档案结合利用，在一些照片和文书中所反映的内容和信息往往是同一事物或事件。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观、记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制。但是单一的照片档案有时表达的内容不够全面、详实，如能够在提供照片档案的同时，主动为利用者提供相应的文书档案，即与相应的文书档案相结合，将会更好地提高利用价值。

(4)依托网络将扫描照片以电子文件形式在网上发表，这样既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息资源共享的效果。

综上所述，健康教育照片档案是档案管理工作的重要组成部分，做好照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础，积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。从而有效地推动照片档案工作沿着正确的方向发展。