探讨物资采购管理常见问题及监管措施

探讨物资采购管理常见问题及监管措施

凌志鹏

广东新华粤石化股份有限公司

摘要：现代市场经济中，企业之间的竞争越来越激烈，加强物资采购管理，是深化企业改革的重要内容，是提高经济效益、降低企业支出的一项重要措施。本文针对物资采购供应过程中容易出现的问题环节进行探讨并分析，就问题提出一些加强物资采购监管的具体措施和方法，本文旨在与同行交流探讨、共同进步。

关键词：物资；采购；管理

物资采购管理是企业中不可缺少的一项重要经济活动，一个成功的企业能在短短几年里从一个中小规模的企业发展为全国的“龙头”企业，正是靠对企业的“有效的管理”而达到的。在物资采购管理工作中，只有不断完善管理制度，、加强内部的监督和管理、降低管理成本和采购费用、实施公开招标采购，才能取得明显的经济效益。作为企业行为的物资采购管理工作，我们应当加强其现代采购管理的基础原则，进行适化、适时进程，努力挖掘物资采购管理工作的潜在效益。

一、物资采购管理的概念和基本任务

物资采购管理是企业对其经营生产过程中所需要的各种物资，如：主要原材料、机电产品、辅助燃料、辅助材料等的选择购买所进行的组织、计划与控制。物资采购管理的基本任务是企业根据其经营活动和生产建设对物资的需求，按照物美价廉的原则，组织按时、按品种、按量、适价、适质、经济合理、齐备成套、少环节多渠道地采购各种物资，以确保企业生产经营活动的正常运行。

二、采购成本管理的概念与意义

（一）、采购成本管理是促进利润增加的有效措施。采购工作是影响着公司发展和盈利能力的关键要素。对很多企业来说，项目物资成本一般占据工程总成本的百分之六十至百分之七十之间，采购费用的降低将会很大地影响公司的盈利。所以要如何运用有效的采购成本管理方法是十分重要的。

（二）、加强采购成本管理是现代化管理手段的要求。我国传统企业的管理模式实践工作里，在运用先进信息技术方面明显存在不足，影响了企业的发展。科学技术的良好发展才能促进了企业建立现代信息管理系统的进程。现代信息管理技术的应用要求对传统企业采购成本管理进行深刻的变革，必须落实好现代企业管理的方法以及模式。

（三）、采购成本管理是企业在价格上保持竞争的有效方法。就近些年来看，全球经济状况变幻莫测，企业经营正面临市场竞争激烈的困难。同时基层劳动力不足、劳动力成本偏高、管理相对滞后以及市场需求变动不稳，也导致一些行业的经营面临着巨大考验。如果能够开源节流，采购成本管理将成为目前企业应对瞬息万变的局势的有效方法之一。

三、提高物资采购中心的“中心化”

物资采购中心是企业对外吸纳的渠道之一，几乎所有的物资采购都是集中在物资采购中心进行采购的。采购中心化可以集中企业的采购力度，使企业采购处于有利地位，对供应市场产生影响，同时也有利于对企业整体资源的优化。相对于分散采购，集中采购更容易得到最低最优的价格，最短的到货时间，最好的供应商支持以及更周到的服务等。就传统思维模式上来看，物资采购只不过是简单的商品买卖，以最低的钱购入最好最多的物资材料。现代企业中采购部门的工作中心可以分为以下几方面：

1、帮助企业正常生产而提供所需要的物资材料；

2、使损失与存货降到最低的限度；

3、尽量争取最低的成本；

4、提高并保持自己的服务。

唯有将物资采购中心的“中心化”突显出来，才能达到这四个“中心”目标。

四、物资采购供应过程中常见问题

1.质量问题

交货物资以次品充量，或者在执行合同的过程里，供应商偷偷降低产品的质量标准。在供应过程中最常见的降低产品标准就是在混凝土外加剂类产品，在产品供货初期掺量可以满足设计标准，但是产品供应一段时间后产品的有效成分会降低，掺量随之增加。

2.价格问题

物资采购价格是施工企业在采购过程中最具代表性的问题，也是最易发生问题的地方。在实际工作中最常见的问题就是采购价格过高，在采购合同执行过程中不合理提价或擅自提价格等行为，都是严重损害和影响企业利益的。例如在08年效能监察中发现的一个案例：某项目在施工高峰期时，当地的水泥供应紧张，供应商就趁机提出涨价，但是在之后的检查中发现，此供应商的水泥提价幅度明显超出市场水平，而且涨价也没有按照合同约定去执行。

3.数量问题

货物验收环节是项目物资采购过程中容易出现纰漏的地方，目前验收数量控制不够严格，实际交货数量存在短缺的情况，在石、砂料等大宗物资验收时很易发生这类物资数量短缺的情况。这可能是因为收料人员控制不严、责任心不强而造成的，也有的是因为部分收料员为了私利的情况，和供应商一起串通故意为之。

五、关于加强物资采购监督和管理的措施

1、加强制度及规范行为

目前比较重要的管理制度有集中采购制度和采购监督检查制度。在规范物资采购内控机制的同时，一定得增强外部监督控制，借助其他部门组织的力量加强监督力度。加强物资管理各项制度，建立严密、科学、合理、有效的物资采购供应内控体系，严格保证物资采购供应等各项工作在制度约束下进行。

严格进行采购监督工作，通过不定期或定期的年度审计、财务监督检查、业务专项检查等几种方式，严格对物资采购收料、发放、内业资料、货款支付等各个环节进行检查监督，当发现问题时要严肃处理并解决，并进行广范围的通报批评，防止商业腐败的情况出现。

实践证明，分散采购是大量滋生腐败问题的一个主要原因，集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的有效办法。集中采购可以获得了采购批量优势，降低采购成本。同时，它有效压缩采购和物资流通环节的层次和机构，规范物资流通渠道和秩序，减少效益流失和腐败问题发生的可能性。

2、加强采购员业务素质和思想素质的教育和管理

当今社会科技日益进步，随着各种新产品、新材料的不断推出，各种经济法律、法规也在不断出台，相应的就要求我们的采购队伍业务素质越来越高，必须加强人才培养与教育，造就一支高素质专业化队伍。平时应注意加强对采购员业务知识的培训，加强采购人员的综合分析能力和应变能力的培养。首先，要提不定期或者定期地开展各项专业技能训练以及业务专业知识培训，让采购人员掌握各种物资的性能和质量标准，了解认识经济合同法律知识以及项目管理基本知识，具有较强协调能力和计划能力，还要提高人员的谈判技巧以及具备一定的财务知识，才可以适应瞬息多变的项目物资管理工作。加强采购人员的思想素质也是提高整个物资采购管理水平的关键措施。现在市场开放，市场的各种营销手段花样百出，如果采购人员思想素质太低，是做不好企业物资采购工作的，这样会导致物资采购制度并不能顺利地执行。在加强业务教育培训的同时，还得加强违法违纪警示教育和思想道德教育，加强从业人员的职业道德素养和廉洁自律意识，牢固的工作人员的职业道德防线，做到依法、廉洁地进行采购工作。

3.加强对供应商的管理

我们应该将供应商看作企业的合作联盟者，而不是企业利润的蚕食者。对供应商管理的各项措施应以人为本。选择合适的供应商，并以一种“润物细无声”的方式帮助供应商快速成长，达到企业所需物资采购与服务的要求，使其成为真正意义上的合作伙伴。

结束语：

在物资采购管理工作中，加强内部管理和监督，完善管理制度，降低采购费用和管理成本，实施公开招标采购，才可取得明显的经济效益，才可以有效地抑制物资采购管理中的腐败现象，实现防腐堵漏的目标。

物资采购供应作为施工企业生产过程中重要的一环，其管理活动中需要各方相互协调，共同努力，共同监督，规范操作，确保采购工作规范化、制度化、标准化，落实好物资采购保供与创效的最终目标，真正地服务施工、降低项目成本，提高企业经济效益。一所企业的经营活动和生产建设离不开物资采购，企业通过有效的物资采购管理方法，可以逐渐解决物资采购中存在的效率低下、质次价高、等具有影响性的问题，可促进企业净化物资采购风气，增加企业效益，增强企业凝聚力，提升企业形象。

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