新时期城建档案管理信息化建设要点游文明

新时期城建档案管理信息化建设要点游文明

游文明李志强

高达建设管理发展有限责任公司河南省455000

摘要：我国城市建设受到社会进步和科技发展的巨大影响，已经有了很大提升。作为城市建设的主要内容之一，城建档案管理具有非常重要的作用，城市发展的不同阶段和历史情况都记录在城建档案中，具有极大的参考价值。目前城建档案管理中引入了计算机技术，实现了信息化管理，使城建档案工作效率大大提升，从而推动城市更好地发展。

关键词：新时期；城建档案管理；信息化建设

引言

城建档案安全是城建档案工作的生命线。维护城建档案安全，是城建档案部门以及广大城建档案工作者的首要工作职责。伴随着新形势下城建档案事业的快速发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，危及档案安全的各种风险日益增多，档案安全事故也时有发生，档案安全已成为城建档案部门必须认真研究思考的新课题。

1必要性

城建档案是城市建设和发展的真实记录，是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，对保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件具有十分重要的意义。也关系到城建档案的传承，对于未来城市的发展、问题的分析、城市发展趋势的研判等具有非常重要的意义。

2城建档案管理信息化现状

2.1档案管理意识淡薄，体制不健全

档案相较于其他行业并不起眼，以至于很多人对档案这个行业并不了解，城建工程发展过程中，人们只关注工程本身的发展，随之产生的档案却无人过问，导致档案管理和工程建设缺乏同步性，建设项目中所形成的档案未能及时归档、整理，文件遗失、损坏的现象时有发生，工程档案无法全面、真实地反映工程的建设过程。同时也没有建立完善的档案管理制度，档案的收集整理工作和工程项目的发展脱轨。

2.2缺乏专业的档案管理人才

档案管理的前提是要有专业的人才，具有较强的专业知识，较高的专业素养。城建工程档案整理起来繁琐、枯燥，劳动强度大，重复劳动多，且收入也不高，所以人员流动频繁，而且缺乏专业的档案人员，很多工作人员都是身兼数职，缺乏相关的专业知识，以至于一项工程下来，档案收集这块出现很多地方衔接不上，交接制度不完善，容易出现人走档案走，人走档案丢的现象。

2.3技术手段落后

目前城建工程档案的管理已经运用计算机等工具，但自身的管理模式还是停留在传统的方式，并没有实现真正意义上的信息化，管理仍然围绕纸质档案开展，在把纸质变成数字信息这块基本为零，不适应信息化时代发展的需求。

2.4观念理念

由传统单一纸质档案系统演变成目前使用的双套制管理系统，管理目的、手段均以纸质档案，在纸质档案传统观念“收档案，管档案”根深蒂固的影响和时代改变下产生了电子档案，但是因自身技术的束缚只能作为纸质档案辅助和补充。经过长时间操作，针对电子档案自身技术不足的缺点，档案机构未能引起重视及时更新观念，电子档案不足之处未能采取有效技术防范，未能对电子档案管理相关环节进行补充，导致了电子档案管理的利用长期受到制约。

2.5安全保障不到位

一是硬件建设不到位，个别县市城建档案库房建设不达标，有的没有档案库房；有的没有按照档案库房建设标准建造；建设环境不良，存在漏水、承载超负荷等问题；档案装具不足，导致档案排列过挤、过满，出现涨库时甚至直接将档案摞在地上，容易潮湿或被鼠虫咬坏。二是信息安全建设不到位，尤其是对电子档案来说，没有形成系统的安全保护措施，电脑运行系统存在漏洞，很容易被攻击导致档案信息流失；专业技术人才不足，没有专职的信息安全管理人员，对于信息化技术了解不足，无法进行有效的信息安全管理；投入经费不足，无法满足档案馆库及档案管理系统运营费用，包括系统升级维护、库房保温除湿、调控设备维护更新等。三是制度建设不足，城建档案的管理制度不够完善，存在缺漏的地方，制度的落实情况也不到位，很多管理措施都是走形式，起不到应有的效果。

3完善城建档案管理信息化工作的措施

3.1强化安全管理意识

加强城建档案的安全体系建设，首先要强化安全管理意识。城建档案管理单位需要提高对档案管理和安全管理重要性的认识，树立“安全第一”的思想，强化安全管理意识，充分认识到城建档案安全管理的重要性。城建档案管理单位需要克服安全管理存在的问题，消除侥幸心理，将档案安全管理当作档案管理工作的重点，采取多样化的措施，保证城建档案的安全性。各个单位也要严格执行档案管理相关的法律法规和单位制定的规章规范，健全档案安全管理规章制度，将档案安全管理纳入到单位年度工作计划和考核内容中去，与其他业务工作同部署和同考核，以促进档案安全体系的建设，落实相关责任，执行相关制度，实施相关措施。

3.2加快建设城建档案信息化，提高管理水平

网络时代下，提高城建档案管理信息化水平是关键，城建档案管理人员应该积极响应国家号召，尽快完成国家档案局建成数字档案馆基本任务。网络时代下，数字档案馆优势越来越明显，工作和生活中能避免人为因素对纸质档案翻阅查看引起的损坏，精细完成档案登记录入保管工作，既能给公众快速查看阅读带来便捷，又减轻工作人员、登记、保管等比较繁琐的工作流程，提高了档案管理的工作效率。国家提出的城建档案馆发展方向是在大数据时代下，利用数字优势、做好安全保障、远程控制，这是现代档案馆对比传统档案馆优势提升，是档案馆、政府、其他部门及社会实现共同需要的发展。

3.3城建档案管理新力量

城建档案管理工作对专业要求比较高，需要档案管理基础知识，接触外语、法律等这些方面的知识，以及懂得计算机应用技术、网络信息技术、远程控制技术，所以档案管理需要的是综合型人才，引进高端人才，帮助他们学习和进修，提升业务水平，成为档案管理的中流砥柱。引进来，进行学习教育，认识到档案管理技术不断创新，提高自身的城建档案信息化水平，主动学习，勤于思考，不断进取、不断创新，旧思想终将淘汰。

3.4强化城建档案的监督管理

城建工程项目众多，领导层要定时掌握和了解各项目的工程进度，加大监督力度，并与工程档案管理员保持密切联系，对工程进度中档案资料的管理情况随时了解，遇到问题及时解决。再一个档案管理人员也可经常深入施工现场，及时了解工程的各个阶段，主动把施工期间的工程档案资料收集回来。只有这样双管齐下，才能切实掌握工程档案的情况，才能把城建工程档案工作做好，才能保证各个阶段资料的齐全、完整。

结语

随着经济和科技的不断发展，我国社会不同行业均取得了巨大进步，作为记录城市发展过程的数据平台，城建档案对城市建设具有重要作用。因此在新形势下，城建档案管理要及时引入先进的信息化技术，改进城建档案管理方法，推动档案管理信息化进程，从而提升城建档案工作效率，推动城市更好地发展。

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