加强电力企业文书档案管理现代化的途径

加强电力企业文书档案管理现代化的途径

李瑛

（大唐云南发电有限公司,云南省昆明市650011）

摘要：随着国家的发展，电力企业的发展受到广泛的关注，在此过程中，相关企业的信息化是较为重要的，能够更好的为企业做出贡献，相关人员要利用信息化的建设，对企业的文书档案进行自动化管理，保证企业能够更好的对文书档案加以管理，归纳总结文书档案管理的经验，采取有效措施解决问题，为企业能够更好的发展奠定基础。

关键词：电力企业；企业文书；档案管理

一、电力企业文书档案管理工作中存在的不足之处

1.1没有融合文书与档案管理工作

目前，部分企业在管理工作中，没有适当的将文书工作与档案工作联系到一起，在实际工作过程中，通常只将文书工作设置为一个个体，档案管理工作也同样设置为一个个体，这样，在一定时间之内，文书工作与档案管理工作就会出现较多的差距。这样的问题出现之后，当电力企业中的办公信息量大的时候，就会出现价位严重的问题，不能更好的处理相关信息，甚至会导致电力系统的发展出现问题。

同时，部分电力企业在对公文进行处理时，常会出现处理方式不当、格式不符合标准、甚至出现文案整理不规范等问题，这些问题的出现，对文件的统一性、附件齐全原则等，都会造成不利影响，如果企业相关人员不能及时采取有效措施，将档案管理与文书工作结合在一起，将会出现较为严重的后果，文书档案的利用率与参考率降低，对企业经济发展与综合发展造成不利影响，所以，相关人员要在工作过程中对企业文书档案管理进行有效改革，更好的衔接文书与档案管理工作。

1.2文书档案利用率难以提升

首先，部分企业在文书档案管理工作中，还没有应用相关信息技术，在工作过程中，还不能更好的应用信息技术对文书档案进行数字化的管理，这样就会使文书档案的利用率降低，部分企业还不能对文书档案进行信息化的管理，导致文书档案管理工作出现更多的较为繁重的任务；

其次，部分企业在文书档案管理工作中，还不能重视企业的重要事件，无法对其进行专案的管理，这样就会降低文书档案的利用率，使得企业不能及时的掌握重要时间的相关信息，这些问题的出现，避免不了对企业经济效益的损失，相关人员应该重视自身的职责，切实的为企业提供较为有效的服务，为其发展奠定良好基础。

1.2管理方式较为落后

在企业文书档案管理工作中，数字化是较为重要的管理方式，可以更好的提升文书档案管理的科学性与合理性。但是，目前部分企业在文书档案管理过程中，不能及时的应用数字化管理方式，甚至忽视此类管理方式，在工作过程中，没有对数字化管理模式的建设提出较为明确的管理标准与制度，这样，不仅会降低企业的文书档案管理效率，还会使企业的发展更加落后，企业缺乏数字化管理设施的建设，不能更好的发挥数字化在文书档案管理工作中的优势，这些问题的出现，长时间下来，就会出现更多的，危害企业发展的问题。所以，企业相关工作人员要及时发现文书档案管理工作中存在的问题，并采取有效方式对问题进行解决，保证企业文书档案管理工作的有效性。

二、电力企业文书档案现代化管理的途径

2.1加强人员素质建设

当前，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术，熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护，胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管理队伍，进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

2.2建立标准化档案管理机制

在实践中，标准化档案管理机制的建立有赖于科学合理的管理制度，因此，在实践中，电企领导班子应制定完善的档案管理制度，加强内部控制，建立现代化档案管理指标，规范档案管理流程，全面加强档案管理力度和提升档案管理水平。在工作实践中，企业管理层可通过向档案管理人员渗透档案管理理念和思想等方式来激发管理人员的工作热情，进而，用制度来加强对档案管理工作的约束。其中，制度建设需体现三个原则：①人性化原则，结合档案管理的实际情况，从加强对档案管理人员的培训和解决管理人员在工作中所面临着问题入手，消除其后顾之忧；②法律性原则，要在制度中体现档案管理的保密性，体现档案的严谨性和法律性；③权威性原则，要让档案管理人员正确认识制度的建立意义，让他们感受制度的权威，感受档案管理工作的重要性。

2.3加强软硬件设施库建设

软、硬件设施是数字档案库建设的主要媒介，在实践中，电力企业必须要通过加强软、硬件建设来提升数字化档案库的功效，实现文书档案现代化管理。首先，在硬件方面，电力企业需要建立一个以计算机为载体的档案信息采集、归档管理和录入档案库的工作平台，实现所有数据数字化，信息传送网络化。其次，在软件方面，电力企业应组建内部局域网计算机组，利用局域网中的文件管理、应用软件共享、打印机共享等功能，实现全面档案管理工作数字化；同时引进档案管理软件，目前在我们电力系统应用较为广泛的是协同办公系统，该系统基本实现了无纸化办公的所有功能，最后环节是归入档案库由管理人员按分类归档电子文件。

2.4加强文书档案管理

(1)要对档案信息来源进行归纳整理。档案信息的来源往往是档案的实际形态，在实践中，企业可为每一个部门配备计算机和兼职信息录入人员，通过计算机的资源共享，档案管理部门定期将各部门的档案信息进行汇总，为每一个部门配置一个专门的信息来源窗口，并归纳好如责任者、文件号、题名、日期和页数等详细信息，从而提升档案信息来源的管理效能。

(2)要做好定期归档工作。在实践中，企业需要利用计算机系统建立至少三四个档案库，一是临时档案库，主要负责存储经过立卷处理的工程档案信息；二是具有索引和关键词查询功能的主档案库，负责储存各项经过审计核实的工程档案信息；三是通用档案库，主要为各部门提供查询服务。四是不归档库，主要是存储销毁文件的信息。其中，临时数据库中的档案信息不宜存放太长时间，要定期进行归档处理。在归档过程中，录入通用档案库的档案信息需要进行敏感或重要信息筛选和剔除处理，以消除潜在的风险隐患。

(3)要将档案库视作企业的信息产品来管理，并依照生产产品的管理方式，通过质量控制体系进行监管。在管理过程中，企业可将档案内容通过组织协调组建一个体系，在这一体系中，管理者将档案库维护作为一个单独的项目进行管理，并建立评价机制，采用模拟检索形式审查档案库的设计是否科学合理，检查数据是否完整、准确，并评价在数据收集、录入、备份等环节是否提升了工作效率。

结语

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是企业发展的一个不可缺少的方面，是一笔宝贵的文化财富。建立健全一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，使文书档案管理能够服务企业发展、服务社会经济。

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