关键词:中小学;档案管理;现状;对策
一、引言
加强中小学校档案管理工作,逐步建立健全学校电子档案,有利于对学校各项工作的正确评估,有利于查找和使用历史资料,有利于学校实施科学化现代化管理。
二、中小学档案信息化建设的重要性和必要性
中小学档案是指教育教学管理实践活动中形成的重要材料,通过文字、图像、音像等不同的形势保存下来,对于推动教育发展、维护学校权益等方面具有重要意义。就当前形势而言,中小学信息化建设不仅仅是中小学档案管理中不可缺少的部分,更是反映学校管理水平高或低的标尺,对于提升学校现代化管理有着重要意义。
中小学档案信息化可以带来明显的社会效益和经济效益。目前,我国中小学教育信息化的充分应用,丰富完善的学科体系和课程资料,导致信息存储量不断增长,档案内容更加充实、材料来源更广,使用传统的人工方式来收集、整理档案已不能满足当前学校管理和发展需要。档案信息化成为当前中小学,适应社会发展、满足自身需求的必然选择。
三、现状分析
1.档案信息化建设认识不足
部分学校对于档案管理信息化建设工作缺乏应有的重视和长远的发展规划,未能从战略高度去认识档案管理信息化建设的重要意义和作用。没有正确认识档案信息化建设的内涵,片面认为信息化即单纯的数字化。部分学校档案管理工作人员甚至认为只要有计算机进行目录管理就是实现了档案管理信息化,对档案管理信息化建设到底要解决什么问题、怎么解决问题却未加了解和研究。
2.档案信息化管理人员水平不均
中小学档案管理人员管理档案的技巧水平不均衡,专业技能和综合素质不一。有的管理者对于档案管理科学知识的掌握度低,有的管理人员年龄偏大。部分人员软件应用不充分、不熟练,阻碍了学校档案信息化建设进程。
3.档案信息化基础设施设备不完善
部分学校把主要精力和眼光投入到学校教学管理上,对学校档案管理工作重视不够、关心甚少、支持不够,导致部分中小学档案管理工作出现政策上缺少倾斜、经费上缺少支持的尴尬局面。个别中小学硬件设施组合配置不合理,软件相对于硬件来说花费的成本较低,且不按照自身需求进行配置,存在“一刀切”或“跟风”现象,导致资源浪费或者不足。
四、几点对策思考
1.树立档案管理信息化建设正确的观念
中小学教育学校档案管理人员必须要树立正确的管理观念,保证可以提升其工作效率。首先,档案管理人员需要重视档案信息化建设工作,转变传统的档案管理观念,打破传统档案管理模式的局限性,进而提升档案管理工作效率与质量。其次,中小学教育学校档案管理人员必须要明确档案管理信息化建设目的,听取相关部门给予的档案管理信息化建设意见与建议,进而提升档案管理信息化建设质量。同时需要树立正确的观念意识,加大宣传工作力度,保证学校每一位职工都能认识到档案管理信息化建设工作的重要性,为其工作做出一定的贡献。
2.强化档案管理信息化必要性认识
随着信息网络时代的发展,学校档案信息化建设势在必行。针对很多中小学教育学校普遍存在的档案管理意识淡薄、观念守旧等问题,首先要做的就是强化对档案管理信息化的认识。教育局层面要将档案信息化建设纳入学校现代化建设的整体规划上来,联合档案局(馆)定期开展指导培训,引导各中小学校树立正确的认识。各中小学校要明确专职的档案管理人员,成立档案管理工作小组,定期听取相关部门的意见和建议,及时解决档案管理信息化过程中出现的各种问题。还可以加强对档案管理信息化的宣传力度,增强在校教职工的档案管理信息化意识,同时建立考核制度,把档案信息化工作以工作量纳入到考核体系。
3.加强档案管理信息化系统性建设
坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建设的基础工程和核心任务来抓,持续完善档案管理信息化基础设施建设,保障学校档案管理信息化建设水平。一方面,依据科学性原则,积极引进先进的计算机设备,提升软硬件设施的安装质量,保证可以支持档案管理信息化建设工作。另一方面,依据系统性原则,强化档案信息化建设,包含基础设施、信息资源、应用系统、标准体系、人才队伍、安全保障体系等,进行整体设计、系统建设,夯实档案管理信息化基础。
五、结束语
档案是历史的见证,是人类智慧的结晶,是党和国家宝贵的文化财富。学校档案不仅具备一般档案的特点,同时也有一些其他档案不具备的特性――专业性、周期性和分散性。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放,为学校的档案管理开启了新的窗口。
参考文献:
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