档案管理现状分析与对策研究

档案管理现状分析与对策研究

胡亚利

石家庄市藁城区卫生和计划生育局宣传站河北石家庄050000

摘要：随着当代社会建设水平的不断提升，为了实现可持续发展，有必要重视档案管理工作。传统的档案管理模式不但执行时间较长，而且与现代化的生产方式格格不入，从而不利于的长远发展。本文重点分析了档案管理工作的现状和档案管理工作的创新对策，希望能够推动档案管理的快速优化。

关键词：档案管理；现状；创新；工作

引言

与以往的档案管理工作有所不同，现阶段的工作理念讲究的是科学、高效、合理。在档案管理的过程中，必须对不同类型的档案进行重新划分等级和内容，坚持按照新的理念进行优化处理。与此同时，在档案管理的过程中，应按照大数据分析的原则，对工作中的一些细节问题进行整理和分析，才能及时解决遗留的隐患。

1档案管理工作现状

1.1档案管理工作缺乏科学性

现如今，很多行业在发展过程中都采用了科学的管理模式，如互联网、数据库等，然而部分单位并没有采取科学的档案管理方式，依旧采用人工管理模式。这就导致档案管理工作落后，缺乏科学性，使很多档案得不到及时保管，在内部人员调取档案的时候，会由于档案缺失而阻碍工作正常进行[1]。

1.2部门之间缺乏合作

档案管理工作是有具体工作流程的，需要部门之间的合作和配合，只有相互配合才能够及时完成工作任务，但是现在很多部门的人员不作为，这就导致档案管理工作效率低下。此外，由于部门之间缺乏合作，导致工作出现问题后而找到相关负责人，从而阻碍档案管理工作的顺利进行。

1.3不重视档案管理工作

档案管理工作在各行业中都发挥着重要的作用，能够提供与工作相关的重要信息，还能帮助工作人员减少查看资料信息的时间。但是，很多工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性，从而会出现工作不认真的现象，导致相关工作措施不能得到落实，并且不能保证档案的完整和安全。此外，很多行业的领导也不重视档案管理工作，在档案管理方面的投入非常少。

1.4缺乏完善的档案管理机制

与其他工作不同，档案管理的敏感性较高，即便是出现了很小的问题，都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。笔者在调查的过程中发现，缺乏完善的档案管理机制，甚至是出现了模糊条文的现象。首先，档案管理机制方面不够完善，就会造成工作的手段不够专业，在奖惩模式上也过于主观化。例如，有些单位在制定档案管理机制的过程中，认为工作表现良好员工，可适当进行奖励和晋级。在这样的条文当中，“表现良好”是一个非常空泛的概念，如何评定完全停留在领导者的手中，因此无法激发员工的工作热情。其次，在部分情况下，档案管理机制完全效仿成功案例，未考虑本单位的特殊情况，这就导致机制在实施过程中，容易出现严重的矛盾、缺失现象，由此造成的各类问题将会持续增加[2]。

2档案管理工作的创新对策

2.1优化档案管理机制

从客观的角度进行分析，为了促进档案管理工作正常开展，摆脱固有框架的束缚，一定要优化档案管理机制。与此同时，管理机制的落实必须具有较高的权威性，即便是对上层领导者，依然能够达到一视同仁的效果，这样才能够确保档案管理工作的质量。第一，构建完善的竞争机制，优化聘任合同制度，采取公平竞争、择优上岗的原则。第二，需要优化已有的档案管理机制，建立客观、合理、规范化的档案管理机制，完善档案管理工作，在此基础上，要对档案的开发、利用给予重视。第三，作为档案管理工作的核心，档案管理人员要意识到本职工作的重要性，积极做好本职工作，不断探索新的工作方法。第四，建立完善的档案管理人员工作评估机制，进行客观、科学的考核，以调动员工的积极性，更好地投入工作中去[3]。

2.2档案管理工作人员要具备创新意识

从主观的角度分析，在开展档案管理工作的过程中，相关人员必须具备创新意识。目前，很多的档案管理工作人员，完全是按照固步自封的模式开展工作，无论是处理特殊情况，还是应对日常工作，都没有考虑新的理念，或者是新的时代需求。相反，如果档案管理工作人员具有创新意识，不仅能够推动档案管理革新，跳出固有的框架，还能为健全日后的管理体系奠定坚实的基础。在优化档案管理方法的基础上，需要加大宣传力度，转变档案管理人员的思想观念，与时俱进，树立档案管理的效率意识，不断创新档案管理方法。在此基础上，由于档案管理工作比较复杂，管理人员需要具备超前管理意识、超前服务意识，不断优化创新管理模式，才能得到使用者的认可。由此可见，档案管理工作人员必须在今后的工作中积极培养创新意识，不断解决当前存在的问题。

2.3提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作可以说是各行业工作的重中之重，因此各行业要重视档案管理工作，不断提升档案管理人员的职业素养。首先，档案管理人员要认清自己的工作职责，摆正自己的工作位置，要坚守岗位，履行职责。其次，档案管理人员要定时对档案进行查验，要及时找回出现遗漏的档案，从而提高档案管理的效率。最后，在进行档案管理工作的同时，档案管理工作人员也要不断创新管理观念，要随着时代变化不断更新观念，避免出现思想观念过于陈旧。

2.4强化数据管理

对于档案管理工作的优化而言，还需要强化数据管理。第一，所有的档案数据尽量通过云存储进行保管，并与科技进行合作，打造属于自身的档案管理工作系统，确保在数据管理上能够更加的灵活、便捷。第二，在数据管理的过程中，需要坚持进行革新。例如，当有新产品或者新技术问世后，都要进行积极咨询和试用，观察是否与自身的档案管理工作任务相符合，如果新的科技产品符合预期，则可以进行积极的推广应用，促使数据管理层面，能够得到良好的优化、革新。

2.5定期开展档案核查

与一般工作有所不同，档案管理工作在实施的过程中，如果出现了任何差错，会对发展、地方建设、社会和谐等，产生很大的影响。笔者建议在今后的档案管理工作中，需要定期开展档案核查。首先，划分档案的数量、类别、内容、保密程度，阶段性地对档案进行核查处理，如果发现任何问题要及时进行处理。其次，在档案核查过程中，档案管理人员要严格进行正确的的操作，减少错误的举动。最后，档案核查工作在实施过程中，相关人员不要放过任何细节。

2.6完善档案管理体系

在档案管理工作中，很多相关的工作档案需要进行集中管理，还有很多较为分散的工作资料信息需要进行整合。因此，在档案管理工作中，各行业需要对整个工作流程进行紧密的串联及规划，建立科学的档案管理工作体系，对相关的工作档案进行有效整合。首先，各行业要建立安全的网络平台，将档案资料录入，同时进行合理分类。其次，档案管理工作涉及的内容比较繁杂，需要利用电子技术进行管理，对纸质档案和电子档案进行备份，建立档案管理工作体系，完善档案工作流程。最后，工作流程还有工作体系都要进行创新，通过与电子技术相结合，保证电子档案能够与纸质档案相匹配。

结束语

档案管理工作要不断进行创新和改进，确保能够及时发现存在的问题和不足。未来的档案管理工作仍然具有很多挑战，档案管理人员要不断提升自身的综合素质，并采用科学的管理方式，从而不断提升档案管理工作的综合水平。

参考文献：

[1]黄杰.企业档案管理现状分析与对策探讨[J].卷宗，2017（13）.

[2]王空军.国有企业档案管理的现状和对策分析[J].湘潮（下半月），2014（08）：71+83.

[3]陈静.关于企业档案管理现状分析与对策的探究[J].企业改革与管理，2014（12）：69.