论科技档案的作用

论科技档案的作用

叶玉琪1黄淑芬2

1东莞市石龙镇公用事业服务中心523326；2东莞市石龙镇人民政府523326

摘要：科技档案是在基本建设、生产技术、自然科学研究等活动中酿成的必须要归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。它是人类在生产实践、科学实验中形成的宝贵物资财富,它可以为人们进一步总结经验,发展生产,搞好科技试验提供最有力的凭证。它是人类在生产实践、科学实验中形成的宝贵物资财富,它可以为人们进一步总结经验,发展生产,搞好科技试验提供最有力的凭证。同时,科学技术档案是一种巨大的信息资源,充分开发利用科技档案资源,可以为领导决策提供依据,为科学试验提供有关真实的数据、图纸、照片等一系列证据,为发展生产,提高经济效益,为社会主义物质文明和精神文明建设提供优质服务,对建设有中国特色的社会主义国家有着不可估量的作用。

关键词：科技档案；企业；作用

引言

全党工作重点转移到现代化建设上来以后，科学技术工作进入了一个新的阶段。作为记述和反映我国科学技术活动的技术档案，它将随着以经济建设为中心的四化建设和自然科学研究工作蓬勃发展。随着自然科学新领域的不断开拓，产生数量会更多。科学技术雄厚的科技档案，它标志着我国的科技档案工作进入到一个新的转折点。因此，紧紧跟上现代化建设的步伐，充分认识科技档案的地位和作用，建立健全科技档案及其管理工作，在企业改革和发展中,充分发挥科技档案的作用,为企业改革和发展服务,对于增强企业的竟争力,加快推进企业的技术进步有着重要作用。

1科技档案在企业当前发展中的重要作用

1.1科技档案可以有效节省能源消耗、提高企业经济效益

衡量能否激活企业活力的基本标志是经济效益，而企业想取得较好的经济效益，就必须要尽力推动新技术的开发，加快产品推陈出新，尽力用科技含量高的产品提升竞争能力并且拥有更多的国内外市场。开发新产品必定要有充裕的技术贮备，这和企业档案有紧密的关系。必须充分依赖档案为它提供的各种技术信息以及技术资料，开发出别人无法模仿的、自己的主打产品。

而科技档案便是生产、设计、科研、及经济管理等方面进行技术变革、设备更新和维护、加大再生产以及处理各种生产科技问题的主要根据。科技档案是制造人类文明历史的科学技术实践的记录，是一个企业科技资源的储备方式，是企业紧要的宝贵财富。科技档案的再实践、再利用、再生产，是企业现代化建设和生产中不可缺少的关键环节。科学技术经过人们的生产实践就能转变为有使用价值的产品，也就是说，可以制造出巨大的物质财富。同时，因为科技档案可以够按时、主动、准确地提供企业需要的资料，令利用者取得最大的使用便利，这就可以在企业的生产过程中使产品消耗降低、让企业竞争力提高。所以，科技档案经过人们的运用也会转变为生产力，进而令企业取得杰出的社会效益和经济效益。

1.2科技档案可以给企业的经营管理提供根据

企业经营，一靠科技，二靠管理。而管理工作就是企业全部工作的领头，是企业生产和发展的主要要素，科技档案管理是之中必不可少的紧要内容。科技档案是企业在质量和技术方面结合生产管理活动中总结形成的，它为企业供应了有关技术和质量方面的情报，反之又给技术工作和企业管理提供服务。科技人员能够在此基础上实行技术分析，探究历史的数据、查询原始记录改善工艺和设计，定制科学的、合理的、切实可行的指标与方案，为全方位提升产品质量提供根据；管理人员可以根据有关的管理信息，规划企业发展，进而实现技术决策和经营决策，推进企业的生产经营发展。

2积极开展科技档案利用工作

企业档案部门应该牢牢环绕企业的研发、生产、经营和管理活动，以提供有效的服务为目的，应用现代技术和管理方法，经过资源的整合开发，充分发挥科技档案的功效。

2.1采用信息化技术提高科技档案利用水平

随着信息技术的日益广泛的遍及，企业形成的电子档案愈发增多。传统的纸质科技档案管理模式已经不适合企业发展的要求。企业档案部门一定要做好在信息化条件下科技档案网络化的服务，按照设定的利用权利，通过网络准时、正确地向企业各部门提供集合的档案信息服务，推动科技档案工作向档案管理自动化、档案利用网络化、档案存储数字化的转变。

2.2变被动服务为主动服务

科技档案是暗含的生产力。唯有经过提供利用，令科技档案为企业研发、生产、经营和管理活动提供有效的服务，才可以让档案转化成企业的现实生产力和竞争优势。

（1）科技档案人员要有正确的服务意识，保持做到面对企业研发、生产、经营和管理部门或人员。

（2）科技档案的提供运用要准时正确。技术图纸是生产产品的根据，缺少图纸，就不可以保质保量地正常产出。因此，科技档案工作者要准时正确地将图纸供应给有关的生产、技术和管理人员，并保障所保管的图纸与生产现场所用图纸是一致的。

（3）提供利用的方式方法要实现多元化。像做到服务超前，就是要让科技档案工作做到企业经济活动的之前；针对性服务即牢牢围绕企业急迫需要处理的生产问题、产品质量问题、技术问题等提供重点服务；跟踪性服务即要准时跟踪经济活动的踪迹，提供需要的服务。

（4）开展科技档案咨询服务和编研工作。企业档案部门要认识到企业各部门对科技档案信息的需求状况，积极展开科技档案咨询服务，传达科技档案的信息。此外，要按照企业的实际要求，对科技档案中蕴含的大量信息进行有目标、有计划的筛选，通过研究、分析、综合、归纳，变成具有规律性、典型性的科技档案参考资料，最大限度地挖掘馆藏科技档案信息，服务与企业各项工作。

3企业科技档案管理制度制定

科技档案的收集、整理、归档工作不是任意而为之，是有一定的文件依据和规章制度的支持的，所谓鸟无头不飞，所有的科技档案管理工作的实行都不能离开《中华人民共和国档案法》，所有制度的定制与实行都离不开这个框架。像项目文件材料的收集、整理、归档以及项目档案的整理与移交吻合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。之后还有GB/T11822-2008等多个档案管理文件的帮助。

企业要想尽力发挥科技档案的功用，只靠国家出台的一些政策是不够的，因为国家出台的政策是一个笼统的观念，要想令制度真正的落实，企业一定要出台一些贴合现实的的，行之有效的制度以及方法，才可以充分发挥出科技档案的重要性。像科技档案常见的管理制度有：声像档案收集、保管制度；档案借阅管理制度；档案库房管理制度；档案保密管理制度；科技档案管理制度；档案销毁制度；档案保管制度；“三纳入、四参加、四同步”制度等。其中“科技档案管理制度”还可详细分类成：科技档案归档制度、科技档案整理制度、科技档案下发制度等。任何档案人员都不可以随便对科技档案进行整理以及归档，一定要严格依照规章制度工作。也正是因为有这些支持性的文件和规范，企业工作人员在利用档案时才可准时正确的为大家提供服务。

4结束语

科技档案工作直接发生并服务于经济建设和科技发展，是我国档案事业的重要组成，也是覆盖到国家经济建设和科技发展每一领域的专业管理工作。科学技术档案是企业产品研发工作中不可或缺的资源，科学技术档案工作已经成为生产建设和科研工作得以连续、继承乃至创新不可缺少的条件。因此要重视科技档案在企业中的作用。

参考资料

[1]科技档案精细化管理的一点探索[J].岳翠平.黑龙江史志.2013(21)

[2]浅谈科技档案与科技档案工作[J].张孺.兰台世界.2014(S3)

[3]论强化科技档案概念[J].庄华萍.现代商贸工业.2015(12)

[4]浅谈如何提高科技档案的规范化管理和利用率[J].张欣.管理观察.2013(28)