论竣工档案信息化在建筑工程中的重要性

论竣工档案信息化在建筑工程中的重要性

姜磊

（青岛市城市建设档案馆山东青岛266003）

【摘要】伴随着我国法律体系建设的逐渐完善和信息技术的快速发展，对于工程文件的管理已经进入信息管理的轨道。在本文中，笔者将对竣工档案信息的作用和竣工档案信息化可解决的建筑工程存留问题进行探讨，说明竣工档案信息化对于建筑工程的重要性。

【关键词】竣工档案信息化；建筑工程；重要性

【中图分类号】TU17【文献标识码】A【文章编号】1002-8544（2017）02-0111-01

前言

目前，大多数的建设工程在进行竣工档案管理时仍旧采用手工管理的旧形式，这种管理不便于今后其他工作人员进行检索和查询，同时具有极低的使用效率；由于纸质档案有时在重复使用后可能造成一定的缺陷，出现书面记录不完全的现象，不利于对竣工档案的长期保存并查阅。近年来，对中国建筑业的快速发展，档案馆应该加快对档案信息化的建设，从而让竣工工程文件也逐渐走向向系统化、规范化、标准化提升，现如今，提高竣工档案的信息化已经刻不容缓。

1.竣工档案信息化在工程中的作用

信息化技术的完成可以依靠计算机技术，从而打破竣工档案信息资源的时间限制和空间限制，让建筑工程工作人员能够对档案信息随时随地进行获取。这是在传统的信息环境下，竣工档案信息的查阅只能通过固有的方法，去查阅纸质资料，但是在现代信息技术，只需要通过档案信息管理系统平台，就可以随意浏览和下载。

现代化城市的可持续发展，必须有安全保障，特别是在面对突发事件和灾害事件时，要能够迅速做出正确的决策和有效的应对。而竣工档案信息化的快捷性、便利性正符合现代化城市的这一要求，竣工档案信息化可通过信息系统加工和计算机网络的传输进行保存，将原有纸质载体的竣工档案资源转化成数字化信息，实现竣工档案资源的合理配置。使得信息与信息的有效开发与利用逐渐成为竣工档案管理的重要管理平台和技术支撑，同时，这也将是新时期竣工档案信息化管理的核心内容。而更随着数字档案馆的基本普及，我国各个档案馆所保留的文件越来越齐全，数字化后的竣工档案异地保存确保了档案的安全性。

2.推动档案化信息化的有效措施

2.1构建工作经验交流网络平台

经验交流是推动工作开展的有效手段,而在全面信息化背景下，建议档案馆有关主管部门依托网络尽快建立一个内部工作经验交流的平台,这样就可以使好的做法得到迅速传播和推广,避免各地档案部门在摸索中付出更多的代价。

2.2尽快出台与纸质档案数字化工作有关的管理规范

纸质档案数字化技术规范的颁布实施有效地指导了纸质档案数字化工作中的技术实践,但目前更突出的问题在于与纸质档案数字化工作相配套的管理规范的建立,如工作流程的详细说明、工作中使用的文档和表格、纸质档案数字化项目的管理等,并针对现阶段存在的问题，有关主管部门还要加快调研,尽快出台与纸质档案数字化工作有关的管理规范。

3.建设工程竣工档案信息化可解决的工程问题

3.1解决纸质载体建设工程竣工档案成本巨大问题

通常情况下竣工档案都一个源文件提交完毕后，为满足后期需要进行复制1-2份，在这一过程中，由于竣工档案数量较多，所以将会使用较多的成本。同时，存储纸质竣工档案，还需要占用较大的库房空间，并且在储存过程中还会使用到灭菌技术来进行档案的长期保存，从而造成多余的资金浪费。所以，对于纸质档案不需要存储太多，但是这也不意味着纸质档案一时间将被全面取消，在目前，数字化存储还是档案馆正在发展的项目，为促进档案馆数字化进程，建筑工程加强配合力度，将竣工档案数字化，这对档案馆数字化存储项目建设具有重要性意义。并让档案馆可以在再当需要对竣工档案进行多套复制时，以数字化竣工档案取代纸质竣工档案进行制作，其成本也较为低廉。并且需要复制竣工档案的套数越多，节约越明显，为建筑工程剩下了很大一笔费用。

3.2解决并提高竣工档案信息质量

实行竣工档案信息化后，将档案信息的载体由纸质转为光盘或计算机，将纸质档案转化为信息档案时，可选择先用纸质竣工档案进行扫描，在文件重点内容上进行着重彩色扫描，提高竣工档案信息准确度，明确竣工档案中的重点内容。从而，在档案信息质量上建设工程电子竣工档案比由大量复印件组成的纸质竣工档案有着较大的优势，并且可解决纸质档案的缺陷问题，使得建筑工程竣工档案信息质量大幅提升。

4.结束语

综上所述，建设工程信息化竣工档案，具有这更低廉的社会成本，以更优质的信息质量，从而可以为后期建筑工程进行工程维修、技术改造等工作提高有效的、便利的服务。

参考文献

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