关于加强档案管理信息化建设的几点思考

关于加强档案管理信息化建设的几点思考

宁文莉

玉林市自来水公司广西玉林537000

摘要：随着我国科学技术的飞速发展和进步，企业实现档案管理信息化建设必然的趋势，是传统档案管理所无法媲美的。传统档案管理，不仅工作量较大，而且其所涉及到的查询程序也比较繁琐、比较复杂，实现企业档案信息化建设之后，可以根据关键词搜索出相关的档案信息，简化档案信息的查询程序，节约人力物力，并且不会影响其他档案管理工作的有序进行。此外，提高企业档案管理的信息化程度，可以极大地降低其受外界环境影响的程度，任何时间、任何地点都可以查询档案信息。

关键词：档案管理；信息化建设；问题

1档案管理信息化概述

档案管理信息化是指在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，在相关部门的统一规划下，对档案信息资源进行统一的录入、处置、管理和应用的过程。随着档案管理信息化的逐步推进和实现，将档案管理工作从之前的实体档案为重心转换为更加注重档案信息，这一过程的实现需要档案管理部门不断更新设备、技术和人员。

随着现代信息化的飞速发展，我们已经进入数字化、信息化时代，人们不再单一的通过纸质媒介了解信息，更多的是通过电子媒介获取信息，为了顺应时代发展的潮流，档案管理工作的信息化也是其发展的必然趋势。档案信息化能够实现各个领域信息的融合和共享，这是传统的档案管理方式所不具备的独特优势。而且录入统一系统的档案信息的查找也变得十分便捷，只需要关键词搜索就能够精准地找到所需信息，大大提高了档案的利用效率。

2档案管理信息化发展的必然性

2.1档案管理信息化具有软硬件基础

当前我国各单位档案管理部门基本上配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪，数码相机等，管理人员也达到了人手一台计算机的标准，这样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础；软件建设方面，各单位几乎都配有档案管理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基础上，档案管理向信息化发展就有了充足的、完善的条件。

2.2档案管理信息化自身具有无可比拟的优越性

档案信息的数字信息化首先减轻了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。随着科技的不断发展，网络技术不断被人们广泛应用。而档案工作人员对电子档案的充分运用，不仅改变了自身对文字信息的管理与记录，还大大减少了工作时间，提高了工作效率，减轻了工作人员枯燥乏味的工作量。同时也方便了大众对信息的搜索。其次，电子档案管理有利于对文件的修改。在记录某些重要信息内容时，难免出现错误，或随着时间的推移，某些重要文献需要更新，对档案进行修改是在所难免的。所以，如要进行修改，电子档案对于传统的文字档案而言，是极其方便的，只需利用键盘对文献进行调整并进行保存，就可以了。最后，电子档案管理有利于文档的保密。在传统的书面档案中，档案者的信息是在一起的，如果需要对其中某一信息进行查找，其他信息便也会一览无遗。而在电子档案中，这些信息是分开的，为单份文件提供利用。只需对需要了解的问题进行搜索便可得到相应数据，而其他内容是无法被获得的。

3制约档案信息化建设发展的若干问题

3.1缺乏对档案的系统管理

档案的多少往往直接影响档案管理工作的水平，如若档案过少，则无法体现档案管理工作的真正作用，如若档案过多但是缺乏系统的管理，则档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍档案管理工作水平的提升。如今，我国的档案相对丰富，但却缺乏系统的管理，信息往往缺乏残缺不全，或是杂乱无章，无法满足信息时代企业对工程信息的精细化要求，也在很大程度上阻碍了档案信息化建设进程。

3.2档案管理队伍人员不足，水平不高

某些企业由于档案管理资金有限，档案管理等级较低等原因，对档案管理队伍的建设工作并不太重视，这直接导致了档案管理队伍人员不足，水平不高的现状。由于档案管理队伍人员不足、水平不高，目前，我国部分企业普遍存在管理队伍职责不明，兼职管理人员较多，管理结果无明显反馈渠道等情况，这些都在很大程度上阻碍了我国档案信息化建设进程。

3.3档案信息化建设工作缺乏明确的方向性，对档案信息化认识不深

由于我国档案信息化建设发展程度并不高，相关的建设理论和建设技术还有待完善，所以目前我国档案信息化建设工作缺乏明确的方向性，各档案管理人员由于管理理念和管理经验的不同，对档案信息化建设的认识也不尽相同。

4档案信息化建设的改进措施

4.1企业领导务必要重视档案管理的信息化建设

企业领导务必要重视档案管理信息化建设工作的重要性，并将其作为重点内容来抓。首先，选择一个相对隐蔽、安全的地方作为档案管理的办公室，并加固门窗、房门等，这样在外部环境方面就增强了档案管理信息的安全程度。其次，指派专门的人负责档案管理，未经允许任何人不得私自进入档案管理办公室，经领导批准方可进入，并要做好相关登记。最后，针对档案管理工作人员，要开展定期的培训工作，提高他们的业务技能和综合素养，使其更好地适应档案管理工作的岗位需求。

4.2将传统档案管理与档案管理信息化相结合

我国部分企业依然选择传统的档案管理方法来进行一系列的档案管理工作，这部分单位想一夜之间完成档案管理工作的信息化建设，显然不切实际，因此，应该根据实际情况将传统档案管理与档案管理信息化进行有效结合，有步骤、有层次地推进档案管理的信息化建设。此外，企业在推进档案管理信息化建设的过程中，应该要注意更新其管理手段、丰富管理人员的知识储备，根据实际情况选择合适的档案管理信息化方法，从而有效推进档案管理信息化建设顺利进行。

4.3引进信息技术型人才，加强人员培训

档案管理部门要完善岗位责任制度，建立行业准入制度。通过与高校合作，进入高校引进相应的信息型人才推进信息服务体系的建设。同时要制定相应的人才引进战略，通过公开招聘、合理竞争等方式吸引社会优质信息人才投入到档案管理队伍当中，促进档案管理队伍践行人力资源更新，相关档案管理人员要根据自身的理论认识，学习有关档案管理的理论和实践技能，结合管理体系建设发展要求逐渐提升综合素质，以此来推进档案信息化管理体系的优化和进步。

4.4提高重视程度

档案管理信息化建设只有受到重视才能够保证建设过程的顺利开展。一个单位的档案管理信息化建设的好坏直接取决于单位领导对于档案信息化管理的认识程度。因此，我们必须从多个方面引起管理层对于档案信息化建设重要性的肯定，从而获得大力支持，保证开展档案管理信息化的过程有足够的人力、物力、财力的投入。同时也必须强化员工的认识程度，只有单位人员都能够认识到档案信息化建设的必要性，才能确保工作开展过程中大家的积极性，保证每个人都能够认真负责按要求做好自己的工作，从而整体上保障信息化建设顺利开展和落到实处。

结束语

随着信息技术的不断发展，我国信息化水平不断提高，所产生的海量数据给传统的档案管理工作带来了极大的挑战。因此，档案管理的信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势。档案管理信息化不但能够有效提升工作效率和工作质量，还能够有效降低档案管理成本，实现信息资源的长期存储与共享，对于档案管理的未来发展具有重要的意义。

参考文献

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[2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案,2017,01:17-18.

[3]纪翠林,阎丽.信息化时代背景下档案管理探析[J].现代商贸工业,2017,01:61-62.