论新形势下事业单位档案管理的改革与创新

论新形势下事业单位档案管理的改革与创新

刘峰

枣庄市市中区城市管理局山东枣庄277101

摘要：随着我国科技的发展，人民法律意识的增强，各项改革工作的不断深入，对新时期事业单位的工作提出了更高层次的要求，而档案管理也成了所有发展改革中的重中之重，因为我国长期以来对事业机关单位的档案管理工作都不是十分的重视，可以说事业单位的档案管理工作还处在最原始的初级阶段，很多的诸如档案归档、整理、保护等等工作才刚刚开始，远远跟不上时代发展步伐的需要，所以新时期事业单位的档案管理工作的创新与改革已经成了一个迫在眉睫的问题。本文就新形势下事业单位档案管理的改革与创新的意义及具体措施做了一定的探讨。

关键词：新形势下；事业单位；档案管理；改革；创新

引言：随着社会的快速发展，档案在事业单位的管理也需要创新。其不仅能够让档案整体的管理效率得到提升，还能不断创新档案管理方式，让档案管理逐步的趋向于信息化。而且伴随着大数据时代的到来，现代社会经济、政治体制改革的日益发展，事业单位需要不断地完善和强化档案管理工作，才能适应社会发展的需要。为了能够让事业单位的档案管理更加科学化、合理化，需要对其管理体系进行全面的优化创新。

1新形势下事业单位档案管理的改革与创新的意义

1.1精简管理有利于企业资料的保密度

精简管理包括对于人员的精简和管理流程的精简。首先，其中人员精简可以控制在3人至4人即可，越多的人能够碰到档案资料就预示着资料信息被外泄的概率会越高，从业人员之间需要一定的牵制是最好的岗位编制设计。不论如何分配工作都要有一个原则就是需要有人进行监督工作，不定时的抽查、验视工作可以降低管理人员的内部操作和窃取机密的可能。其次，管理人员不可以随意翻阅任何文件。档案文件会因重要等级来分类，给管理人员一定的权利并不是让他们可以随意查阅，而是通过密封的方式来保证资料的保密性与安全性。最后，查阅程序的合理简化，根据等级来制定查阅档案的流程。在拥有档案管理条例的基础上不得轻易改动条例中的要求规定，必须经过董事会或者高层领导团队的认可才能更改条例的修改，任何人需要外借档案都要亲自签字，标注用途和使用时间，预计归还时间，通过邮件和内部OA来申请使用，多层上级领导通过方可外借。

1.2创新档案管理能够有利于提升企业形象

企业档案管理的能力往往体现出一家企业的内部工作配合程度和细致工作处理的能力，尤其是在外宾来企业开会的时候能够看到企业的整体工作能力水平和员工的素质。外来人员好的评价对于企业而言就像是播放一条招聘广告一样，良好的企业形象会增强外来人员的认可。

2新形势下事业单位档案管理的改革与创新

2.1对档案管理制度进行创新与改革

档案管理制度是确保事业单位档案管理工作质量的重要基础，因此，应当要结合目前我国事业单位档案管理工作中存在的不足来对档案管理制度进行创新与改革。首先，应当根据事业单位自身发展特点，来对档案管理制度的方向与内容进行明确，并构建起一套与之相配套的完善的档案管理制度。其次，应当遵循“约束的地位平等”的原则来对档案管理制度进行改革，确保所制定的制度不但能够对档案管理人员产生约束，同时也能对单位领导进行约束，以确保机关事业单位档案管理的独立性与规范性。

2.2加强培训，提升档案管理队伍建设水平

事业单位档案管理牵一发而动全身，档案管理作为一项技术性工作，对于该领域工作人员的工作能力以及管理水平有着直接的要抛弃，因此为了保证事业单位档案管理的专业性，就应该充分的发挥培训的作用，通过培训来提升档案管理建设的水平。首先，积极引进信息化管理方式，融合现代新科技，实施云管理与网络管理，并以信息化技能为出发点，全面的提升事业单位档案管理人员信息化技术水平，通过培训来实现理论与现实之间的有效融合。在培训过程中做好每次培训工之间的衔接，切实的保证技术人员管理效率。其次，还要建立人员培训激励机制，采用考核机制来提升档案信息管理的热忱，有效的调动技术人员培训积极性。最后，还可以与高校教学相互合作，高校可以给予提供培训场所以及教育人员，失业单位也可以与高校之间合作，高校培养的人才也可以到该单位中实习，以此保证档案管理的专业性。此外，还要注重档案管理队伍的整体素养，完善用人机制，建立良性竞争机制，提升事业单位档案管理效率。

2.3加大经费投入以及档案信息资源的开发力度

就目前来看，不少机关事业单位受到自身规模或是经济发展的制约，而导致其相关配套设施不够完备，管理条件较差。所以，在实际管理过程中，相关单位主管部门一方面要加强对档案管理的监督，一方面可以与当地政府进行沟通与申请，争取获得更多的支持，协助并配合逐步完善机关事业的档案设备与工作环境，以有效提高档案管理质量。对于资金充足且具有一定规模的机关单位，则应当主动投入足够的资金来对其设备条件进行改善，在提高档案管理系统性的同时，还能有利于档案信息资源的开发与利用。

2.4创新档案资源共享，提高档案利用价值

从一定程度上来看，档案管理主要就是为了能够对档案进行科学而有效地分类，并及时提供相应的数据资料，最终达到提高事业单位管理水平及综合实力的目的。但是现在大多数事业单位中，档案的管理水平和管理技术都相对比较落后，这就从很大程度上限制了档案管理的发展。因此，我们可以采取相关措施，比如：通过实现资源的共享的方式来加强档案的管理。在事业单位的档案管理过程中，可以利用云共享的方式加强档案的管理效率，也可以利用云共享对档案进行上传、储存以及其他相应的管理。为了让档案的利用价值得到提升，还需要加强互联网的应用，才能够有效实现资源的共享，并提高档案的利用价值。

2.5加强档案的保密工作

在档案管理工作环节中，做好档案保密工作是十分重要的环节，尤其是对于事业单位来讲，做好档案保密工作更是重中之重，在进行档案存档的同时，对于外界保管环境也要做好，例如，门窗要加固好，要有专业的管理人员进行看护，要禁止任何无关紧要的人员进入档案管理区，要防止不法分子潜入，但是对于管理人员的办公室要和存放档案室分开，要确保任何一个档案管理人员的保密意识不断加强，充分认识到档案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承担的责任。

结语：总而言之，档案，无论是生产型企业还是机关、事业单位，都是国家信息资料的重要来源，是所有记忆的储存和备份，所以档案管理也是社会发展必不可少的一个重要环节，作为事业单位，只要让档案管理工作做到制度化、规范化、现代化，时刻跟随着时代的需要而进行创新与改革，就一定能在新时期的发展中作出应有的贡献。

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