浅谈县级供电企业档案管理的重要性

浅谈县级供电企业档案管理的重要性

赵艳华

登封市徐庄供电所452470

摘要：县级供电企业档案巨大的利用价值越来越被社会认识和发现。及时有效地管理并利用这一庞大的资源,已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。本文分析了供电企业档案管理概况与存在的问题，并且提出了一些如何加强电力企业档案管理的看法。

关键词：供电企业，档案管理，重要性

随着供电事业的进步与发展，县级供电企业服务于经济社会发展的作用日益显著，规模日益扩大，其档案管理工作的重要性逐步突显出来。在新的形势下,县级供电企业档案管理工作应当紧跟供电企业发展步伐,与时俱进,开拓创新,充分发挥其服务作用。

1我省县级供电企业档案管理工作的现状

目前我省县级供电企业档案工作进展情况不平衡,存在的问题较多,突出表现在以下几方面:

(1)领导对档案工作的认识不足。

很多领导认为只要把公司的生产经营搞好,效益搞好就行了,没有充分认识到档案在生产经营中的作用和价值,没有将其很好地收集、利用起来。经调查发现,有的县公司其档案库房和办公室在一起,没有建立查阅室;达不到库房“八防”要求;还有的技术资料没有归档,以往变电站、线路上的设备出厂资料都找不到,这对日后的生产检修工作、甚至安全生产工作留下了很大的隐患,还有个别公司连近几年新建

办公楼的竣工图都未保管好,不知放在何处,现在找起业很困难。

(2)档案管理机构不健全。

大多数县级供电企业设置了综合档案室,由总经理分管档案工作,办公室主任兼管档案工作,配备了专职档案人员,档案实行了集中统一管理。但股改较晚的单位尚未实行,目前仍为分散管理,如:生产技术资料存放在生产部门,文书档案在办公室,人事档案存放在地方水利局,财务档案由财务科管理等现象。

有的企业在各部室、基层单位聘任了兼职档案员,建立了档案管理网络,但工作还未很好地开展起来,只是纸上谈兵。

(3)档案管理规章制度执行不力。

县级供电企业虽然建立了基本的档案规章制度,但不能严格按制度办事。如制定了“三纳入”制度,但在执行过程中流于形式,没有清楚地认识到档案管理是企业管理中不可缺少的重要组成部分,应当常抓不懈。“四参加”制度得不到落实,致使档案材料不能及时收集归档。广大职工缺乏档案归档意识,许多生产技术人员将重要技术资料视作个人参考资料,造成档案遗失等情况。

(4)档案人员整体素质不高,且队伍不稳定。

档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性,其工作性质要求要有比较固定的档案工作人员。虽然大部分县级供电企业已专门配备了专职档案人员,但他们往往身兼数职,既要忙于收集资料、整理档案,还得帮办公室打字、造工资表等琐碎的工作,造成档案工作被动。由于档案人员岗级待遇偏低,致使他们得不安心档案工作,造成档案人员频繁变动,对档案业务知识不熟悉,责任心不强,结果造成档案杂乱无章而且残缺不全。

2加强县级供电企业档案管理工作的重要性和必要性

首先,加强县级供电企业档案管理是供电企业改革发展的需要。企业档案是企业发展轨迹的真实、全面的纪录,如企业发展中一些历史性的轨迹,这些资料如果不注意保存,就会失去凭证作用,与之相关的事就会无法得到佐证。同时企业档案又是企业管理的基础,做好企业的档案工作,对于规范企业科学化管理,维护企业的合法权益,促进企业健康发展具有重要作用。

其次,加强县级供电企业档案工作是县级供电企业加强经营管理、提高企业经济效益的需要。企业档案工作是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等的真实记录,是企业适应复杂多变的市场环境、提高竞争力的信息保障,是维护企业经济利益、合法权益的重要依据。

再次,加强县级供电企业档案工作是县级供电企业加强精神文明建设的客观需要。随着县级供电企业创一流和双文明建设的开展,由此形成的材料自然是企业档案的重要组成部份。在县供电企业发展过程中取得了优秀成绩,积累了成功经验,这些材料作为企业的精神财富保存下来,作为教育和激励职工尤其是青年职工的教材显得尤为重要。

3健全和规范县级供电企业档案工作

(1)加强领导,建立健全规章制度

作为一个县供电企业,公司领导对档案工作的态度和认识决定着企业档案工作的命运。公司管理层应高度重视公司档案工作，同时应完善制度。制定企业档案管理的各项规章制度和有关人员岗位责任制,使档案管理的各项程序有章可循。坚持档案工作“三纳入”和档案人员“四参加”制度,档案部门按时参加全局性重要会议,参加课题鉴定、设备开箱、工程验收等活动,保证文件材料立卷、归档工作的准确、系统、完整。

(2)加大宣传力度,增强法制观念

要做好企业档案工作,不仅领导要有较高的档案意识,企业全体员工都要增强档案意识。应把档案宣传工作作为提高全员档案意识的有效途径。一是经常组织学习《档案法》《、档案法实施办法》及档案工作基本知识,不断增强各级管理人员的档案意识。二是不定期地在企业内部进行档案业务培训,普及档案工作知识,提高员工的档案工作意识。三是利用宣传栏宣传档案工作,为其鼓呼、呐喊,使档案工作深深地刻入每个企业员工的脑海里。四是充分利用网络进行档案宣传。

(3)加大培训,不断提高档案人员素质

一是加强档案人员的岗位培训,如参加档案业务培训班、研讨班等;鼓励档案人员积极参加各种继续教育和学历教育;不断提高档案队伍的政治素质和业务素质,培养“政治坚定、业务精通、勇于开拓、作风优良”的档案干部。二是加强实践锻炼,不断提高他们的业务能力和水平,努力成为本职工作的行家里手,成为懂档案、会专业、精信息技术的复合型人才。三是组织档案人员到先进单位参观学习,开拓档案人员的视野。

(4)实行目标管理,促进档案管理工作上台阶

通过制定实施档案目标进行科学管理。目标确定以后,档案人员对照《档案管理工作目标标准》,把档案目标管理指标进行分解,找出存在的问题,制订实施计划,逐项实施。通过目标管理,提高现代化设备和管理手段,丰富库藏,进一步提高案卷质量,进一步完善检索工具体系,使档案管理工作更加规范化和标准化。

结语

随着电力体制改革的不断深入，为迎接市场化带来的机遇与挑战、适应新环境变化、保持继续发展，供电企业档案管理工作需要抓住信息化的契机、采取积极的应对措施提升档案工作，使企业档案信息在企业工作中显现出其潜在的价值。

参考文献：

[1]赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J].起重运输机械,2010,

[2]李莉.市场经济条件下企业档案管理的探讨[M].北京:中国档案出版社,2006.

[3]郑礼节.县级供电企业档案管理初探[J].现代经济信息 ,2014(11):56-56

作者简介：赵艳华，女，登封市徐庄供电所，从事档案管理18年