新时期推进高校档案信息化建设的方法

新时期推进高校档案信息化建设的方法

曹娜

曹娜内蒙古建筑职业技术学院010070

一、正确理解档案信息化建设的科学内涵

1.在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。

2.高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。

二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务

1.加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。

2.加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录及检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件及目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。

3.建立档案信息安全保障体系

在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密码管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件

1.基础设施建设

档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。

2.高校档案馆的经费投入

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。

3.加强档案信息化人才建设

档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。