供电局档案管理系统设计思路探讨

供电局档案管理系统设计思路探讨

罗伟翔

中时讯通信建设有限公司510030

摘要：对供电局档案管理系统设计思路进行探究总结，分析目前主流技术情况，希望将物联网技术、软件技术、云平台结合，为数字档案建设做铺垫。

关键词：档案管理；Zigbee；B/S软件结构；物联网；云存储

1引言

供电局档案库房信息化管理系统工程设计，应采用最佳性能价格比的原则，从单位的实际需求出发，充分考虑系统的整体性、先进性、经济性、可靠性和可扩展性。设计应满足档案库房长期存放、方便使用的需要。

2现存电力系统档案中存在的问题

各地供电局在长期的生产、运营、服务过程形中，产生了各式各样的档案，如财务档案，设备档案、运维档案。这些资料通过整理装订成册后最终形成供电局的实体档案。

目前仍有相当多的供电局档案库房保存着大量的实体档案，且一直采用传统的手工方式进行分类、编码、上架、盘点等操作。在档案管理中容易出现劳动强度大，查找时间长的问题，容易影响工作效率；同时老式档案库房缺乏相应的温湿度保护，安全保护、消防保护等措施，容易造成档案损坏，无法长期保存。这同《中国南方电网公司档案管理制度》的要求存在较大差距。

为提高档案管理水平，确保资料安全，深圳、广州等地都先后启动信息化技术对部分老式供电局档案库房进行信息化改造，以满足供电局发展需求。

3档案管理系统的设计目标

经过需求分析，档案管理系统包含硬件与软件两部分。

档案管理系统应能对档案进行全生命周期跟踪，全过程安全管控，且能优化档案管理流程，提高档案管理的综合效率，实现档案管理的智能化，降低人手操作的工作。

为实现以上目标，档案管理系统应具有以下功能：

具有电子标签功能；

具有对档案室温度、湿度环境检测、消防检测、门禁告警等功能；

具有对密集架存放容量计算的功能

具有对档案盒图形化定位的功能；

具有档案的快速检索、定位存取、精确盘点的功能；

进行档案的生命周期管理的功能；

在具备以上功能的同时，系统应能满足《中国南方电网公司档案管理制度》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》相关要求。

4系统设计的关键点

档案管理系统软件系统

根据档案管理的工作需要，档案管理系统应具有以下常用功能：档案管理、标签制作、档案查询、档案借阅、档案归还、移库管理、档案销毁、统计报表、环境监控系统、数据采集、报警限值设置、数据统计分析、数据导出、自动控制扩展接口（空调、去湿机等）、系统预警、密集柜管理、档案室看板、项目管理等功能。能满足档案管理人员日常业务需要，并能满足档案管理的安全需要。

在供电局档案智能管理系统设计中，应考虑B/S结构（Browser/Server，浏览器/服务器模式）。在这种结构下，用户工作界面通过WWW浏览器来实现，仅有少数部分事务逻辑在前端（Browser）实现，主要业务功能在服务器端（Server）实现，形成三层3-tier结构。B/S结构降低客户端性能，减少系统维护、升级的成本与工作量。

B/S结构的档案库管理系统，在Internet/Intranet模式下数据库部署应用，实现不同人员，从不同地点，以不同接入方式（比如LAN，WAN，Internet/Intranet等）访问和操作数据库；通过权限管理，可有效地保护数据平台和管理访问权限。

B/S架构，适用于业务部署在云端。B/S结构能够适应VMware与云平台，尤其适用于目前南方电网广泛采用的云结构，在Openstack的云平台上无缝变迁，具有很强的升级能力与适用性。

数据库系统应考虑应用于云结构、授权费用低。Oracle数据库价格高、且对云存储不友好，应避免选用。可优先选用免费的MYSQL数据库，MYSQL数据目前市场占有率不断上升，在安全要求的金融系统、稳定性要求高的互联网企业占有率不断提高。

在软件功能与业务流程设计上，应该依据符合《中国南方电网公司档案管理制度》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》。

供电局档案智能管理系统，在采用先进的软件技术外，要与RFID自动识别技术、物联网技术相结合。

利用粘贴在档案袋、档案上的RFID电子标签作为信息存储媒介。在RFID芯片中存储该档案的基本信息与领用归还记录。智能管理系统利用非接触式的RFID读写设备，读取标签中的信息，并对后台的档案的数据库进行读取、写入，实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

电子标签

电子标签的技术主要有二维条码与无线射频识别技术两种。

二维条码简称为二维码。它利用特定的几何图形在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息，通过图象输入设备自动识别、处理信息。

无线射频识别技术，简称为RFID技术。RFID使用专用的RFID标签，标签存储一定的数据。RFID读取器，通过无线电波读取RFID标签中的数据。

二维条码的优点是成本低廉，缺点是无法改写，无法批量远距离识读，存放时间长时容易污损导致不能识读。

RFID技术优点是可远距离批量识读、不怕污损、数据可读写，缺点是初次采购成本较二维条码稍高。

考虑档案存储的长期性，稳定性，实际工作中需要快速识读，批量工作多。在性能上，RFID更适合于档案管理使用。而RFID虽然初次采购成本稍高于二维条码，但其可读写，可重复利用，长期工作稳定，综合使用成本低于二维条码。

所以在电子标签中，档案管理系统应选择RFID技术。

物联网

对档案室温度、湿度环境检测、消防检测、门禁告警等功能时，需要使用物联网技术对各种类型的传感器进行数据互联。物联网技术是不同物体、设备之间，利用通信网络，进行信息交换与通信，实现智能识别、定位跟踪、状态与行为监控、设备管理的网络技术。物联网是物与物、人与物之间的连接网络。在档案管理系统中，智能档案架、温度传感器、湿度传感器、门磁传感器、烟雾传感器、红外传感器等档案室检测的传感器都需要物联网技术与档案管理系统相连接。

目前主流的物联网连接方案有无线连接方式与有线连接方式两种。无线连接方式主要有蓝牙、Zigbee、WLAN、LoRa与移动通信网络（3G\4G\5G与NB-IOT）。有线连接方式主要有同轴电缆（网线）与光纤连接。在物联网连接方式选取上，应根据档案存放室的实际环境选取，距离监控中心近，空间无阻挡、无电磁干扰，对监控稳定性、安全性要求低的，可选用无线连接方式。在距离监控中心远，空间衰减大、有电磁干扰，对监控稳定性、安全性要求高时，应首选有线连接方式。

消防、门禁的传感器，RFID读取器与门禁设备应选用有线连接方式，温度、湿度传感器可选用无线连接方式。

RFID与软件系统联系：

1实体档案的统计

RFID标签中应包含录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息。当标签贴在档案案卷后，通过RFID读写器读取数据，并通过物联网将信息传送到智能管理系统。

智能管理系统通过数据管理功能对数据处理后写入数据库。待数据库完成后，档案管理人员在统计档案馆藏时可以使用智能档案架自动馆藏盘点系统，无需每一案卷核对。

2实体档案出入管理。

在档案库房门口安装智能RFID标签读取器，收集实时标签信息，若实体档案未经过授权出库，系统马上连动报警。若已授权的档案出库，系统自动记录出库信息。

3与数字档案馆项目的对应

通过数字化建档，标签中录入档案信息，档案管理中调卷和还卷过程中只需要扫描标签。如果配合智能档案架，管理人员可以通过远程管理系统，实现档案架自动打开档案所在架，调档人员根据智能档案架指示灯指示打开架内找到需要档案。档案在借阅过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案借阅室，保证档案利用安全。

除了RFID技术结合外，借助安装在档案室内的温度检测、湿度检测、消防检测、门禁告警、视频监控等设备，对档案室的环境情况进行24小时管控。出现温度、湿度异常，消防告警，马上联动空调与消防设备并通知值班管理人员。

档案的寿命与档案库房的温湿度空气净化度密切相关。不适宜的温湿度空气净化度不仅影响档案材料的保存，还可能加速其他因素对档案的破坏。据统计80%的档案损坏是由于温度、湿度不稳定和空气净化度差、虫蛀引起的霉变引起。为了使档案库房的温湿度空气净化度等符合档案保存的要求，需要对档案库房的温湿度空气净化度进行控制与调节。根据国家档案局颁发的《档案库房技术管理暂行规定》规定，各类档案库房的温湿度标准为温度14－24℃，相对湿度45-60%之间。当温湿度超出规定值，档案管理系统便应自动开启空调调节温湿度。

火灾对纸质档案破坏性大，而纸质档案容易出现阴燃，烟雾感测器有利于发现早期火灾。有条件的档案室应建立消防烟感与温度检测头。由于纸质档案怕水，干粉、泡沫容易污染档案，档案室内不应安装自动喷淋系统，干粉与泡沫灭火系统；应建设气体灭火系统。气体灭火系统通过物联网与消防系统、档案管理系统相连。档案管理系统对气体灌装量，气体气压等做监控，出现异常通知消防管理人员与档案管理人

档案管理系统的发展趋势

因为数据安全，未来的档案管理系统更适合于私有云或混合云。借助云平台与云存储，将大大降低档案管理系统的运维成本。在存储成本下降时，更可将档案数字化，将纸质资料扫描成高精度数字图片。根据档案使用需求，按需调用数字档案与实体档案。

结合人工智能与图像识别，纸质档案将逐步通过扫描录入，并通过大数据平台与数据分析，对档案数据做数据分类与二次挖掘，充分利用档案数据价值。

结语

档案管理是企业管理中必不可少的环节，建立一套高效、可靠、经济的档案管理系统，有利于企业经营，资料存储。

参考文献：

[1]《物联网开发与应用――基于ZigBee、SimpliciTI、低功率蓝牙、Wi-Fi技术》，ISBN：9787121318221

[2]企业文书与档案管理（第二版）ISBN：9787568043793

[3]技术要求基于B/S体系结构的应用软件系统基本要求GB/T30882.1-2014

[4]基于B/S结构的软件开发技术-西安电子科技大学出版社ISBN：9787560617442