档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析李楠

档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析李楠

李楠

中国核工业中原建设有限公司，北京100142

摘要：档案管理在单位管理中发挥着重要的作用，单位管理效益受档案管理工程质量影响，由此可知单位管理的工作人员需要重视档案管理工作，更好的为单位提供服务，从而保证单位的良好发展。此篇文章主要探析档案精细化管理在档案管理中的应用，便于企业今后发展。

关键词：档案精细化管理；档案管理；实践应用

企业发展需要合理有效的管理方法，档案管理占据着重要位置，它是企业发展的保证，记录着企业的生产和经营，因此若是档案出现破损或者丢失的状况，则会影响到企业的发展和运行，此时需要更新档案管理模式，此种模式被称为档案精细化管理。

一、档案管理现状

档案精细化管理是新型的管理模式，企业为获得更高的效益，则首要坐待重视档案精细化管理，找到档案管理存在的问题和有效的解决方式，通过档案管理流程电子化和精细化做出有效回应。档案管理常见的问题有：

（一）档案归档问题

档案在归档时常见问题有，员工未及时换挡，管理人员收集效率低，归档错误等，由于此些问题会导致企业因内容混乱造成档案查找资料困难的状况，会让企业的经济和发展受到影响。主要原因是由于企业档案管理缺乏标准，不重视档案管理态度，会弱化档案的作用，时间长此以往会让档案管理的作用逐渐缩小，最终导致管理部门被视为摆设，未起到根本作用。

（二）流程问题

一些企业的档案管理流程比较落后，比如整体档案手动分类根据顺序摆放在档案架上。此种档案管理流程中，由于人工错误会导致档案管理混乱丢失，比较严重的状况有档案管理手段陈旧导致档案受损模糊，企业工作人员的修复手段高超，也仅能挽救一些珍贵资料。出现此种状况会延长工作人员的进程，从而让企业发展受阻，因此档案管理流程在一定程度上会阻碍企业发展。

二、档案精细化管理方法

（一）改善档案管理人员的工作职能

随着经济的发展，我国已迈入科技信息时代，在科技信息背景下，合理使用信息管理模式，有利于落实精细化管理。比如对于政务服务管理档案工作，应先按照信息管理特征来分析产生节点、传播网络大数据的原因，从而制定出对应的管理方法，便于有效开展档案管理工作。根据档案管理信息特征，确定岗位职责，精细标准要求和工作人员的岗位技能，从而明确档案管理技能需求。落实经济单位精细化管理，需要培养档案管理人员的技能，同时单位也需要使用专职培训的方法，通过考核来分析档案管理人员的工作能力。根据工作人员的能力，来进行职业技能培训，让工作人员最大的发挥出自身的能力，从而提高档案管理效率。

（二）改善企业管理标准

因档案管理工作的性质特殊，需要对档案资料的管理进行科学分类，比如企业档案需要设置管理专栏，通过档案基础特征来进行分类，便于工作人员对档案进行收集。也需要根据档案自身的内容进行限制，比如档案的格式和时间。同时需要全面评估现有资料的管理质量，创建对应的评估系统和档案管理系统，根据资料来明确工作人员的价值。比如某服务管理局为了精细化处理某年档案，则挡文书档案包括永久档案280件、长期档案59件和公民档案53542卷，基建41盒等。档案室在扩建后加大经济投入，政府部门给予硬件保证，符合精细化档案管理理念。单位在精细化档案管理下可实施电子数据管理，从而确保数据完整，充分展现细致性，提高单位管理质量。

（三）精细管理流程

档案管理精细化流程属于单位档案精细化管理的主要组成，对于档案管理流程的精细化主要分为两种。档案实体管理此环节主要有收集、保管和整理等，在此过程若想要精细化管理思想得到实现，则需要针对各种环节采取有效的方法。电子文件精细化管理主要是指产生电子文件后，明确规定各管理流程，将责任落实到人，加速档案管理进程。也就是简化复杂的流程，便于准确找到档案管理。比如某医院在某年的档案管理流程是：分类、录目录、整理、制作检索、入库、分类、上架。此种模式在使用时由于原因问题，导致医院档案出现丢失和混乱的问题。后由院长引进新型档案管理技术，其流程是：第一，综合部门统一为档案编码，若是出现遗漏则需要统计部门整理汇总再编码；第二，综合部整理范本，各部门根据范本整理各自文件；第三，部门工作结束，需要将资料归档到档案室，并且对于涉及到的文件需要做到“预先归档”。医院使用新管理流程，健全档案保管制度，有效提升医院档案管理效率，此种管理流程可推进医院工作流程的开展。

（四）宣传档案服务

为让档案管理精细化服务得到实现，单位全体工作人员均需要配合，重视档案管理工作，针对使用档案资料提出服务意愿。因此，有关部门需要加大宣传档案管理服务工作，让档案管理为员工提供资料服务，进而保证有效使用单位档案资料。

（五）档案电子化

它是指通过电子归档管理体系为企业单位档案提供计算机管理，电子档案管理系统是和单位自动化设计过程管理融合的，也可作为自成体系，提供电子档案管理和查询。企业单位借助计算机技术有效结合电子档案和纸质档案，解决归档错误、收集效率弱等问题。

三、档案精细化管理发展的重要性

单位档案是企业单位在发展中留下的各类文件，记录了企业的发展历史。对于档案管理它一方面是记录单位发展，一方面是为员工和领导提供资料，确保有效开展各项事务。由此可看出，档案管理和使用会促进单位发展，档案管理人员需要考虑怎样提升工作效率。

（一）可实现科学管理

任何工作的落实主要在于人，因为人是主要生产力。通过有关规章制度约束员工，有效提高员工的工作效率。因此单位领导人需要积极创建精细化管理条约，以此来约束工作人员的工作效率。创建管理制度不但需要考虑管理工作需求，同时也需要明确岗位职责，如此方可有效提升单位档案管理制度的合理性。

（二）实现企业经济和服务最大化

精细化管理是新型的管理思想，有利于企业发展。但若是想要更深层次推进精细化管理思想，则需要单位给予正确的指导。只有如此，方可确保统一内部思想和价值，从而全面落实精细化管理。单位在加强接受内部规划时，需要考虑员工的素质，从而营造出员工积极进取的氛围，让员工在工作中找出自己的价值。将档案管理工作视为使命和职责，自觉遵守精细化管理思想，提高自身素质，将精细化管理和日常工作相结合，让单位内部构成强大的凝聚力，从而为单位发展提供保证。

（三）推动企业持续性发展

效益是企业生存的保证，同时也是事业单位发展的关键。在当代社会中，竞争越来越大，单位为获得发展需需要在内部单位管理上使用精细化运作方式。在单位档案中。详细的记载着各项资料和文件的来源，因此档案管理人员需要在档案中寻找经验，清晰认识到工作内容，从而提升单位效益，为单位发展提供保证。

结束语：

综上所述，档案问题影响着企业的发展，档案精细化管理是企业档案管理的保证。档案管理人员需要在工作中对档案精细化管理模式调研，健全档案管理系统，进而让档案信息发挥出作用，为企业发展提供保证。

参考文献：

[1]朱晓伟.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].陕西档案,2018(03):33-34.

[2]曲加杰,施展.浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].办公室业务,2018(11):61.

[3]赵娜.精细化管理在工程档案管理中的应用[J].城建档案,2018(02):55-56.

[4]高树富.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务,2017(22):156.

[5]谢家祝.档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].城建档案,2017(06):75-76.

[6]蒋叶秋.精细化管理在医用耗材及供应商资质文件档案管理中的应用[J].办公室业务,2016(11):95.