公路工程档案管理的现状与对策分析

公路工程档案管理的现状与对策分析

张超燕

广中江高速公路项目管理处

摘要：本文通过分析目前我省高速公路工程档案管理工作中存在的档案管理意识不够重视、监管力欠缺、编制人专业素质不强以及工作制度欠健全等问题的成因机理，针对性地提出相应对策。

关键词：公路工程；档案管理；问题与对策分析

近年来，我国社会主义市场经济的快速发展有效带动了我省公路工程事业的腾飞。同时，人们针对贯穿于公路工程勘察、可行性研究、初步设计、招投标、施工、竣工验收以及工程运营后评价等全寿命周期的工程档案管理工作愈发重视。因此，通过强化对公路工程档案工作的管理力度，采取有效的工程档案管理措施，从而保障公路工程建设质量评价、竣工维修以及后期运行管理工作的有效开展便具有重要的现实意义。

一、公路工程档案管理工作面临的问题

（一）档案管理意识薄弱

作为一项涉及领域广、专业性强且工作量较大的工作，公路工程档案管理在实际工作过程中逐渐凸显出工程各参与方档案管理意识淡薄，工程承包方、发包方以及监理方往往未能配置专职档案管理工作人员等问题。实际管理工作中，承包人往往对工程建设过程的档案管理工作敷衍应付，而发包人也未能够依据档案管理制度规章督促施工方对施工信息进行归档管理。同时，监理单位常常忽视针对工程内业档案管理工作的监督，而只重视项目工程外业监管。因此，工程各参与方档案管理意识的淡薄，直接影响着工程档案管理水平及工程的顺利实施。

（二）档案管理监管力度不足

1.作为公路工程档案管理工作的检查、指导与监督主体的各级公路工程建设以及档案行政主管部门，在实际施行过程中往往片面追求工程进度，而忽视针对档案管理工作的监督管理力度。

2.公路工程各部门档案管理人员未能深入到一线施工现场，未做到档案管理工作严肃性与必要性的有效宣传。

3.监理工程师未能严格履行针对施工方归档信息材料的审核签字程序，对施工过程及竣工材料的审查与监督力度不足，从而无法保证工程档案的准确与完整。

（三）档案管理工作人员专业素质不强

1.档案管理工作人员常为临时人员兼任且缺乏档案管理专业知识，不能保障工程各阶段信息归档的完整性、规范性与及时性，严重制约着公路工程档案管理工作的质量。

2.部分工程档案管理人员缺乏针对档案监管工作规范条款的理解，仅是被动地由工程项目部相关技术负责人处接收、移送档案，未能主动采用现代化计算机信息网络系统对工程档案采取及时、有效、全面地归档，从而导致工程档案归档不够规范、归档质量较差等一系列问题的发生。

（四）档案管理工作制度有待健全

1.大多数公路工程建设项目建设周期长、参建单位多、涉及领域广、建设资金紧张。因此，部分公路工程参建单位将档案管理工作流于形式，档案管理制度未得到切实落实，未形成有效的工程档案监督管理机制。

2.公路工程建设过程中，部分临时工程指挥部或监理单位缺乏档案监管制度，缺乏完善的档案管理工作考核机制，工作随意性较大，造成未能及时归档、工程档案遗漏、流失等现象的发生，从而严重损害了工程档案的准确性与完整性。

二、公路工程档案管理对策分析

（一）强化工程档案管理意识

针对我国公路工程档案管理工作意识不强的问题，地方公路工程建设管理部门应加强对工程档案管理工作的宣传力度，通过严格约束工程建设各单位档案管理工作的内部监管机制，强化针对工程档案信息资料的收集归档工作，从而提升项目各参与方对档案管理工作重要性的认识水平。同时，项目各参与方可通过构建准确、完整以及系统的工程档案，强化包括工程的设计、施工、管理以及工程技术人员的档案管理主体地位，在遵循工程档案形成规律的基础上，树立项目全员参与档案管理的意识，做到对档案信息收集管理工作的早期统筹规划。

（二）加强档案管理工作的监管力度

1.公路工程档案管理作为现代公路工程建设管理工作的重要构成部分，应引起各级档案行政主管部门以及公路工程建设主管部门的高度重视，可依据分级管理、统一领导的总体要求，明确主管单位领导责任，将公路工程档案管理工作融入到本单位的日常管理工作之中，从而实现对公路工程档案管理工作的统一协调监督管理。

2.公路工程各部门档案管理人员应深入到一线施工现场，加强档案管理工作严肃性与必要性的宣传力度，强化针对工程建设档案的监督力度，加强工程档案信息化建设过程中信息网络以及档案管理软件的应用实践。

3.监理工程师应严格履行针对施工方归档信息材料的审核签字程序，加强针对施工过程及竣工材料的审查与监督力度，并将工程档案整编内容及质量状况向项目法人做专题审核报告，从而保证工程档案的准确与完整。

（三）提升档案管理工作人员业务水平

1.基层公路工程档案管理人员应树立档案管理服务意识、安全意识以及创新意识，充分发挥自身的主观能动性，认真学习档案管理新知识，以适应现代化、多样化的档案管理设备与模式。

2.公路工程档案管理人员可通过提升档案立卷、著录档案、标引编目、保管统计、鉴定开发等专业的归档技能水平，注重学习档案管理计算机新技术，从而实现提升自身档案管理工作的操作能力、管理能力以及学习能力的目的。

3.可通过对工程现有非专职档案人员开展定期进修、委培以及继续教育等形式的培训，强化其对档案专业技能的掌握，提升档案管理人员的综合工作素质。

（四）健全档案管理长效工作机制

为构建公路工程档案管理长效工作机制，公路工程建设主管部门、项目各参与单位应结合本单位工程建设管理实际情况，定期开展对国家工程档案管理法规与制度的学习与探讨，通过不断探寻档案管理制度规章新规范，从而不断完善本单位、部门的档案管理工作制度。另外，随着公路工程建设管理机制体制改革步伐的不断推进，为及时掌握公路工程建设市场的变化动态，工程各参建单位应通过不断加强针对工程档案管理的规范化建设，尽早提升本单位针对工程招投标、监理、竣工备案以及市场稽查等制度的适应力，从而使得本单位的工程档案管理工作走上规范化的道路。

公路工程档案管理工作水平的提升是我国公路事业健康、可持续发展的重要保障，通过加强工程档案的全员管理意识，强化档案管理工作的监管力度，提升档案管理工作人员的业务水平，构建档案管理的长效工作机制等措施，可有效化解目前公路工程档案管理工作中所面临的相关突出矛盾，对提升公路工程档案管理质量水准、推动工程档案管理工作的规范化发展具有借鉴意义。

参考文献

[1]交通运输部“关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知”（交办发[2010]382号）.

[2]《广东省南粤交通投资建设有限公司建设项目档案管理办法》.

[3]《广东省南粤交通投资建设有限公司电子文件归档管理暂行办法》.