新时期背景下的干部人事档案装订分析

新时期背景下的干部人事档案装订分析

王娜

陕西陕煤黄陵矿业有限公司727307

摘要：对于人事工作而言,人事档案的管理是重要内容，也是用人选人的重要依据。一般而言，人才资料管理中心由于工作人员相对较少，而标准化装订工作得不到进展。缺少外界的定期考核以及升级达标等方式的督促，不足以引起足够的重视。本文根据人事档案的管理现状，对新时期下的干部人事方案装订做出一定的分析。

关键词：档案装订；新时期；干部人事

干部人事档案主要是反应干部的工作成就、业务能力、思想道德以及政治历史的相关历史记录材料，是对干部进行选拔、任用、培养和管理的重点依据。随着新时期的到来，干部人事的改革也在不断深化，干部人事的档案管理工作也开始面临了新的挑战。如何实现干部人事档案管理工作水平的提升，将档案管理工作的作用发挥到最大，为干部人才的最终选拔、任用、培养以及管理提供更有效的数据是目前干部人事档案管理工作的重要课题。

一、人事档案装订的现状

1.1工作人员工作量大，不能兼顾装订

在《干部档案工作条例》中规定：每一个管档的单位都需要按照一定的标准配备人员，每一千个档案需要一位干部专项负责。然而，许多的单位并没有按此规定配置人员，因此相关工作人员需要应付大量的档案出入、查阅以及数据录入的大量工作。在此情况下，管理人员难以兼顾标准化装订的进程。装订工作常常需要许多工序，费时费力。需要新增档案柜，装具和相关设备，更换新的档案盒，投入大量的资金。由于人员的缺乏，工作量较大，因此干部人事档案的标准化装订工作得不到有效的进展。

1.2缺乏考核和监管的力度

长久以来，对于干部人事档案的管理方面一直缺乏相关的考核项目，基本没有监督管理。在大家的定性思维中，认为人事档案的保管只需要保障档案的完整性和安全性，避免丢失和损毁。而在新时期的背景下，人事档案信息资源的管理备受关注，要想最大化地合理利用相关资源，实现最大的开发作用，就必须从最基本的标准化装订的工作做起。档案执法检查一般只重视安全问题，忽视了档案收集、整理、装订工作的检查。

1.3程序繁琐，难以利用

在2010年《干部人事档案整理工作》中有规定，“干部人事档案的整理是将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等”。每一年档案管理人员都需要将新收集的档案资料数据录入到档案中，再将数据进行整理装订和录入，这之间设计多诸多繁琐的程序。而对于缺失材料的收集也十分重要，有时因为缺失的时间太长，或者相关单位的经办人更换导致档案资料没能及时得到弥补。而标准化装订后的档案，不能得到方便的利用。如果想要复制档案中的内容，就需要将已经归档的资料以及该页之前所有的资料全部从档案盒中取出，由于档案盒之间的三孔孔径基本与纸张孔径刚好，反复的取用很容易造成纸张的损伤。

1.4装订不够及时，利用程度较低

由于干部的档案市场有工资、职称更改的原因，委托方需要介绍相关的经办人到人才档案管理中心查阅职工的档案。由于没有及时地装订，档案内部存在大量的零散资料。没有及时进行装订工作也不能收集缺少的资料，查阅时没有依据费时费力，对人事档案的利用质量造成了直接的影响。据了解，我国大量的人事档案管理中心存在着质量提不高，工作不到位的现象。

二、新时期背景下的干部人事档案装订的几点思考

2.1集中装订，流水快速作业

在档案的装订管理中采用流水作业的方式。抽选多名动手能力强以及有责任心的工作人员分别负责档案的整理分类、编号贴角以及打孔录入。避免一人分管多项工作造成档案的混乱，以助于推进快速的作业，提高档案管理的工作效率。在库存的档案经过标准化的装订之后，应该配置一到两名负责人管理档案数据的转入，以及由于补充相关资料而对原有的档案的局部修订。

2.2加大监管力度，落实装订工作

业务主管部门应该加大对档案管理的监管力度，重视每年的档案执法检查。针对于档案的收集、管理、审核以及保管等多个环节，着重进行监督检查。档案主管部门领导在档案的标准化装订的过程中，加大关注督促的力度，落实检查的执行情况。档案管理人员也应重视实际的操作，经验的积累，适应新形势的变化，切实落实干部人事档案的装订工作。

2.3同步统筹安排档案管理工作

在归档档案中存在着大量的不完整档案，由于资料收集的年限较长，如果等手机完成之后再装订，可能需要等待过长的时间，不利于工作的有序进行。而且干部人事档案具有较高的利用率，没有及时进行标准化装订的档案，可能经常作为查阅的对象，影响经办人快速准确地查找相关材料。因此在档案的整理过程中，可以先根据实际情况进行整理装订，等待其他的零散资料归档则再行添加。同时，可以结合相关软件完成人事档案，在纸质档案整理之后封存，并共享在软件中，而事后人事档案的利用和查阅就可以通过软件上的数据完成，避免纸质档案在运用的过程中出现任何程度的损伤。

2.4严格整理标准，提供优质服务

根据干部人事档案的分类有序地进行零散资料的归档，实现归档资料的全面化和准确化，为档案信息的有效利用打好基础。通过高质量标准化装订之后的档案，不仅可以使委托方迅速找到目标资料，还能充分体现干部档案管理方规范高效的现代化管理操作，可以为人事档案的管理提供更加优质的服务。

2.5做好干部人事档案资料的整理方法

档案资料的排列需要遵循干部人事档案自身的规律，通过有序的排列，实现各个资料之间的外在联系和内在联系的有效衔接，不能将系统性的数据资料随意分割。人事档案的排列需要以便于利用作为基本准则。因此，材料的排列需要按照一定的规律。由于干部人事档案在归档之后仍然处于动态化的管理中，因此材料的排列需要考虑到新材料的归档补充。人事档案可以按照材料内容的主次顺序或者时间先后顺序进行排列。在以一定的规律排列之后，需要进行贴角标记，一般标明文件资料的类别号和顺序号。如“8-3”表示该材料是第八类中的第三份材料。在列别号以及顺序号填写完毕之后，再进行页码的添置。在有文字和图像的页面加上编号，空白页不编号，页码的位置在页眉处。最后根据材料的类别、档案的名称页码以及材料登记时间添加干部人事档案的目录。使每个内容都能一一对应，便于资料的查阅和添加。

总结

综上可以看出，干部人事档案的有效装订整理较于零散材料具有可观的优势。这需要管理人员具有一定的使命感和责任心，认真负责，为新时期下的干部人事档案工作的发展，提供最实际的优质服务。

参考文献

[1]姚唯波.浅谈新时期干部人事档案的装订方法[J].陕西水利,2012(05):22-23.

[2]汪水英.对干部人事档案装具的探讨[J].兰台世界,2015(14):81-82.

[3]李薇,王琳,韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才,2017(05):80-87.

作者简介

王娜（1987-05），女，汉族，籍贯：陕西省渭南市白水县，当前职务：副主任科员，当前职称：助理馆员，学历：本科，研究方向：档案管理。