高校档案管理中信息资源共享模式的构建探微

高校档案管理中信息资源共享模式的构建探微

温莹

（哈尔滨金融学院，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：随着全社会信息化进程的不断加快，社会各阶层对信息的需求量越来越大，档案信息化管理也成为企事业单位档案管理工作新的选择。高校是培养高素质人才的重要阵地，高校也是最大信息保存管理单位之一，构建高校档案资源共享模式，也成为社会关注的重点。文章以高校档案管理为主题，结合当前高校档案信息资源共享模式建设现状，就高校档案信息资源共享模式构建展开了探讨、分析，希望能对高校档案信息化管理有所帮助。

关键词：高校档案管理资源共享模式构建

档案指企事业单位和个人在发展中形成的有价值的历史参考资料。高校档案是高校开展科学研究、教学管理工作的重要依据，高校档案管理事关高校教学教务工作的顺利开展，所以，许多高校都对档案管理给予了一定的关注。在信息时代，社会档案部门发挥信息技术优势，陆续构建了档案信息共享平台，走上了档案信息化管理之路。高校也要与时俱进，结合学校档案管理现状，加快档案信息资源共享模式构建步伐，提高档案利用和共享水平。

1高校档案信息资源共享模式建设现状

1.1档案信息管理不受重视，基础设施薄弱

与其他企事业单位相比，高校档案信息资源具有数量多、形式多样等特点，这也给高校档案管理工作提出了较高的要求。高校只有给予档案管理工作足够的重视，加强基础设施建设，才能为档案管理工作打下坚实的基础，才有可能实现档案管理规范化。但是，结合实际来看，许多高校都对档案管理都缺乏重视，在档案工作上投入的资金有限，由于资金紧缺，经费不足，所以高校档案工作基础设施薄弱，档案信息化建设也因此而受到影响，档案管理工作的职能也严重受限。

1.2档案信息化程度低，服务单一

在互联网时代，随着信息技术的发展，互联网和信息技术也被广泛应用到各行业中去，许多高校也抓住局域网建设机遇，在档案工作中大胆引进了计算机技术，构建了计算机平台，但是，整体来看，当前高校的档案信息化建设水平较低，高校档案信息化建设多停留在信息系统建设阶段，档案信息系统的功能较低，而且档案集成模式建设还处于停滞不前的状态。档案信息服务也停留在信息资料归类、整理、保管和查阅层次，一些实用、高水的信息技术尚未运用到档案信息化服务中去。所以，在高校师生提出个性化、高水平的档案信息需求时，高校档案服务工作根本无法满足其需求。

1.3档案信息共享能力有待提升

长期以来，高校在档案管理上实现的都是封闭化、独立式管理，高校之间的信息资源根本无法流通和共享。在新时期，高校扩招规模不断扩大，高校生源竞争也更加激烈，虽然已经有许多高校认识到了信息资源共享、科研合作的重要性，但是，档案信息资源共享始终无法展开。高校档案信息资源共享模式构建离不开资金、人力支持，也需要高校在多方面给予保障。建设一支高水平的档案管理队伍，是提高高校档案信息资源共享水平的关键。不过，受传统管理体制影响，高校档案部门被许多领导视为安置闲散人员的地方，档案队伍成分复杂，许多人都没有接受过专业的档案培训、教育。他们在档案管理中也很难利用学校配置的资源进行档案软硬件升级，档案信息共享工作也难以高质量开展。

2高校档案信息资源共享模式构建建议

2.1思想重视，多方面支持

高校档案信息资源共享模式建设是一项复杂而系统的工程，在信息时代，这一工程的实现已经不再是难题，难的是它在实施上需要各方的关注和支持，否则它根本无法顺利开展。当前，高校档案信息资源共享模式建设面临的主要问题就是校领导不重视，在自治模式下，各校档案信息之间基本上不存在任何关联。鉴于此，高校要想建设档案信息资源共享模式，必须要争得领导的关心和支持。这也要求高校领导给予档案信息资源共享模式建设以关注，正视档案信息化管理的必要性和紧迫性，然后加大档案管理投入，设立专项基金，完善档案信息管理设施，提高档案信息化建设和管理水平。与此同时，创新档案信息共享机制，加强与其他高校的联系，成立专门的的档案信息化管理小组，由其负责档案管理系统软硬件升级、信息化管理和资源共享工作，做好档案信息化管理上层设计，以促使高校档案信息资源共享模式建设顺利开展。

2.2建立档案信息集成系统，进行数字化管理

构建档案信息集成系统，将各高校档案信息集成系统联合起来，打通高校档案信息互通、共享渠道，是实现高校信息资源共享的关键。在信息时代，一些高校在信息化管理方面也积累了丰富的经验，这也为高校档案信息化集成系统建设提供了良好的条件。因此，高校要立足于档案信息服务中心和数据库建设，构建良好的档案信息集成系统。然后加强本校档案集成系统与他校档案信息集成系统的关联，构建优势互补的档案信息资源库，对档案信息的种类、层次等进行分类统计和整理，加强各类档案目录的数字化管理。同时提高档案信息化服务和管理水平，积极通过原始文件扫描、信息高度处理、安全软件确保档案信息资源不受破坏，并根据用户需求进行信息判断和推送，以提高档案共享效率。

2.3提高信息服务层次，关注用户反馈

高校档案信息资源共享模式建设的最终目的是立足于档案信息资源共享的基础上，为用户提供档案信息服务，推动高校教研工作发展。因此，高校在进行档案信息资源共享模式建设的同时，还要创新档案服务模式，合理配置档案资源，对档案信息进行科学管理，不断提高档案信息服务层次。然后，以档案保管、整理和查询为重点，构建档案信息共享服务体系，深入挖掘档案信息的深层价值，争取发挥档案信息在学生职业生涯规划、创业就业、教研工作开展中的积极作用。同时根据用户反馈，更大范围地向公众提供档案开放服务，进行对应的检索工具的编制，强化档案系统与其他管理系统、档案数据与相关数据的有效衔接，进一步满足用户的档案信息需求。

2.4提高档案队伍的综合能力

在信息时代，人才竞争更加激烈。档案信息化管理也给高校档案工作带来了严峻的压力和挑战，高校迫切需要一批德才兼备、具有创新思维和信息管理能力的档案工作人员来推动档案工作的发展。这也要求高校改变对档案工作、档案部门的传统认识，加大档案馆环境建设、队伍建设和服务管理投入，首先从改善档案办公条件入手，为档案部门配置高水平的档案管理设备，优化档案办公环境。然后，本着按需用人原则，严格档案人员选拔、任用关，通过竞争上岗、奖优惩劣机制创造有利于优秀人才脱颖而出、向上发展的用人环境，激发档案人员的工作热情。在此基础上，开展档案管理人员的继续教育和在职培训，重点开展信息知识和技能培训，更新他们的知识观念，完善他们的知识结构，并抓好档案人员思想政治教育，提高档案管理人员的职业素养和敬业意识，从根本上提高档案信息化管理和共享水平。

3结语

综上所述，高校档案信息资源共享模式构建，是大势所趋，也是时代发展的结果。高校只有根据实际情况，有效规划高校档案信息资源共享模式建设事宜，从平台、模式、队伍建设等方面入手妥善解决档案信息化共享问题，才能早日建立健全档案信息资源共享模式，有效推动高校档案管理工作向前发展。

参考文献

[1]张莉旻.高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].办公室业务,2018(08):84-85.

作者简介：温莹（1980年9月—），汉族，河北省人，哈尔滨金融学院，中级职称，硕士研究生学历，研究方向为运动训练学。