浅谈如何做好突发公共卫生事件档案收集工作

浅谈如何做好突发公共卫生事件档案收集工作

潘红梅

潘红梅（山东省泰安市泰山区疾病预防控制中心山东泰安271000）

【中图分类号】R193【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2012）34-0058-02

【摘要】目的突发公共卫生事件档案收集工作在档案管理中具有特殊的地位。本文通过在2009年甲型H1N1流感档案收集工作中，从明确收集范围、制定收集措施、采取各种收集方法，阐述如何做好突发公共卫生事件档案收集工作。

【关键词】突发事件公共卫生档案收集

二十一世纪，人类与各种疾病的抗争愈加激烈，各种突发传染病的爆发，新病种的不断出现，给疾病预防控制工作者提出了新的挑战。突发公共卫生事件是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件[1]。在突发公共卫生事件应急处理活动中直接形成的具有永久保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录都是突发公共卫生事件档案。

突发公共卫生事件档案收集工作就是把分散在各科室、个人手中的有关突发公共卫生事件的档案分别集中到单位综合档案室。

2009年9月泰山区某学校发生甲型H1N1流感，发生突然，发展迅猛，涉及面广，影响力大。从疾病预防控制中心到卫生系统都在忙碌中，整个区也处于高度紧张状态中。在这种状况下文件材料的收集工作时间紧，头绪多，难度大，任务重，要求高。泰山区疾控中心作为基层疾病预防控制机构，做好突发公共卫生事件的文件材料的收集工作，还是比较困难的，这对于突发公共卫生事件档案的收集工作提出了更高的要求。

1收集工作的地位

1.1突发公共卫生事件的特殊性

突发事件具有突发性、公共属性、危害的严重性、处理的综合性和系统性特征。针对的不是特定的人,而是不特定的人群，影响和损害公众健康,并达到一定程度，易引起社会公众恐慌。《突发公共卫生事件应急条例》等相关法律法规对突发公共卫生事件的信息发布主体做出了严格的规定，所以突发公共卫生事件档案收集过程中，档案人员严格遵守相关档案保密工作制度，增强责任感和使命感，严防失密泄密现象的发生[2]。

1.2收集工作地位的特殊性

突发公共卫生事件档案的收集工作是档案管理工作的起始环节，与其他各个环节相比，它处于一种特殊的地位。它是储存突发公共卫生事件应急处置信息的途径，是单位综合档案室工作的起点，是集中统一管理的基础手段。收集工作的要求是齐全完整，收集工作的质量直接影响档案管理其它环节的质量。突发公共卫生事件档案齐全完整是指收集来文件材料能够全面、客观、真实地反映突发公共卫生事件突发、处置、消灭的全过程，重现应急处置工作的全貌。由于突发公共卫生事件的特殊性和收集工作地位的特殊性，所以只有通过系统、完整的收集工作，才能将分散的突发公共卫生事件文件材料集中统一管理，才能提高疾病控制工作的质量，更好地为社会服务。

2收集的范围

2.1突发公共卫生事件档案的种类

从记录的载体来看，除了传统的纸质档案外，还有以感光介质和磁性介质材料为载体的照片、录音、录像、光盘和机读档案；从单位档案分类方案来看，包括的面比较广，有文书类、防疫类、健康教育类……以及业务档案的各个分类；从应急处置程序来看，有突发公共卫生事件报告档案、现场流行病学调查档案、样本采集与检测档案、突发公共卫生事件现场处置档案、突发公共卫生事件控制后的评估档案等等。

2.2突发公共卫生事件档案收集的范围

具体包括：①突发公共卫生事件应急预案、监测方案。②领导的讲话、会议材料。③疫情材料，包括疫情报告、流调报告、个案调查报告、样本采集记录、检测报告及疫情简报等。④消毒、杀虫、灭鼠和污染物消除记录。⑤进行健康教育咨询、培训记录；健康教育宣传栏底稿；单位印发的宣传材料；新闻媒体刊登或播出的本单位的宣传稿件。⑥应急物资登记，包括防护用品、现场便携式检测仪器、消毒消杀药品和器械、预防性药品和生物制品等。⑦突发公共卫生事件控制后的评估报告，内容包括事件概况、现场调查处理概况、病人救治情况、所采取措施的效果评价、应急处理过程中存在的问题和取得的经验及改进建议等。⑧电子文件。⑨在突发公共卫生事件中形成的影像资料。⑩突发公共卫生事件中涌现出的模范人物事迹材料等。

3收集工作制度

3.1“三纳入”管理[3]

一是把突发公共卫生事件档案的收集工作纳入突发公共卫生事件应急处置预案；二是把突发公共卫生事件档案的收集工作纳入突发公共卫生事件应急处置程序；三是把突发公共卫生事件档案的收集工作纳入各个小组有关人员的职责范围。

3.2“四同步”管理

即下达突发公共卫生事件应急处置预案同时提出突发公共卫生事件档案的收集工作要求；听取工作汇报时同时汇报突发公共卫生事件档案材料的形成情况；最后总结工作的同时验收突发公共卫生事件档案材料归档情况；表彰工作人员时，其该部门同时出具归档情况的证明材料。

4收集的方法

4.1确定关键部门和收集方向

关键部门就是突发公共卫生事件文件材料的主要形成部门。比如2009年泰山区发生甲型H1N1流感疫情后，，政府立即启动甲型H1N1流感防控工作预案，迅速成立了综合协调、预防控制、宣传、督导、保障5个工作组。档案人员面对新的组织、部门，新的领导体系。要保持清醒的头脑，首先了解各个组织的主要职责：①综合协调组负责区政府甲型H1N1流感防控领导小组成员单位的沟通协调；负责各甲型H1N1流感防控工作组的协调；编制“甲型H1N1流感防控工作动态”、“甲型H1N1流感防控工作专题会议记录”、“甲型H1N1流感防控工作督查通报”等工作。②疫情监测与处置防控组负责组织现场流行病学调查落实、医学观察与隔离等各项防控措施，负责疫情收集、汇总、分析每日疫情信息；开展防控知识培训；对辖区内二级医疗机构传染病疫情报告工作进行检查督导；及时对重症病例、死亡病例、聚集性病例进行调查采样。③消毒处置组负责组织现场消毒，对医疗卫生单位进行消毒工作的技术指导；开展消毒技术培训。④宣传教育组负责全区甲型H1N1流感防控知识的宣传教育，正面报道甲型H1N1流感防控工作；协助做好健康教育培训。⑤督导检查组对各单位甲型H1N1流感防控措施落实情况进行督导检查，重点检查病例追踪、疫点消毒处理、病家隔离、群众宣传措施的落实情况，提出意见建议并检查落实；及时通报督导检查情况。⑥后勤保障组落实应急物资准备，安排疫情值班，督导检查值班情况，根据各业务组工作需要，保证各类消毒药品、器械、宣传材料、值班用品等的采购供应。然后根据各个小组的职责，确定档案材料的出处，进行细化，把握时机，不断调整，与多个部门及科室齐抓共管，相互配合，通力协作，才能及时、完整、准确地将突发公共卫生事件档案收集齐全。

4.2实行多种方式相结合的收集方法

一是接受归档与现场收集相结合。大部分档案收集主要是通过档案移交实现的。为了保证突发公共卫生事件档案的完整、系统，档案人员还应深入到各个小组进行现场收集。发现遗漏应认真复查，及时补救。二是随时收集与集中收集相结合。随时收集对突发公共卫生事件档案收集非常重要。每天发生的情况，所采取的处理措施，每天都要进行总结，所以它可以随时发现问题，随时进行收集。

5体会

严格的制度是做好突发公共卫生事件档案收集工作的根本，也是做好突发公共卫生事件应急管理的关键。我单位突发公共卫生事件档案资料齐全详实，查考方便，在近几年省、市对我区突发公共卫生事件应急管理工作进行检查中，都得到了好评，也为近两年的突发公共卫生事件应急处置演练提供了依据。

档案工作是疾病控制中心工作不可缺少的一个重要组成部分，档案的水平体现了一个单位管理水平[4]。突发公共卫生事件档案作为疾控档案的一部分，需要不断完善工作制度，及时系统地将各个方面的文件材料收集起来，实现综合档案室的集中统一管理。

参考文献

[1]国务院.突发公共卫生事件应急条例[EB]http://www.gov.cn/zwgk/2005-05/20/content_145.htm,2005-05-20.

[2]钟伟茂,突发公共卫生事件医疗救治文件材料的收集归档工作[J]档案与建设，2009,12:52-53.

[3]张奎明,李洪合.档案人员岗位培训简明教程[M].北京：中国文史出版社.2008.90-91.

[4]彭燕燕,谢军.疾病控制中心档案的管理[J].齐鲁医学杂志，2003,18(4):479-480.