浅析新建本科院校教学秘书队伍建设

浅析新建本科院校教学秘书队伍建设

周景伟

OntheEducationalSecretaryTeamBuildinginNewUndergraduateInstitutions

周景伟ZHOUJing-wei（郑州科技学院，郑州450064）（UniversityforScience&TechnologyZhengzhou，Zhengzhou450064，China）摘要院教学秘书是最基层的教学管理者，其素质的高低和工作质量的优劣都直接影响到学校的教学管理水平和管理效率。因此，加强教学秘书队伍建设，对提高学校教学管理总体水平具有十分重要的作用。

Abstract:Theeducationalsecretaryisthemostbasicteachingadministrators,andtheirqualitylevelandqualityofworkhasdirectimpactontheteachingmanagementlevelandmanagementefficiency.Therefore,toenhanceeducationalsecretaryteambuildinghasaveryimportantroleinimprovingtheoveralllevelofschoolteachingmanagement.

关键词院新建本科院校；教学秘书；队伍建设Keywords:newundergraduateinstitutions；educationalsecretary；teambuilding中图分类号院C931.46文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）21-0278-020

引言教学秘书作为高校最基层的教学管理人员，在高校发展中发挥着不可替代的主力军作用。加强教学秘书队伍建设，关乎教务工作的成败。

1高校教学秘书的作用郑州科技学院是2008年在郑州科技职业学院基础上新建的一所民办本科高校。教学秘书在郑州科技学院又称教学助理，是指在业务上受教务处指导、在行政上受所在院（系）领导、专门负责院（系）各类教学文书并协助院（系）负责人处理日常教学工作的教学管理人员。教学秘书在教学管理中具有以下作用：1.1助手与参谋作用教学秘书协助部门领导处理日常教学管理工作，是领导者的得力助手；同时，根据在管理过程中获得的信息，为领导决策提供参考依据，又具有参谋作用。

1.2沟通与协调作用教学秘书因工作关系经常需要与学校其他教学部门特别是与本部门的领导、师生和辅导员进行沟通，以便为他们提供必要的服务。

1.3桥梁与枢纽作用教学秘书在管理工作中需要把学校及部门的政策、决策等信息向师生传达，同时也要将师生的意见和建议向有关部门和领导进行反馈，在上情下达、下情上传中起着桥梁与枢纽作用。

1.4查考鉴证与咨询解答作用教学秘书在教学管理过程中要编制大量教学文书，其中一部分将立卷归档，成为非常重要的教学档案，这些教学档案对迎评促建具有重要的借鉴价值。教学秘书熟知学校教学规定及操作流程，在师生询问时能随时给予正确解答，起着咨询解答作用。[1]2教学秘书队伍现状及问题2.1现状分析郑州科技学院现有9院2系共11个教学单位，共有教学秘书11人，承担着全院大部分日常教学管理工作。从思想政治素质来看，教学秘书队伍中有10人为中共党员，比例占到90%以上，这说明教学秘书队伍整体素质比较高，这与教学秘书工作岗位的重要性是相称的。从学历和职称结构来看，教学秘书全都具有本科及以上学历，其中，具有硕士学位的比例占到50.4%，学历结构比较合理。从年龄与工作年限结构来看，教学秘书均在40周岁以下，有超过一半的教学秘书工作年限不足5年，这说明教学秘书队伍仍然是一支比较年轻化的队伍。从知识结构来看，只有22%的教学秘书所学专业是教育管理类专业，这说明教学秘书所学专业与所从事的岗位工作还不能完全适应。

2.2主要问题淤素质能力有待于提高。相当一部分教学秘书来自非教育管理类行政人员或教师，不熟悉现代教育管理思想，缺乏教学管理工作的经历，难以适应教学管理改革的要求；[2]教学管理工作具有连续性和专业性的特点，对教学管理的熟悉和精通需要一定的时间和过程，教学秘书普遍比较年轻，有的是提拔不久的新手，从事教学管理的时间不长，尚未完全适应教务管理岗位[3]。于工作任务重，压力大。学院实施本科教育后，办学规模不断扩大，教学管理工作的难度和复杂程度也相应地提高。盂缺乏有效的培训机制。学院实施本科教育教学工作时间不长，不少教学秘书习惯于用专科管理思维来进行本科教学管理，缺少及时的岗位培训，组织业务学习与交流的机会也比较少。

3加强教学秘书队伍建设的对策3.1制订教学秘书队伍建设规划制订教学秘书队伍建设规划，建立健全与教学秘书队伍建设相配套的准入、升迁等各项制度。[4]合理选配教学管理专业人才，优化教学秘书队伍整体结构，促进教学秘书专业化发展。

3.2加强教学秘书培训要建立教学秘书继续教育制度，完善培训机制和办法，制定培训计划，落实培训经费，坚持使用与培训相结合、短期培训与长期培养相结合，鼓励和支持教学秘书参加多层次、多渠道、多形式的培训，切实提高教学秘书的业务素质和水平。

3.3建立竞争激励机制严格落实岗位责任，建立按岗取酬、按劳取酬、优劳优酬相结合的奖惩制度。[5]加强教学秘书工作绩效考核，对绩效突出的教学秘书要大力表彰和奖励，最大限度的激发教学秘书的工作热情。

3.4教学秘书要成为终身学习的典范在信息化时代，知识更新越来越快，信息传递越来越广，人才竞争越来越激烈，教学秘书要胜任教学管理工作，必须具备优良的学风和刻苦钻研的精神，与时俱进，牢固树立学习意识，勤于学习，虚心学习，不断丰富知识素养。

3.5教学秘书要成为精通管理的行家教学管理工作具有综合性和繁杂性特点，要高效地完成管理任务并取得良好效果，教学秘书必须提高综合管理能力，成为精通管理的行家。淤统筹管理能力。教学管理事务千头万绪，既有大量日常性工作也有不少临时性突击任务。教学秘书必须妥善安排，做到事前有计划，计划有余地，方案可行，措施得力。于沟通协作能力。教学秘书经常与教务处和实验中心人员、院（系）领导以及师生打交道，很多工作的顺利完成也都得益于这几方面人员的共同努力。因此，教学秘书在工作中要有良好的沟通能力以及团队协作精神，善于多角度思考问题，及时疏通异议，妥善处理好交办和催办的任务。盂实践创新能力。教学管理工作是一种具有很强创造性的劳动。在信息社会里，各个领域的新思想、新方法、新技术、新手段层出不穷，传播渗透迅速。教学秘书应适应创新人才培养的需要，大胆进行创新管理实践，优化管理过程，提高管理效果。榆科学研究能力。教学管理工作的实践性很强，在教学管理过程中遇到这样那样的困难和问题在所难免，教学秘书要善于把管理中的难题转化为科研的课题，积极在管理的实践中搞科研，将工作实践升华为管理理论并指导实践，提高管理工作的科学性。

3.6教学秘书要成为优质高效的服务者为教学服务、为师生服务是教学秘书一切工作的出发点和归宿。由于师生都是有思想、有知识的特殊个体，这就加大了服务的难度。因此，教学秘书的服务必须建立在真心诚意的基础上，做到急教师所急，解学生所难，只有具备了以师生为本的思想，才能实施有效的教学管理。

3.7教学秘书要成为熟练运用现代教育技术的工程师随着现代教育技术的应用，教育管理正在向网络化管理过渡。教学秘书必须掌握系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能，会熟练使用教务管理系统等现代管理软件，只有这样，才能快速准确地处理办公事务，同时也能减轻工作强度，提高工作效率。

4结语教学管理工作是教学系统正常运行的保证，教学秘书所做的工作是整个教学管理工作中最具体、最重要的工作。只有这些具体的、基础的工作做好了，才能保证高校管理工作的有效进行。要真正把教学管理工作做好，就必须加强教学秘书队伍建设，建立一支结构合理、素质优良、人员稳定的教学秘书队伍。

参考文献院[1]上海对外贸易学院教学管理研究课题组.新建本科院校教学秘书队伍建设浅析[OL].http://210.35.72.22:7777/upload/file/1161614760734.htm.2010-08-30.[2]孟丽,郑鹏.浅论新建本科院校教学秘书队伍的建设[J].考试周刊,2007（26）.[3]钟天亮.应加强新建本科院校教学秘书队伍建设[J].龙岩学院学报，2010（1）.[4]张琪.如何做一名优秀的教务员[J].教育，2008（2）.[5]李风.新建本科院校教学秘书队伍建设的问题与对策[J].福建论坛:社科教育版，2010（10）.作者简介院周景伟（1972-），男，河南南阳人，郑州科技学院讲师，研究方向为人力资源管理。