多晶硅企业档案分类体系研究

多晶硅企业档案分类体系研究

傅朝彦

天津华厦意匠建筑设计有限公司天津市

摘要：多晶硅企业处于光伏发电行业的上游产业，是从事多晶硅生产的化工企业，激烈的市场竞争对企业的管理经营提出了更高的需求，也促使档案管理工作日益得到重视。本文旨在从某多晶硅企业G公司的实际出发，对其档案管理现状进行分析，通过参考电力档案规范、借鉴石化档案规范，研究和探讨多晶硅行业档案管理所需要建立的档案分类体系，以搭建多晶硅行业档案管理工作与实务的框架，促进和指导多晶硅企业的档案管理工作。

关键字：企业管理；多晶硅企业；档案管理；档案分类体系

正文

多晶硅企业G公司作为某电力集团公司投资的三级单位，投资大、建设周期长、参建单位多、市场竞争激烈。档案管理涉及到前期规划、工程建设、竣工验收、生产经营的方方面面，开展规范和标准的档案管理工作尤为重要。

一、多晶硅生产工艺流程

G公司多晶硅生产方法采用改良西门子法，此生产工艺需要经过合成、提纯、精馏提纯、还原氢化等四个工序，同时，这些工序的稳定运行必须依靠公用工程和配套辅助工艺等工序，所有工序的相互配合才能确保产出合格多晶硅。

二、文件归档和整理规范的选择

随着G公司建设项目中项目管理活动的内容逐步增多，档案管理工作日益繁重。项目档案数量庞大、分类复杂、归档内容多、收集范围广，研究、探讨和建立G公司系统的档案分类体系，是G公司迫在眉睫的研究课题。

火电企业档案管理采用《6-9大类档案分类及保管期限划分表》进行档案分类，该分类表是一个成熟的、火电企业广泛使用的划分方法，是根据电力企业管理职能和文件来源、按文件形成阶段、分专业性质和文件的特点制定的，明确了归档范围及主要文件、文件来源、立卷单位和保管期限等内容。G公司档案工作要接受上级单位的检查和指导，理应参照电力行业档案分类体系开展档案管理工作，但是多晶硅生产流程和电力企业存在差异，主要体现在多晶硅生产设备不具备对应性、工艺流程比电力企业复杂，G公司完全按照火电的6-9大类档案分类体系执行是行不通的。通过研究公司生产厂区构筑物的分布情况和《中国石化档案分类表》，我们发现石化的分类方法具有档案对象明确、实体单一，档案材料联系密切、整体性强的特点，更切合公司生产工艺的实际，由此确定了公司档案分类的新思路：在参照火电企业6-9大类档案分类体系的框架下，部分借鉴石化的分类方法来建立多晶硅企业的档案分类体系更具适用性和可操作性。

三、多晶硅企业档案分类体系

多晶硅企业档案分类体系以多晶硅项目全部归档文件为对象，依据参建各方在项目建设中的职能，按文件的来源结合档案形成阶段、专业性质、特点，保持项目档案的成套与系统及档案的形成规律和有机联系。

（一）多晶硅企业档案分类原则

多晶硅的行业归属决定了其档案分类体系的框架，而其工艺流程决定了档案分类体系的核心内容。

1.注重体现多晶硅工艺特点，确保生产科技档案的系统性和完整性。

多晶硅档案分类原则应该以多晶硅项目的全部归档文件为对象，参考火电标准中《火电企业6-9大类档案分类及保管期限划分表》的内容搭建框架。借鉴《石化工业企业档案分类试行规定》的内容，着重体现多晶硅企业合成、提纯、精馏、还原氢化等主工艺和公用系统、辅助装置等辅助工艺的特点，规避因多晶硅生产设备对应性弱、工艺流程较为复杂导致的个别档案分类类目模糊的弊端，充实生产类、科技类档案分类内容，保证多晶硅生产科技档案的系统性和完整性。

2.尊重多晶硅工艺与诸专业的交叉的实际，确保类目层次的清晰设置。

多晶硅企业主要生产流程由合成工序、提纯工序、精馏工序、还原氢化四个主要工序组成，同时公用工程和辅助装置等辅助工序也必不可少，与此同时，因为分部控制系统的广泛应用，各工序还可以细分为电气、设备、仪表、修配，由此形成了三级纵向的“工序-专业-工种”设置，因此，在类目设置时，要考虑各工序、各专业的业务联系和综合利用，档案分类体系的类目设置要清晰、档号编制要层次分明、利用效果要方便快捷。

（二）多晶硅档案分类与档号编制

1.类目设置

多晶硅档案分类体系在一级类目设置上参照了6-9大类的设置方法，确定了生产、科研、基建、设备等四类一级类目，即6生产类、7科学技术研究类、8基本建设类、9设备类。一级类目确定后，根据每类档案内容及形成的特点，细分至二级、三级以至四级类目。具体设置如下：

6生产类和7科学技术研究类按照多晶硅档案的来源和档案性质划分。各工序、公用工程和辅助工艺作为二级类目，即分别为合成、精馏、氢化还原、动力设施、主变电站、辅助设施、水工、土建，明确了文件的归档责任。

8基本建设类目按参建单位职能，结合项目建设阶段和文件形成责任者设置。首先把各工序系统作为基本建设档案的二级类目，其编号方法可用阿拉伯数字将其各工序系统按建设的先后顺序进行编号。值得注意的是，全厂性质或综合性质的，不可能归属于某一个工序系统的。对这类问题，我们采用设置综合类二级类目的方式解决，该综合类二级类目用以放置不归属任何工序系统的全厂性或综合性质档案材料。

多晶硅项目在建设过程中，每个阶段形成的文件类别不同，如：工程前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等；每类里又包含许多小类，如工程前期里有项目建议书、可行性研究报告等有关文件；设计文件里有初步设计、施工组织设计等文件；施工文件里有土建、设备、管线安装文件；竣工文件中有竣工验收、竣工图等。所以说基建档案可以把文件类别作为分类号的三级类目。其编号方法可用两位阿拉伯数字顺序编号,前一位为每类文件的顺序号,后一位为每类文件里小类文件顺序号。9设备类按多晶硅生产工艺、设备划分。各工序、公用工程和辅助工艺作为二级类目，依次为合成系统，精馏系统，还原氢化系统，气体站、水系统，锅炉岛，变配电站等其他公用工程和辅助工艺。在二级类目下按设备类型、专业细化为三级类目，如：炉、罐、槽、塔、电气、仪表等。四级类目即为每台设备的名称，如：三氯氢硅合成炉、精馏塔、还原炉等设备。

2.档号编制

科学的档案分类是档案管理纲领性文件，实用系统的档案编号规则则是实现档案信息化的关键。为了建立多晶硅档案分类检索标准，提高检索效率，还要进行档号的编制工作。档号编制科学与否直接关系到档案管理水平和档案信息资源的有效开发与合理利用。多晶硅档号设置参照电力行业的标准，结合多晶硅企业的特点制定，由目录号、分类号、案卷号组成。

为了更好地标识多晶硅厂区各个构筑物，我们给定每个构筑物一个代号，如000代表公用工程、100代表合成系统建筑等。6生产类和7科学技术研究类档案按年度标识。科研课题若横跨年度的，则按立项年度或获得成果年度标识。年度标识方法即：年份-分类号-案卷流水号（用001～999标识）。

8建设项目类和9设备仪器类，项目代号由工期号和档案材料归属建筑物的代号组成，目录号前两位数为“工期”号，后三位数为“构筑物代号”。分类号由二～四位阿拉伯数字构成二～四级类目，各级类目均采用0-9标识，与其它号之间用“-”分隔。构筑物标识方法即：工期+构筑物代号-分类号-案卷流水号（用001～999标识）。

多晶硅档案分类体系以多晶硅项目全部归档文件为对象，是在电力系统6-9大类档案分类体系的框架下，借鉴石化档案规范，根据多晶硅的生产工艺创新了类目，用以指导文件系统整理。这样既有科学的档案分类又有实用系统的编号规则，即层次分明，又方便利用，既可以应用于实体档案的手工管理，又可以应用于档案信息的计算机管理。