浅析城市规划档案管理工作中的问题及措施

浅析城市规划档案管理工作中的问题及措施

何英

延安市规划设计院陕西延安716000

摘要：本文分析了城市规划档案管理的重要性及档案管理的要求，阐述了城市规划档案管理存在的问题，并提出了加强城市规划档案管理的措施，以供大家参考。

关键词：城市规划；档案管理；问题；管理措施

1、城市规划档案管理的重要性

规划档案门类众多，包括城市总体规划、详细规划、分区规划、控制性详细规划、修建性详细规划、管线工程规划等等，在城市建设体系中起着主导作用。城市规划档案是规划行政主管部门在城市规划、编制和管理工作中形成的档案，是城市规划和城市建设的重要法律依据，它在城市规划、城市建设中具有重要的作用。从城市规划审批权限来看，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》等相关法律、法规规定，国家以法律形式规定了城市规划的审批权限，在于强化城市规划合理布局、统一管理，确保城市建设按规划方案进行实施。因此，城市规划档案具有权威性，是城建档案中的“龙头”档案。

2、档案管理要求

城市规划档案建立的标准是依据《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国政府实行“一书两证”的规划审批管理制度，即项目建设前期应取得城市规划行政主管部门核发的建设项目选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。一个建设项目从开始立项到整个工期结束过程中会不断发生属性的变化，例如容积率的调整，规划设计图纸的变更，建设用地使用性质的变更，建设工程的翻建、改建、扩建、项目产权变更以及道路改造等等。上述这些变化过程当中，同时也要求城市规划行政主管部门不断变更已经存档原有规划审批档案，从一个项目建立档案的完整性出发，在对城市规划档案的管理过程中，就要求城市规划行政主管部门从始至终保持一个动态跟踪的机制，只有这样才能保证城市规划档案内容的详实、完备、准确、无误。因此，动态管理是城市规划档案管理的基本方式和要求。

3、城市规划档案管理存在的问题

3.1档案管理人员的管理观念陈旧

很多档案管理人员认为城市规划档案管理工作没有什么价值,那么这种工作态度也就导致了在具体的管理工作中心态过于浮躁。而且，城市规划档案管理人员的专业知识水平普遍不高，知识结构单一，业务素质低下，对档案的整理、搜集、装订和归档业务非常生疏，对一些关键性的档案材料不知道如何归类和鉴定,这就造成了档案的关键性材料得不到有效地归纳和整理,极大地阻碍了城市规划档案管理工作的开展。

3.2城市规划档案管理的相关设施不健全

很多城市的城市规划档案管理工作部门没有健全的硬件设施，缺少档案管理必备的基本软件条件，没有专业的档案管理室或者档案管理室潮湿、阴暗，导致相关的城市规划档案发霉变质等,影响了这些档案的页面美观和文字显示效果。在一些经济欠发达的城市基本没有城市规划档案管理部门，而是将相关的档案管理工作交给建设局、文物局来处理，这极大地影响了城市档案管理工作的科学性和有效性。

4、加强城市规划档案管理工作

4.1导重视是搞好规划档案管理工作的关键

抓好规划档案工作。需要有关领导在档案库房及相关设备等方面给予必要的保障。

1）在办公用房相对紧张的情况下，应保证库房面积，并投入大量资金购置密集架等档案装具，设置了档案信息中心，实行集中统一管理；

2）应责成专人将现有的规划图纸、资料等输入微机，实行微机辅助管理，使每一个规划项目、每一个规划成果形成的档案资料都方便可查。

4.2提高规划档案管理人员的综合素质

1）档案管理人员要具备较高的政治素质和自身修养，具备丰富扎实的业务知识；

2）要切实抓好各环节业务工作。要努力拓宽收集渠道，保证收集材料的全面完整、真实可靠。要明确归档范围，严格遵守各项立卷归档制度，及时整理立卷。要熟悉馆藏，对所管理的档案资料做到了如指掌，不断提高服务质量和服务水平。档案管理人员要紧跟时代发展的步伐，要学习双方面的知识，要不断学习有关规划建设方面的法律法规并尽可能多地接触了解规划建设业务，同时要学习新形势下档案管理方面业务。只有不断提高档案管理人员的综合素质，拓宽档案管理人员的知识面，才能适应工作环境，驾轻就熟地干好此项工作。

4.3挖掘城市文化特色

挖掘城市文化特色，服务重点地区规划编制。规划档案中蕴含了深厚的城市历史文脉。对规划档案中城市历史文脉进行深入挖掘和对重点地区现状进行系统分析，是研判未来城市发展重点项目和目标方向的基础支撑。

如在上海世博会园区选址规划过程中，有关人员对规划档案中的上海历史人文风情在空间上的具体体现进行了挖掘、分析和提炼。对档案的开发利用，为世博会园区规划中提出的借力世博契机，帮助黄浦江沿岸大型造船工业整体外迁，实现黄浦江沿岸能级全面提升，保护城市历史遗存，使历史遗存与地区功能、景观融为一体的目标提供了档案支撑。现在，黄浦江沿岸的造船、航运等产业功能已经被世博园区这样更为怡人、更具亲和力的文化地标所取代，上海的母亲河—黄浦江沿岸的文化脉络和“里弄风情”都得到了很好的传承。

4.4建立统一的档案信息标准

现在几乎各个省、市、县都有自己的档案管理标准，这样多种标准同时存在会严重削弱国家标准的执行程度，造成地方标准与国家标准不协调，最终阻碍一个全国性的档案信息资源管理系统的建设，也会造成档案资源的大量浪费。因此，应该加强国家标准的落实和宣传，使得该标准在各个地区都能够得到有效的实施和开展，减少人力资源浪费和物质资源浪费，避免档案管理信息化过程中的重复性和盲目性，提高档案管理信息化系统的质量，有利于城市规划档案高效性管理和档案资源的优化配置。

4.5开发档案管理智能化软件系统

应该集中优势资源来开发一套各个地市通用的智能化软件管理系统，为城市规划档案管理的全国性分布式信息资源数据库的建设奠定基础，避免各个地区在档案管理软件开发方面的重复性资金投入。通过这套智能管理系统来实现全国档案管理工作的统一化管理，使各个级别的档案管理部门之间实现高度的和全方位的资源共享，为政府的城市规划行政管理工作提供更加科学和有效的档案资源方面的智力支持。

4.6加强对城市规划档案管理的制度建设

一个严格、科学、合理的管理制度是实现档案管理工作高效运行的基础，城市规划档案管理部门应该制定更加严格的制度标准，使得工作人员的每一项具体工作都能按照章程有条不紊地进行，当工作出现问题的时候及时追究相关工作人员的个人责任，将造成的损失降低最低，促使工作人员提高对档案管理工作的责任感，对于激发其工作热情也具有积极意义。

5、结束语

总之，如何对这些不断增多的城市规划档案资料进行充分的整理归档和开发利用成为了每一个管理人员面临的课题。

参考文献

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