电力工程档案数字化管理探讨

电力工程档案数字化管理探讨

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1国网安徽省电力有限公司物资分公司安徽合肥230022

2国网安徽省电力有限公司宣城供电公司安徽宣城242000

摘要：电力工程数字化档案管理工作的稳步开展将能更好地服务于生产实践活动，增加工程经济效益，增强电力企业的综合竞争实力。本文从电力工程数字化档案管理的意义分析入手，重点介绍了一些电力工程档案数字化管理实施策略，符合当前电力工程档案管理的发展趋势，对于今后电力工程档案数字化管理目标的实现具有一定的指导意义。

关键词：电力工程；档案；数字化管理

引言

随着社会经济的不断发展，我国已经全面进入互联网时代，信息技术的应用面也更加广泛，电力档案是一种信息资源，详细记录了企业发展过程中的所有数据、资料等各种信息，对企业的发展和规划有着不可代替的作用，因此要想在电子信息时代做好电力档案管理工作，首先应该重视档案管理的创新，从而为档案管理做好服务工作。

1、档案数字化概述

开展档案信息化综合建设工作是充分发挥档案信息资料优势的途径，是档案管理的重要趋势，同时数字化管理方式更是顺应时代发展需求的必然方向。档案数字化管理工作能够合理有效地保存具有较高利用价值的档案资料，如文本、视频、图片等，通过拍摄、扫描、挂接、上传到相应的档案管理软件中，推进数字化的整合、保管和备份工作持续有效开展，从而可以更好地提升档案管理和应用水平。

2、电力档案管理问题分析

2.1、电力档案信息化管理进程有待提高

随着我国互联网技术的快速发展和在各行业中的广泛应用，使得不少电力企业已认识到“互联网+”战略的重要性，为适应互联网时代的需要，其已经开始着力于电力档案管理信息化建设，但实践证实，电力企业的档案信息化管理工作进程较为缓慢，主要原因在于管理规划较为简单，在档案信息化管理方面投入的资金较少，未引入完善的配套设施，从而难以提供及时、便捷、高效的查询和检索服务，进而导致电力档案信息化管理的操作性、实用性和可靠性降低。

2.2、档案管理人员信息化工作水平普遍不高

虽然，当前不少电力企业在档案管理工作中已逐步引进了互联网、电子计算机等信息化工具，但受档案信息化建设管理人员的专业水平参差不齐、信息化工作水平普遍不高等因素的影响，使得其在实际管理工作中对信息化系统工具的利用能力不足和利用率不高，从而难以推动电力档案管理信息化进程快速发展。

3、电力工程档案数字化管理途径

3.1、重视档案管理流程创新

在电子信息时代，档案管理人员在进行档案管理过程中需要结合信息化管理理念，不断优化管理流程，具体流程优化措施为以下几点：第一，将档案管理工作进行细分，明确档案的收集、管理、利用等核心工作。第二，档案管理人员在工作过程中，对档案的接收时间、格式等明确规定，有效提高档案管理的实效性和可靠性。第三，档案管理时需要优化数字化档案的保存形式、利用方式等，便于档案的归档、管理和查阅等工作。同时在档案资源开发过程中，还要明确电力档案开发范围和利用方式。第四，在电力档案管理中需要制定科学的数字化档案管理标准，对于相关的操作流程进行完善，主要工作内容包括各部门业务系统与档案管理系统之间的对接端口设置，对档案接收标准进行制定，从而有效提升电力档案的收集、归档以及整理效率。

3.2、以资源数据库的形式构建档案资源管理平台

大数据时代档案的收集需要保障尽可能的资料相详识，内容尽量早到全覆盖。因此，档案信息的分类要按照一定的秩序和规范，形成就有特色的数据库。并且在各种类型的档案纸质文本数字化，处理扫描的过程中要保证数据库资源的质量。另外，在对档案信息进行数据库建设工作是一项细致的、繁琐的工作。只有尽量保障数据库的建设过程中的失误率，才能更好地位数据库建设服务。在数据库建设过程中要明确电子文件归档和接收要求，确定归档范围和保管期限，保证电子文件格式规范、元数据合理有效、收集齐全、整理有序。档案管理部门与各个系统信息服务单位的对接工作要更加细心，确保嵌入档案移交、接收、归档等接口，做好档案数据的前端控制，为实时归档、查借阅服务顺利进行做好前期建设工作。最终将数据库形成一个开放的档案资源共享平台，通过平台的与各级档案馆建立连接，达到资源的共享，服务社会的目的。

3.3、提升档案管理人员信息化工作综合水平

档案管理人员信息化工作水平的高低对电力档案管理工作质量具有直接的影响，为全面提升其信息化工作水平，首先就需做好档案管理团队建设管理，选聘档案管理人员时需综合考量其专业知识、业务水平、互联网操作技能等，再择优录取，为提高管理人员工作积极性和业务水平，还需定期组织其参加业务技能培训、互联网应用技术培训、实训操作考核，对考核成绩较高者还需给予外出深造和一定的表彰。为促进管理人员能全面认识到档案管理工作的重要性和对自身的工作责任进行明确，还需不断加强电力档案管理人员的职业素质培养，以不断提升管理人员的职业道德、敬业热情、工作责任感等，这样其才能更好的投入到档案信息化管理中，从而推动电力档案信息化管理获得健康、快速的发展。

3.4、新生档案的数字化管理

一是科学开展重要文书档案数字化处理工作。凡是电力工程运行环节中出现的文书档案资料，都要做好纸质档案和电子档案的保存，通过扫描、上传保存在企业内部的档案信息系统中。电力工程的生产建设资料、照片、视频、实物档案，都需要保证百分百的数字化处理[1]。购置专门的管理设备，加强智能库房、数字化图书馆的建设，任何资料进入档案管理系统之后，都需要进行电子化备份处理工作，重视科技档案的建设，良好结合用户的需求，提供专业化、个性化的服务。二是加强档案细节化处理工作，实现全方位的数字化管理目标。按照一定顺序，分批次、分期实施数字化处理，保证纸质档案、重要特种载体档案均能纳入到数字化建设体系之中。电力工程的全过程信息、资料都需要做好纸质文本和电子文本的记录工作，大力推广电子档案数字化档案管理的引用，形成健全的档案管理体系。

3.5、拓展档案宣传方式

大数据时代下,网络是一个很重要的载体。档案网站虽然提供了一种宣传方式，但互联网上还诞生了很多其他的新兴媒介，它们同样也都是档案部门可以利用的媒介形式，如博客、微博、微信等。档案部门可以通过“搭车”、“借力”的方式，利用其它部门已先入为主拥有了一批粉丝或关注者的事实和优势帮助档案部门向这些粉丝和关注者进行宣传，然后经过粉丝或关注者的转发互动，来挖掘更多的潜在档案利用者。档案部门在新媒介环境中开展档案宣传工作时，需要同时利用传统媒介和新兴媒介，双管齐下，相互融合，发挥各自的优势，弥补对方的缺点，以尽可能多的途径和方式将民众感兴趣的档案内容传递给民众，时刻感受到档案的气息。

结束语

电力工程档案数字化管理是社会进步、科技发展的重要产物，在提升档案管理水平方面具有积极意义。全面有效提升电力工程档案数字化管理的整体水平，要注重结合当前档案信息管理工作的开展情况，不断转变和更新管理理念，积极引进先进的管理方式和手段，完善电力工程档案信息管理系统，提供个性化档案管理服务，以及培养专业化的复合型人才，将能起到良好的效果。

参考文献：

[1]叶沃力.电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].办公室业务,2019(10):88.

[2]言冰.基于服务理念的供电企业档案管理工作创新[J].办公室业务,2019(10):135.

[3]杨希玲.“互联网+”形势下电力档案管理模式研究探索[J].现代经济信息,2019(10):34+36.

[4]彭玲.电力工程档案数字化管理探讨[J].城建档案,2019(05):28-29.

[5]韩新玲,刘谣.信息化档案管理体系的构建与实施[J].中国电力企业管理,2019(14):48-49.