浅析电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势

浅析电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势

钟青贵1武有文2宁攻伟(通讯作者)3

1云南省农业科学院热带亚热带经济作物研究所云南保山678000

2云南省农业科学院热区生态农业研究所云南元谋651300

3云南省农业科学院茶叶研究所云南勐海666201

摘要：在新时期社会主义建设工作当中，事业单位的发展面临较大的机遇和挑战，只有优化内部管理模式，才能促进社会服务质量的提升。随着事业单位人员变动频率的提升，对其人事档案管理工作提出了新的要求，只有转变工作理念与思路，才能为事业单位的长远发展奠定基础。尤其是随着信息数据量的增加，电子化已经成为人事档案管理的发展趋势，是减轻工作人员负担、提升工作效率的有效途径。本文将通过分析电子化在事业单位人事档案管理中的意义与问题，探索电子化在事业单位人事档案管理中的应用措施。

关键词：电子化；事业单位；人事档案管理；发展趋势

在记录事业单位人员工作情况、个人经历、业务能力和社会关系等方面，人事档案发挥着至关重要的作用，同时也是单位开展人力资源管理工作的主要依据。尤其是在新时期事业单位的发展过程中，应该通过制定合理的人事档案管理工作计划，满足单位各项工作的实施，比如人才招聘与培养、人力资源优化配置等等，促进其服务工作质量的提升。在传统管理模式下，人事档案往往是以纸质形式进行存储、保管和利用等，严重限制了其功能与价值的发挥，不利于人力资源管理工作的开展。因此，应该加强档案管理的电子化建设，减少工作中出现的纰漏与错误，保障人事档案资源的真实性与全面性，同时提升管理工作效率。从实际情况出发，构建人事档案管理的电子化发展规划。

一、电子化在事业单位人事档案管理中的意义

在人事档案管理当中加强电子化建设，能够实现对计算机的充分利用，不再局限于数据资料的存储，而是可以通过网络平台建设，为档案资源的高效化利用提供帮助。在对二次文献信息进行加工时，采用电子化设备能够提升工作效率，保障人事档案信息的时效性，为人力资源管理工作提供保障【1】。通过先进技术与设备的引进，实现对整个单位工作模式的优化，领导人员可以快速、便捷的调取档案信息，以增强决策的科学性与正确性。

二、电子化在事业单位人事档案管理中的问题

事业单位人事档案管理中缺乏有效的系统平台，导致各项工作的开展缺乏规范性与统一性。尤其是在软硬件投入方面不足，导致电子化建设缺乏强有力的基础支撑，限制了管理工作水平的提升。领导人员与管理人员对电子化建设的意义不够了解，导致在实际工作中缺乏责任意识，也是导致电子化建设推进困难的重要原因【2】。与此同时，管理人员的专业能力不足，无法运用先进的电子化设备与技术。缺乏针对性专业培训计划，导致工作人员的知识体系无法满足新时期人事档案管理的工作需求。此外，在电子化建设中也无法对相关档案资源进行充分开发与利用，信息共享存在阻碍。

三、电子化在事业单位人事档案管理中的应用

（一）加强系统的电子化建设

高效的人事档案管理系统，是促进其电子化发展的基础与前提，尤其是在大数据背景下，通过规范化管理系统，能够实现对多种数据信息的统一管理。对事业单位的基本性质与岗位需求等进行分析，确保管理系统的模块与功能设置符合实际工作需求，增强电子化建设的实效性。应该为系统建设提供充足的资金支持，并做到专款专用，明确人事档案管理工作的目标与方向，实现对电子化系统建设目标的细化【3】。与此同时，在电子化建设当中应该做到与时俱进，提升管理系统的智能化水平，促进管理工作与系统的有效融合。同时，人事档案管理系统会受到外界因素的影响，导致其安全性面临较大的威胁。因此，应该采用先进技术加强网络安全的维护，防止黑客、木马病毒等对数据的盗取与破坏，保障事业单位人事档案的安全性，避免人员信息泄露的问题出现。

（二）重视软硬件建设

在人事档案的电子化建设当中，应该重视单位的软硬件建设，为工作开展提供基础保障【4】。领导人员应该对当前设备进行逐步更新与替换，引进先进设备，促进人事档案管理工作水平的提升。在实际工作当中应该由专业人员负责，以层次化管理手段发挥软硬件的功能与价值。微机室应该保持独立性与先进性，通过对电子档案进行存储与保管，替代传统的纸质档案，防止出现档案遗失等问题。应该加强微机室网络建设，保持常年网络畅通，增强信息录入、分类、统计、保密和修改、查阅的便捷性。在软件系统构建当中，应该由专业技术人员负责，确保其具备良好的升级空间，以便适应事业单位未来发展的趋势。

（三）完善管理制度

为了确保电子化建设工作的有章可循，应该加强制度建设，促进工作规范性与专业性的提升。相较于人事档案的传统管理模式而言，电子化管理呈现出新的特点，因此管理制度也应该与时俱进，实现创新与改革，使其更加符合当下工作开展的需求。事业单位应该加强对人事档案保存、查阅和使用的监督管理，防止不法分子通过违规手段获取机密信息，对事业单位的发展造成负面影响【5】。建立完善的奖惩制度，对于在电子化管理中表现优异的员工进行物质与精神的双重奖励，适当惩罚态度散漫和懈怠的员工，增强其工作积极性与主动性，为电子化建设注入活力。

（四）提升电子化人才素养

事业单位人事档案管理人才的专业素养，是决定工作成效的关键因素，尤其是在电子化发展的过程中，对于管理人员提出了更高的要求。事业单位应该意识到人才在工作开展中的重要性，通过建立有效的约束与激励机制，实现人才的吸引与留住，防止在电子化建设中出现人才短缺的问题。这就需要建立完善的人才招聘机制，通过多种途径吸引高水平人才参与到管理队伍的建设当中，为人事档案的电子化管理注入新的活力【6】。同时，应该根据当前工作中遇到的问题及岗位需求，制定针对性专业培训计划，使其在掌握丰富的管理知识与技能的同时，对先进的网络信息技术进行深入学习，了解不同技术与设备的使用方法。

（五）增强电子化管理意识

很多事业单位虽然配备了较为齐全的软硬件设施，但是由于人员电子化管理意识不强，导致其功能与优势发挥受到限制。为此，应该加强宣传与教育工作，使其明确电子化建设在事业单位发展中的重要意义。领导人员应该从资金、技术、培训和物资等方面提供大力支持，以身作则使用先进电子化设备办公。由专业档案管理人员负责各个流程与环节，通过完善的考核机制，对人员的电子化应用能力进行考核与评价，促进其电子化管理意识的增强。

四、结语

人事档案管理是当前事业单位发展中的关键工作，有利于实现人力资源的优化配置，提升单位工作效率与服务质量。尤其是在信息化时代，人事档案管理的电子化建设显得至关重要，能够减轻工作人员的负担，真正发挥人事档案的价值。但是，由于受到发展经验与理念的限制，当前在系统建设、人才培养和软硬件投入等方面依旧存在诸多弊端。为此，应该通过加强系统的电子化建设、重视软硬件建设、完善管理制度、提升电子化人才素养和增强电子化管理意识等途径，增强管理工作的实效性。

参考文献

[1]柴美汇.电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势[J].兰台内外,2018(07):63.

[2]陶玉琼.事业单位人事档案管理的创新探讨[J].办公室业务,2018(15):134-135.

[3]徐青.新形势下事业单位人事档案管理信息化探讨[J].办公室业务,2018(12):170.

[4]邹晓春.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].办公室业务,2018(04):165.

[5]高媛.关于事业单位人事档案管理的问题及其电子化建设的探讨[J].现代经济信息,2017(21):92.

[6]邹丽敏.强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考[J].办公室业务,2017(20):170.