刍议文书档案的科学化管理策略

刍议文书档案的科学化管理策略

艾华

艾华

四川省达州市市政工程管理处

摘要：文书档案管理是档案管理工作中的重要组成部分，是用文字形式记载文献历史的重要材料，随着档案信息化建设的不断加快，尤其是计算机技术和网络技术在档案管理中发挥着越来越重要的作用。在新的发展形势下，如何提高文书档案管理工作的效率，促进文书档案管理工作的科学性成为人们关注和研究的热点。基于此，本文对文书档案的科学化管理策略进行了探究，以期为文书档案管理工作提供一定的参考。

关键词：文书档案；科学化管理；管理策略

档案是记载历史发展的载体，随着社会的不断发展，文书档案需要记载的内容不断增加，并且人们对文书档案管理工作的效率和有效性提出了更高的要求。在这种情况下，运用科学的方法对文书档案进行管理，不断提高文书档案管理工作的水平，确保文书档案管理的准确性和有效性成为人们研究的热点，这也是新时期文书档案管理需要解决的重要问题。因此，对文书档案的科学化管理策略进行探究和分析具有十分重要的现实意义。

一、做好文书档案科学管理的保障工作

做好文书档案科学管理的保障工作是文书档案实现科学化管理的重要基础。首先，要确保文书档案管理工作的法制化、制度化和规范化，这是文书档案管理工作的重要保障，也是开展文书档案管理工作的重要依据。目前文书档案管理工作遵循的有《档案法》、《档案法实施办法》、《机关档案工作条例》等相关的法律法规规范，另外有的单位和企业还会根据自身的业务特点提出相应的文书档案管理规范和制度，这些都是文书档案管理工作的必须遵循的基本规程，对文书档案管理的各个环节都起到十分重要的规范和指导作用。其次，文书档案管理工作是十分琐碎、随机性较强的工作，在开展文书档案管理工作的时候，要根据自身的实际情况，遵循一定的档案管理原则进行文书档案管理，并且随着业务的不断开展，文书档案管理还存在着有序管理和取舍的过程，在这些过程中要做到科学判断、规范有序，确保文书档案的真实性、准确性，为其他相关工作的开展提供可靠的支持。另外，一定要做好文书整理工作，这是文书档案管理的基础和工作，也是文书档案管理的重要组成部分，在面对各种各样的文书的时候，要严格按照相应的整理规范和标准对文书进行整理，不同性质的文书档案要依据不同的整理规范开展档案整理工作，其中文字档案整理要依据《归档文件整理规则》，图片档案整理要根据《照片档案管理规范》，音像资料文件档案整理要依据《磁性载体档案管理与保护规范》等开展，从各个方面确保文书档案管理的整体性、系统性和规范性。

二、运用科学技术开展文书档案管理工作

（一）文档一体化管理模式

文档一体化管理模式是将文书处理工作和档案管理工作交由同一个部门负责，过去文书处理和档案管理分开的管理模式不仅容易出现档案管理错误，而且还会影响文书档案管理效率。文档一体化管理模式的出现是随着经济社会发展对文书档案管理效率和准确性要求的基础上发展起来的，将文书处理和档案管理整合为一个统一的整理，进而提高文书档案管理工作的工作效率，使得文书档案管理得到有效地管理和控制。在文档一体化管理模式下，文书处理工作成为文书档案管理工作的重要组成部分，并且是文书档案管理的起始工作，因此文书处理工作的科学性和有效性对文书档案管理的质量产生直接的影响，在这种情况下，要想保证文书档案管理工作的科学性和有效性，就必须更加注重文书处理工作的规范性，要按照相应的制度规范进行文书公文处理，不仅能够提高文书处理的科学性，而且能够实现文书档案管理的超前控制，充分发挥文档一体化管理的优势。

（二）运用计算机技术进行文书档案管理

随着档案信息化管理建设的不断推进，档案管理的工作模式和形式都发生了革命性的变化，计算机管理操作代替了传统的手工档案管理方式，而电子形式的档案在当前的档案存储中发挥着重要的作用。在这种情况下，运用计算机技术进行文书档案管理具有十分重要的现实意义。首先，运用计算机技术进行文书档案管理能够有效地减轻文书档案管理工作者的劳动强度，有效地提高文书档案管理的工作效率。其次，运用计算机技术对文书档案进行管理能够优化文书档案管理环节，例如在对归档文件进行修改的时候，传统的档案管理模式要进行拆卷重做，会耗费大量的人力物力财力，而运用计算机技术只需按照相关要求操作鼠标、键盘等就能够轻松的完成，便于操作，而且高效。

运用计算机技术进行文书档案管理的要注意以下两个重要方面。首先是电子文书档案的归档和接收工作。在进行电子文书的归档和接收工作的时候，要在每一份电子文件后附上相关的静态数据信息和动态数据信息，其中静态数据信息是指电子文件的基本情况，包括基本的属性信息、文件存储格式等，动态数据信息是指电子文件的创建、审核、下载、存储等整个管理过程参数。其次是电子档案的存储和备份工作，在电子档案的存储方面，应当选择通用的、主流的电子文件存储格式，确保电子档案的可用性。另外要对电子档案进行相关的保密处理，尤其是不能对外公开的电子档案，需要做好相关的保密工作。最后要用其他电子存储设备对电子档案进行备份，以备不时之需。

三、不断提高文书档案管理工作的综合能力素质

文书档案管理工作者的综合能力素质是实现文书档案观念科学化的重要保障。首先，文书档案管理工作者要具有高尚的职业道德修养，文书档案管理工作具有乏味、枯燥、重复性高的特点，这要求文书档案管理工作者要具有极度的耐心、要细心，要在比较沉闷和乏味的工作环境中坚守岗位职责，确保文书档案管理的准确性。其次，文书档案管理工作具有较强的专业性，并且在档案管理中占有十分重要的地位，对工作者的专业知识和专业技能提出了很高的要求。文书档案管理工作者还要注重自身专业知识和专业能力的提高，要熟悉相关的法律法规，并且要按照相应的制度和规范开展文书档案管理工作，尤其是当前文书档案的信息化管理手段对文书档案管理工作者的计算机操作能力提出了更高的要求，工作者要不断的进行学习，努力提高自身的工作能力，适应文书档案管理信息化管理的需要。另外，文书档案管理工作者还要做好文书档案管理的基础工作，包括文书档案分类、归档、维护、电子文档的备份等，对原有的文书档案进行优化和完善，确保现在进行的文书档案管理工作准确无误，并且要注重文书档案的检查修改工作，及时发现文书档案管理工作中存在的问题，尽量将损失降到最低。

四、结束语

文书档案管理是档案管理的重要组成部分，能够为单位企业的发展提供可靠的资料支持，随着科学技术的发展，文书档案管理工作呈现出新的发展趋势。在这种情况下，要想实现文书档案管理的科学化，要从文书档案管理规范、科学化的管理方式和文书档案管理工作者等多个方面采取积极措施，不断提高文书档案管理的有效性，促使文书档案管理工作走上科学化管理的模式。

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