浅谈医院建立档案网络化管理的重要性

浅谈医院建立档案网络化管理的重要性

苏丽华

苏丽华（哈尔滨市急救中心，黑龙江哈尔滨150001）

摘要：二十一世纪是信息与高科技应用发展的时代，医院档案向信息化管理方向发展是趋势。本文就医院档案管理网络化问题进行了探讨，分析了其对医院档案管理工作的重要性。

关键词：医院；档案管理；网络化；档案；资源

医院档案信息资料是医院信息载体，是医院管理的组成部分，信息资源做为医院最为宝贵的一大资源，能否对其进行合理化管理，将直接影响到医院的生存与发展。医院的医学信息资源，都会对医院分散、庞杂的信息资源进行收集、加工，使其能更地为面的为医护人员服务。医院档案包括文书档案、人事档案和病案等，管理传统的工作模式和方法已不适合当前管理需要，现在急需现代化的科学管理。医院档案信息资料管理应从封闭式转变为开放式、计算机网络化管理，才能体现出医院档案的价值，只有科学的档案管理才能为医院的医、护、教、研和管理服务。

医院信息网络化建设是以计算机、通信技术和数据库为其构成要素，以资源共享和开发为目的。将图书、档案、病案信息整合加工，检索平台和搜索引擎，使医护人员能够在办公室，医院计算机网络，随时收集、添加、改动信息资源。

1计算机网络技术对医院档案工作的作用

1.1档案载体和档案服务多样化

档案内容及载体多样化、档案信息量的骤增、档案信息服务等，传统的档案信息服务已不利于新时期档案事业的发展。档案信息资源、社会信息资源的地位和作用越来越显露。互联网信息资源的共享，计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务，服务可多途径地获取档案信息，提高了工作效率。

1.2档案收集自动化

收集是档案管理工作的起点和开端，是整个档案管理工作的基础“信息网络技术的发展，电子档案有许多不同于纸质档案的特点”它可以施行前端控制，逻辑收集归档是实时的；在档案正式和收到的，都可以网络来传输，为档案收集工作开辟了一条新途径；网络技术，采集站点的数据信息，节约了收集信息的时间，而且在尽大的范围内储存档案的内容。

1.3档案管理人员专业化

工作的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战，不仅是对知识和技能要求，更是在观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念和管理经验。工作的特殊性，档案管理人员是档案信息的拥有者，有着珍贵的信息资源，并且承担着信息资源开发、加工和利用的任务。其日常的工作已越来越依赖于自动化的档案系统，档案工作不再是滞后、被动的。在知识经济时代，全新的计算机网络下的档案工作，对档案管理人员创新意识，培养信息能力和开发能力都有很大的提高。

2医院档案网络化管理的内容

2.1文书过程和归档网络化管理

文书工作是档案工作的基础，文书过程的好坏直接影响着档案的内在质量。为新形式下的工作需求，把每天收到的文件用计算机登记，批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅和催办。若传阅文件未返回，催办程序会发出信息，提醒承办人阅文，并对完毕的文件随时预立卷整理。发文过程也可网络，由拟稿人将稿件输入计算机-办公室审核-签发人签发-办公室修改、缮印、盖章、分发-信息中心归档，原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以，大大减少了文书的工作量，减轻了档案人员的负担。

2.2人事档案网络化管理

社会信息化进程的，迅速地人事档案信息尤为，人事档案的特点，运用现代化手段，和人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，人事档案的管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，查阅统计、档案变更、报表、系统等多种功能的管理。

3档案管理计算机网络化的建议

3.1更新档案管理人员的观念是关键

档案综合管理是医院现代化管理的组成，只是医院主体医疗管理的辅助，但却是医院决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的，原档案管理模式在许多当前的档案信息化建设中越来越不适应。这就需要更新观念，对档案工作的思想认识；档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、的管理模式，过渡到计算机网络化管理，档案管理在医院整体信息化建设和科学决策中起到关键的作用。只要更新观念和领导的大力支持，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。

3.2网络设备先行是基础

网络化发展，硬件先行。硬件建设要有前瞻性，要一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存和应用为主，在选择技术和产品时应选择先进性、可即时扩展且易于操作的，医院建设微机局域网络，但微机局域网的要高起点，富于规划，不但内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来进行信息的输出。

医院局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案在规范室藏的基础上局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入，扩建医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书、电子论坛、公布、档案查阅等内容，即医院信息中心档案管理网络。档案资料的在线，要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。

3.3档案人员的高素质是必备条件

计算机技术的发展，是网络技术的应用着传统的档案管理模式，要求档案人员在收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作中，都具备很高的素质。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备的计算机网络知识及运用操作能力。而医院现档案专业人员知识结构较为单一，是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。所以档案专业人才的培养就显得更为重要了。学习和培训，档案干部队伍的综合素质，才能更好的适应计算机技术、信息技术发展的需要，才能发挥档案计算机管理的优势，这是当今档案管理现代化发展解决的问题。

综上所述，档案管理使用计算机应用已成为医院现代化进程不可缺少的重要环节。只要我们不断提高对档案管理意义的认识，健全档案管理制度，充分应用计算机技术建立医院信息一体化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，以满足医疗、教学、科研工作的需要，就能实现档案信息资源的共享，使档案信息资源在医院现代化发展过程中发挥更大的作用。