浅谈档案库房管理及现代化建设

浅谈档案库房管理及现代化建设

梁欣怡

中山市坦洲镇住房和城乡建设局广东中山

摘要：随着社会以及科学技术的发展，档案管理迎来了更大的机遇与挑战。在新的时期，档案库房管理工作要不断与时俱进，推广现代化技术。从其工作流程来看，包括了档案资料的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和归档、检索与研究。对于档案管理者而言，每天所从事的正是将混乱无序的档案资料、分散质杂的内容进行统一的整合，按照统一的管理要求进行排序和归档，便于使用者查询和借用。

关键词：档案库房管理；常见的问题；现代化建设；策略：

一、档案库房管理的现代化建设重要性

档案库房现代化建设是要将单位员工与单位各种资料转化为电子文档进行有效地管理与应用，建立完备的档案资料数据库，同时，建立具有现代化管理手段的档案储存和保护的库房。随着新兴技术在各个领域快速发展与进步，档案管理中也逐渐运用到现代化技术，并逐渐不断推广。档案库房的现代化管理要求利用计算机处理来做好档案的保管工作，利用现代化设备来保护各种档案资料，通过计算机网络和系统方便档案利用者查阅各种信息资源。档案库房管理的现代化不但能够提高档案库房管理的安全性能，还能节约人力物力，提高档案管理工作的效率，延长实体档案的生命。

二、档案库房管理中最常见的问题

2、1不能确保档案库房的安全性

档案库房的管理是档案保密工作的重要环节，库房管理的安全性将直接影响者档案管理的安全性与完整性。对当前我国大多数的档案管理库房进行调查就会发现，档案库房位置的选择极其的不科学，有很大的安全隐患，很容易发生一些事故。而且很多在档案库房的设计上缺乏档案管理的安全性意识，投入的资金不足，在设计的过程中偷工减料，导致档案库房的安全性不够高，其次就是档案库的基础设施不够完善，没有监控系统和报警系统，不能做到全面的监控。

2、2档案库房没有健全管理体制

目前我国很多的档案馆都没有健全的管理体制，在档案库房的管理上有很大的盲区。档案库房的管理必须要定期的进行检查与清洁，这能有效的消除单圈隐患，然而在实际的管理上由于档案管理员自身的素质不够高，没有认识到档案管理的重要性，在管理上没有投入大量的精力和时间，导致在管理上存在很多的盲区，这都是导致档案库房发生事故的最主要的原因。在档案库房管理上最常见的问题就是：

（1）部分档案人员不能做到每天对档案库房进行检查，确保档案库房干净整洁、室内温度适宜等；

（2）很多管理员把管理库房当作杂物间，在库房储存杂物；

（3）非管理人员自由的进出库房；

（4）库房的设备不够完善等等其它一些问题，这些都是影响档案管理安全性最主要的因素。

三、档案库房管理现代化建设的策略

（1）提高档案管理建设目标，完善库房管理制度。档案库房现代化建设，要目标明确，科学规划，有序推进。规划要结合单位实际情况，制定档案库房管理现代化的近期目标与长远规划，注重档案管理工作现代化的实用性与灵活性，推动档案库房管理工作的可持续发展。此外，档案管理现代化建设要“以人为本”，做好档案管理工作的现代化就必须不断提高档案人员的职业技能，加强档案人员培训，让其了解和知晓现代档案库房管理的最新模式。

完善档案管理相关制度，是提高档案库房管理水平和确保档案资料安全的必要保证。通过制度的完善和制定，明确库房保管档案的范围，制定库房建设的技术标准，强化档案资料进出库房登记管理制度，最大程度保证实体档案的安全，电子档案数据的安全。

（2）运用现代化手段武装实体档案库房。档案库房要具备防火、防火、防光等十防要求，在硬件上让档案库房具有这样防护条件的同时，还要利用现代化的手段让库房具有现代化意义的十防要求。一是选用电动化档案装具，电动密集架。随着库存档案数量的增加，保存档案的密集架的数量也会越来越来多，越来越重，为减轻库房管理人员工作量，方便借阅，建议安装电动密集架，并与电子标签系统配合，实现电脑系统查找到档案同时可自动打开档案所在密集架的位置。二是恒温恒湿消毒一体的设备保证库房的温度湿度，在档案库房里安装摄像头、温度传感器以及湿度传感器等设备，这样设备通过网络实时传输到值班室的监控屏幕上，档案库房管理人员可以随时监控到库房中的情况。同时利用数据处理系统处理各种传感器传输回来的数据，并在数据处理程序中设定相关温度、湿度等预警值，超出预警值就发出信号提醒档案管理人员，这样工作人员就能及时采取措施，实现档案库房的自动化管理。三是选择合适的消防设备。随着消防技术的进步，档案库房里的消防设备也越来越现代化、自动化。灭火介质也在不断变化，从当初的气态二氧化碳，到七氟炳烷，再到目前正在大力推广的雾化水，具体介质的选择也要根据库房实际情况而定。四是运用监控门禁设备做好防盗工作。利用门禁系统实现电子指纹开关门及远程开关门，通过授权只有相应权限的人员才可以进出库房，同时安装相应的监控设备，实时监控库房情况，记录相关人员的进出情况。

（3）建设并行的现代化电子资料库。为方便工作人员和档案利用者检索需要的资料，促进信息资料的有效利用，建设一个和实体档案库房并存的现代化电子资料库必不可少。通过对实体档案的电子化、信息化，将实体档案资料电子数据录入专用管理系统，储存持有的档案硬盘矩阵中，相关人员可以通过档案软件登录网页界面查询当前档案库房中资料的情况，包括是否在库房中以及何时归还等；而档案库房管理人员可以及时查阅某种资料被何人借走以及当事人借阅记录等，这样通过设置查看权限保护个人隐私等。建立完备的档案资料数据库，这样有利于档案管理工作的顺利进行，并且相比依靠纸质文档保存资料更有利于进行资料检索，而且节约时间与资金。

四、结语

综上所述，要实现档案管理的现代化管理，就应该实现档案库房管理的现代化。在档案库房管理工作中运用现代化技术，不但能够提高档案库房管理的安全性，还能极大程度地节约人力物力。不再依靠纸质文档保存资料，这样大量的档案资料就可以随时通过计算机检索出来，而且节约时间和提高工作效率。因此，相关工作人员应不断将现代化技术运用到档案库房管理工作中去，做到与时俱进，不断引进新技术。

参考文献：

[1]王岩松档案库房改造管理探讨[J]城建档案2015

[2]陈翔上海应用技术学院档案管理系统的设计与实现[D]电子科技大学2014

[3]赵迎红档案库房管理中现代化技术的应用研究[J]兰台世界2014

[4]陈英伟档案库房管理中现代化技术的应用研究[J]中华民居（下旬刊）2014

[5]陈显平晏勇陈红档案库房改造管理探讨[J]档案管2014