浅议建设工程竣工资料的管理

浅议建设工程竣工资料的管理

宋海霞

宋海霞

青海盛威建筑装饰工程有限公司青海西宁810000

身份证号：6301021980****0028

摘要：在我国的建筑工程施工中，竣工阶段的施工管理是非常重要的，直接关系到整个建筑工程能够顺利完工。竣工阶段的进行离不开完善的资料管理，由于整个建筑施工过程中的相关资料较多，各种图纸、单据、数据等的核算、款项支付、签证等工作都是依据相关的竣工资料完成的。因此，做好建筑竣工阶段的资料管理是非常有必要的。本文主要对工程竣工资料管理的重要性进行分析，并根据建筑工程竣工阶段的实际情况研究我国建筑竣工资料管理中出现的问题，针对这些问题提出几点有效的解决措施，以确保竣工阶段的顺利进行。

关键词：建筑工程；竣工阶段；资料管理

1、工程竣工资料管理的重要性

项目竣工资料管理的水平对施工企业经济效益有着非常直接的影响。项目竣工资料的管理周期相当于施工期，其管理的长期性对工程材料管理提出了新的要求：这将不可避免地要求建筑施工企业安排更多专业的、合格的信息人员，负责在施工过程中收集设计变更、技术验证、现场签证和违约索赔等原始数据并进行记录，为确定项目结算奠定坚实的基础。相反，如果平时企业的数据管理工作不到位，就会影响企业在竣工阶段的合法利益争取，尤其是在今天的法律社会中，其重要性可见一斑。此外，是否及时交付工程变更、及时办理现场签证，也影响企业的经济效益。这是因为现代建筑业是多学科、多专业的有机联系，各专业之间相互联系、相互制约。如果变更文件不及时下发，经常会导致返工重做和凿墙打洞，从而增加不必要的开支，影响了施工企业的经济效益，再加上建筑地下物的不可预见性也导致现场签证工作不可缺少，而现场签证是工程结算凭证之一。

2、竣工资料管理中常见问题

2.1日常的资料管理不规范

在建设项目的建设中，虽然企业在日常的资料管理也投入了大量的财力和人力，并开展了相关工作，但主要是针对工程进行的，只是为了满足日常工作的需要，没有考虑后续数据重组归档，管理层仍然缺乏专业化程序，标准化不足。部分信息的管理与保存不完整，或是由于保管措施不当、管理人员转移导致少量损失；一些资料在开始收集时就不合规范，举例来说，相关人员在资料管理过程中使用蓝色签字笔来进行签名，资料纸张的大小与材质不能满足相关要求。这就导致在最后整理竣工资料时，不得不补做与重做归档资料，浪费了大量的宝贵时间与财力人力。

2.2资料管理制度不健全

尽管已有许多资料管理系统，但其中许多系统并不完美，实施起来也不可行。例如，没有统一的文件和技术管理规定，也没有统一的文件编号。导致编号的规格大小各异，编整起来比较困难；没有定期的数据分类和分类系统，缺乏数据搜索功能；在查询系统中，数据保存和传输系统并不完善。由于施工项目的建设需要很长时间，人员可能会有很大的变化。没有落实好资料交接手续，最终遗失大量的资料，只有在后期补上，这对资料的归档整理工作相当不利。

2.3缺乏规范的签字制定

建筑工程资料的签字是带有法律效力和责任的。但是，在实际的工程资料签字时，有很多资料管理人员没有重视到这一点。某些时候，工程技术管理人员可能有事不在现场，其他在场人员就会按照他的字进行模仿签字。有时监理人员不愿意签字，但是施工单位为了应付上级检查，常常会任由资料管理人员代为签字。

3、加强工程竣工资料管理的对策

3.1完善工程竣工资料的专人化管理

在工程竣工资料整编中，施工单位发挥着重要作用。自从工程施工正式开始，就应当对施工过程资料的收集、整理、移交等工作实施专人化管理，确保相关文件资料不发生遗失。在对工程竣工资料进行专人化管理的过程中，应当根据国家主管部门对工程竣工资料做出的规定，并且结合工程的实际情况来设定针对性的管理制度。保证专人化管理不论是在文件资料的形成和日常管理上，还是在资料的整编和移交上都有规可守、有章可行。同时，根据施工中发生的新情况和新问题，对工程竣工资料的管理制度实施动态调整。举例来说，如果建筑工程不能设置专门的岗位来进行资料管理，就会导致建筑管理人员兼任资料管理人员，出现徇私或者资料管理不认真的现象，不利于竣工资料的正常使用与管理。

3.2促进各个部门之间合作与制约，并构建监督约束机制

对于工程竣工资料管理，由于施工单位涉及的各部门，有必要促进各部门的技术合作，同时继续建立相应的监督和约束机制，通过制度来保障各个部门和人员参与到工程竣工资料的全员管理中。具体而言，一旦施工部门完成相应的施工项目，应及时向质检部门报告并进行验收。另外，在项目完工数据管理中实施激励竞争机制，对已完成整个建筑项目竣工资料管理的部门人员给予必要的奖励，反之，则应当严厉处罚。加强日常数据管理工作，促使工作人员认识到基础资料的日常化和标准化管理的重要性，日常的建筑资料管理不仅降低了数据存档的难度和工作量，而且有助于最终项目完成数据管理的质量。

3.3工程竣工资料整编归入到工程进度计划中

在对工程进度计划进行制定时，应当在总体工程进度计划中纳入各个文件质量的检查工作，并且在工作实施中将文件资料检查视为重要的网络节点。对于整编竣工资料来说，经常会出现原始文件不齐全、不规范、不同一以及签名资料过于随意等问题。为此，应当从工程项目立项就开始做好工程项目竣工资料的管理工作，对竣工档案管理制度进行构建，尤其是重点工程的竣工档案建立。为了保证工程竣工档案的质量，必须加强工程合同的保管。总而言之，不仅要在工程进度计划中纳入工程竣工资料整编工作，还要重视档案管理的宣传工作，从而保证竣工档案资料的价值。

3.4提升专职档案人员的业务素质

对于施工单位来说，工程竣工资料管理的水平有赖于专职档案人员的业务素质。因此，通过在相关人员的档案管理培训，不仅要促进专职档案人员业务素质的提升，还要推动全体人员都可以配合好工程竣工资料管理工作，从而有助于竣工资料利用效率的提升，并且为单位创造更大的效益。借助于工程竣工资料宣传教育，正确在施工单位为营造重视竣工资料管理的氛围，为该项工作的长期开展减小阻力，也有助于专职档案人员工作积极性的提升，为工程竣工资料管理水平的不断提升奠定基础。

4、结语

总而言之，我国现阶段的竣工阶段资料管理直接影响了建筑企业的经济利益，因此，做好建筑竣工阶段的资料管理是非常有必要的。为解决建筑竣工资料管理中制度不规范、资料保存、签证不严等问题，还应该派遣专人进行资料管理，并提升管理人员的素质，监理相应的监督机制，确保竣工资料的合理利用。

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