浅谈档案管理现代化建设的初探

浅谈档案管理现代化建设的初探

郭金菊

郭金菊（济宁市第一人民医院山东济宁272011）

【摘要】准确把握新时期医院建设发展的特点，加强医院档案管理，通过合法手段和方式，对符合规定要求的档案资料、各种形式的文件载体进行规范化、合理化、科学化的管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务，也是提高医院经营管理水平的有效途径。

【关键词】档案现代化管理

在信息时代的今天，网络的触角伸向每一角落。各个领域、各行各业都在它的触动下发生着巨大的变化，医院档案管理工作当然也不可能依然故我。传统的手工整理归档档案管理办法受到了巨大的冲击。只有将档案管理工作从单机单用户、多机多用户发展成为医院一体的网络化管理体系，才能使综合档案管理得到最大化的传播与应用，获取更大程度的社会效益和经济效益。

1医院档案管理现代化的标志

医院档案管理是一项长期工作，其现代化管理的标志具体表现在4个方面：一是档案收集及时化。随着医院建设的快速发展，医院各类档案日益增多，如果不及时收集，容易遗漏有价值的档案，影响档案的质量，也不利于应用“举证责任倒置”原则处理医疗纠纷。二是档案管理标准化。是保证归档信息的齐全完整和有效利用的关键，除了归档技术层面上的规范化外，对医院档案工作的各个环节建章立制，严格标准，提高医院行政管理水平和工作效率。三是档案存储数字化。采用计算机技术将库藏的档案转化为电子文件，或采用光盘存档案，有利于对档案原件的保护、可复制和自动检索，具有存贮量大、保存时间长、分辨率高、不失真、成本低的优点。四是档案利用网络化。档案信息数字化不仅具有大量储存、快捷查询、可以拷贝等优势，还可以借助网络传输手段实现信息共享、远程服务，更方便、快捷地满足人们的需要，提高医院职能部门和业务部门的工作质量和效率。

2医院档案现代化管理的应对方法和手段

2.1做好档案管理人员的培训

根据《档案法》和《医药档案管理办法》等有关法律和法规，大力宣传档案管理的重要性，增强医院员工的档案意识，特别是医院领导干部的档案管理意识。同时，围绕医院中心工作，采用多种途径培训素质优良的档案管理人才，不断充实档案管理队伍。通过广泛开设计算机课程，普及现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术的教育，组织参加社会认可的计算机应用资格证书考试等方式，进行档案专业培训、继续教育、知识更新，提高档案管理人员业务和知识水平，对在岗档案管理专业人员进行定期考核，创造良好的档案管理工作环境，使更多的医务工作者自觉参与到档案现代化管理工作中来。

2.2加强档案规范化的管理

树立医院档案管理新理念，将医院档案管理纳入重要议事日程，作为医院建设发展的重要内容来抓，制定科学、完整、系统的管理制度和质量标准以及工作程序，改进档案管理的方法，对医院职能部门和科室的档案及时收集归档，进行集中统一管理。并建立相应的考核制度，逐级严格把关，责任到人，将医院档案管理纳入科室管理责任书之中，与医疗业务同步考核评价，将档案管理工作与职能部门、科室负责人业绩考核奖惩挂钩，明确职能部门和科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，使医院档案管理形成信息搜集及时化、管理标准化、存储数字化和利用网络化。

2.3建立档案管理的新模式

医院职能部门、科室配备计算机，具备医院档案现代化管理的硬件。充分利用网络技术，进一步完善优化医院档案信息网络化系统，已成为医院档案信息管理工作适应形势、加快发展的关键。因此，要依托计算机信息管理技术与网络技术，坚持以掌握新时期计算机信息管理与传统档案管理相结合，遵循符合档案管理相关标准，提供灵活的检索途径和方式，根据档案数据便于掌握和易于操作的原则，选择准确的医院档案管理软件，充分利用计算机、互联网等先进的手段，实现医院档案管理向网络化、数字化转变，不断提高医院管理现代化水平。近几年来，我院通过计算机网络把相关重要科室连接成一个整体，实现医院各部门、各科室之间的信息资源共享，特别是门诊、临床与档案管理部门之间的信息共享，提高了档案信息的准确性与实时性，降低了医院管理成本，提高了工作效率，同时也提高了医院档案管理的整体水平。

2.4档案管理系统全程跟踪

档案管理模式逐渐从以档案的实体保管为重点，转变为档案实体的数字化信息向社会提供服务为重点的过程。作为综合性、研究型医院，采用科学、合理的管理模式，把档案信息以统一规范的数据格式进行录入转化，把分散于不同载体的信息资源以数字化的形式存贮，确保档案的完整、准确、系统、安全、使档案发挥最大的效用，因此，我们尝试建立档案管理系统全程跟踪的过程。使综合档案利用更好地实现资源共享。

2.5重视档案开发利用

医院经营管理过程中形成的文件、方案、决议、实施效果，或招标方法、标书、协议、合同等，真实的反映医院的建设发展，是很有价值的归档材料[1]。要求档案管理人员树立强烈的服务意识，拓展归档范围，多途径、多渠道地开发档案信息资源，特别是要甄别档案的保存价值[2]，提高档案质量，加强服务意识，积极为临床医疗和医学科研工作服务。切实加强与医院职能部门和科室之间的联系，积极开展编研活动，编写各种专题汇编，并在医院网站上公布档案信息，提供多层面的信息，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，提高档案的利用率。

医院在出现医患矛盾时，医院病案在处理医疗纠纷中成为双方冲突和争执的焦点，为医院档案管理增添了新的内容。同时先进科技手段的广泛应用，也对医院档案管理提出了新的内涵。因此，准确把握新时期医院建设发展的特点，加强医院档案管理，通过合法手段和方式，对符合规定要求的档案资料、各种形式的文件载体进行规范化、合理化、科学化的管理，不仅极大地提高了档案利用率及管理工作效率、且对节省人力、物力及设备的投资也大为有益。专业计算机技术人员在参与档案现代化管理改革过程中，也发挥其专业技术优势，对设备的投资和建设提出合理化建议与要求，使重复投资、重复建设和重复劳动的现象得到很大程度的控制与避免，以低成本取得高效益，在既满足工作需要，又不致造成人力财力浪费的前提下，加速档案管理工作现代化的程度与发展。是医院档案实行现代化管理的根本任务，也是提高医院经营管理水平的有效途径。

参考文献

[1]王平，帼湘，小朋.浅议新时期医院的档案管理[J].中国医院管理，2003，23（9）：59.

[2]唐薇薇.浅析医院档案的鉴定工作[J].中国医院管理，2003，23（4）：42-43.