现代电力企业办公室管理工作的优化措施分析

现代电力企业办公室管理工作的优化措施分析

王彬

国网山西省电力公司运城市盐湖区供电公司山西运城044000

摘要：一直以来，办公室管理都被看作是管理科学当中一项不可或缺的实践性课题。办公室作为电力企业经营运作过程中重要的中枢及信息反馈纽带，办公室管理对于维持电力企业内外联系、保障电力企业有序运行等都有着相对重要的积极作用。因此，本文将以电力企业办公室管理工作为基点，首先对电力企业办公室管理工作的作用进行简单介绍，以此为基础探讨电力企业办公室管理工作的优化措施。

关键字：电力企业；办公室管理；优化措施

办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室工作的好坏直接关系到一个单位工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到单位对外的形象、对内的效率。当前要做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。

1电力企业办公室管理工作作用

1.1对企业内外关系的组织协调

电力企业办公室的首要特性就是综合服务性，办公室工作属于电力企业中的二线工作岗位，其综合服务性直接体现在服务于领导，服务于各个部门，服务于全体员工。从电力企业内部看，从文件的起草到传递下发并组织实施，协调各个环节的工作都是由办公室来完成。从电力企业外部看，办公室的工作还包括与外界的联络，保持信息的通常。例如，对外公开某些信息、通知等也是办公室来完成的。因此办公室对电力企业的正常运转起着承上启下的作用。

1.2辅助并参与领导决策

电力企业办公室的工作还肩负着辅助领导决策的职责，办公室工作贯穿公司各个部门，办公室工作人员需要收集各个部门的信息，将收集上来的信息进行整理，把一些建议和意见统一汇总给领导，便于领导了解动态，掌握实情，有利于领导作出正确的决策；办公室的工作还担负着搭建与外部信息交流桥梁作用，要及时搜集外部的信息，将搜集上来的外部信息提供给领导，还要负责企业的对外宣传，以便提升电力企业的外部形象。

1.3完善电力企业的各项规章制度

严格的管理制度是电力企业发展壮大的必然要求，办公室负责综合管理、体制改革、规章制度建立等工作。完善电力企业文化，提高员工对企业的认同感，让员工具有强烈的归属感。制定合理的规章制度，不仅能很好地规范员工的行为，还能提高员工的工作效率，提升企业内在发展。

1.4日常琐事的工作处理

例如，负责会议的组织及会议纪要的撰写，会议精神的下发；负责机要等工作：公文写作、文件保密、文档保管、接待、文档打印、文件收发、值班工作等事项；负责组织协调电力企业重要的内外部公务活动，包括对外的场地联络，人员分配，车辆接送等外部联络；办公室工作更像是一个“大管家”，它扮演着整个电力企业正常进行“总开关”的脚色，起着确保电力企业的正常运转的重要职能。

2现代电力企业办公室管理工作的优化措施

2.1完善制度，强化考核

要对办公室现有规章制度进行补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立和完善以下三项制度：（1）建立工作日志。通过建立工作日志，提高办公室人员统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、学习、考察等日常事项，建立专门日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台账，留存记录，防止安排的工作多了，顾此失彼。（2）建立AB岗制度。AB岗工作制度是指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度。即两个相近岗位互为AB岗，当A岗因故不在岗时，B岗自动顶岗，及时办理根据工作性质可以即时办理的一般性事务和紧急事务。实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗，保证各项工作流程顺畅、无缝链接，防止办公室职能发挥出现“缺位”，另一方面，在A、B岗工作人员都在岗的情况下，A、B岗能够相互把关、审核，最大限度地减少工作中差错或低级失误。（3）完善考核制度。严格实行“三定”（定员、定岗、定责）和目标管理。按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责，责任量化考核，在考核过程中，要合理确定考核标准，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标

2.2,明确岗位职责，落到实处

明确岗位职责并落到实处是提升电力企业办公室管理工作成效的重要保障，办公室管理工作是很具体的事务性工作，所以一定要根据不同工作人员的不同能力和特点安排不同的工作，做到人人肩上有责任，并制定严格的制度规范，做到严格遵循，违章必纠。以沟通这一项比较重要和基础的工作来说，需要办公室管理人员做好纵向和横向沟通。纵向沟通主要涉及到与上级领导的沟通，向其他部门和工作人员下达领导的意识和指示，向领导上传其他部门和工作人员的想法和建议，在此沟通过程中一定要做到严格负责；横向沟通主要是与媒体部门、外部政府机关以及电力企业相关职能部门的沟通和交流，在此过程中一定要做好协调和沟通工作。总的来说，电力企业办公室管理人员一定要根据严格的规范制度和行为准则认真工作，严格要求自己。

2.3创新服务方式，提高协调能力

作为办公室工作，其中最重要的职能就是能够为领导层的决策提供良好的服务，不仅要想领导之想，还有思领导未所思，具有超前的思维，从根本上、从浅层次的被动服务转变成深层次的主动服务，不仅要将参谋作用发挥在点子上，还应该紧扣领导的思路、想法以及指示，并加以细化和完善，争取提供可供选择的方案再由领导进行定夺。对待基层工作者，要深入了解他们的工作，并真诚地反应他们工作中的出现的问题；对待上级要加强联系沟通，通过信息反馈、工作交流、请示报告等方式汇报工作。在电力企业中，办公室是一个沟通企业内外部的部门，其重要职能就是协调部门、单位之间的关系。

2.4自主学习，加强队伍建设

办公室作为电力企业的信息中心，每天的工作内容较为繁杂。办公室工作人员只有具备较强的业务能力，才能完成好办公室各项工作任务。电力企业应该加强办公室队伍建设，提高办公室人员素质。办公室人员应该合理安排工作学习时间，自主学习办公室的工作技能，提升自身的素质，形成良好的工作习惯。办公室人员应该定时总结工作，进行查漏补缺，对自身的不足之处，及时反思改进，在学习实践过程中不断提升自身解决问题的能力。办公室工作人员也可以向其他资深办公室人员请教提升业务能力的方法，提升自身的专业素质。例如：办公室文秘人员既要学习政治理论、经济管理、文化建设、法律法规、行业政策，以吃透上情、把握大势，又要学习电力党建安全生产经营及公文写作等专业知识，还要深入基层调查研究，掌握基层实际情况和第一手资料，以吃透下情、有的放矢，为煤炭企业的科学决策、科学发展建言献策、贡献智慧。

3结束语

总而言之，电力企业办公室管理水平在很大程度上反映了电力企业的整体形象，因此，电力企业必须努力提高电力企业办公室管理水平。基于办公室工作现状上寻找新的对策，不断提高办公室工作效率和质量，将会极大促进企业的和谐健康发展。

参考文献：

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