论更新档案管理理念实现档案管理科学化

论更新档案管理理念实现档案管理科学化

许洁茹

德州市公路管理局山东德州253000

摘要：随着科学技术的日新月异，我国的经济发展速度也随之加快，在当前的各个领域中，市场经济空前繁荣，从而为促进我国社会主义建设奠定了坚实的基础。而随着市场经济体制的改革和加入了世贸组织，在为我国经济发展带来了机遇的同时，也使市场的竞争更加激烈，而在这种时代背景下，企业或者单位如果想要在激烈的市场竞争中得到长足的发展，就必须要做好企业运营中的各个环节，从而才能够确保企业不会被激烈的市场竞争所湮没。档案管理是当前企业和单位运营过程中不可或缺的部分，档案管理能够有效地提高企业的人力资源管理水平，从而才能够为企业打造出一个高素质核心团队奠定基础，对档案进行科学合理的管理直接影响到企业的发展情况。

关键词：档案管理；科学化管理；问题；

引言：档案中所隐藏的丰富信息在我们社会生活中的各个领域都发挥着不可替代的作用，提高档案管理工作水平，推进现代档案管理工作的发展就需要改变以前的传统工作理念，形成正确的档案管理意识。

一、当前档案管理的发展现状及问题

1、档案管理制度不尽完善

就我国目前档案管理发展现状而言，其中仍旧存在很多的不足，由于档案管理体系的不完善，使档案管理工作面临着巨大的困难，造成档案管理工作出现混乱的现象，严重阻碍了档案事业的快速发展。现阶段的档案管理工作还没有一个较为健全的规章制度，导致很多细节问题无法得到解决，尤其是一些基层单位在档案管理工作中存在的问题最多，档案管理工作缺乏统一管理，无法保证档案管理工作的效率与质量，再加之档案数据量的庞大，该单位又没有较为健全的档案管理工作体系，从而导致档案资源发生混乱，甚至还会丢失档案，造成其经济效益的损失。因此，这些问题发生的主要原因都是由于缺乏完善的档案管理工作体系和明确的规章制度，从而造成了电子归档中频繁出现错误，很容易受到人为的破坏和更改，无法确保档案管理工作的顺利开展。

2、档案管理的理念相对落后

一直以来，大多人对于档案管理工作的认知存在很多的偏见，其并不理解档案管理工作与经济效益相挂钩，他们普遍认为，只要将档案进行收集、归类和整理等程序工作就可以了，缺乏对档案管理工作的意识和重视，而这种对档案管理工作错误的认识，常常会导致档案管理工作质量较低，甚至敷衍了事的带过。这也是档案管理工作一直停滞不前的主要原因，从而导致档案管理工作无法适应现代社会发展的需求。

此外，尽管建好管好档案是档案管理工作中最基本的条件，但是，档案管理最重要的作用是可以被有效利用，充分发挥档案的作用，实现档案自身存在的价值。然而，现在大部分的档案管理理念仍旧存在一定的问题，相关的档案管理机构并没有了解用户真正的需求，缺乏与用户之间的沟通交流，这不仅影响了档案管理工作的效率与质量，还对档案事业的生存和发展有着严重的影响。

3、对档案管理重要性的宣传力度不够

很多档案管理人员对档案重要性的宣传力度不够，甚至未进行宣传，进而导致管理人员和个人对档案中缺少的内容不能及时的补充和完善。档案管理人员的非专业性，导致他们不能充分的掌握档案管理工作的新内容和新技术，不能有效的提高档案管理的效率。

4、管理水平低

很多档案管理人员都不是科班出来的，没有经过严格、专业的教育和培训，对档案管理相关的知识掌握不熟，所以对档案管理工作的重要性和要求认识不足，没有较强的管理意识，使得在工作的过程中不能严格遵守规章制度进行。档案管理人员管理水平低会直接影响档案信息的准确性和完整性，不利于以后管理工作的顺利进行。此外，还存在档案管理人员身兼数职的现象，所以导致对档案管理工作投入的精力不够，对归档的材料不能及时的进行检查和补充，使得档案材料不能充分的展现个人的真实情况，最终导致人事档案的内容不完整。

二、更新档案管理理念，实现档案管理科学化

1、健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

2、提高档案管理的信息储存利用以及信息开发能力

缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，能够提高档案信息的存贮密度，减少存贮空间，给日益增多的档案的存储和管理提出了有效的解决措施，增强了档案部门的储存能力，加大了存贮的信息量，成为社会存贮回溯性信息的基地。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作，大大提高了档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。

3、强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

4、提高人民群众对档案材料重要性的认识

一是加大宣传力度，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，以及人事档案对本人今后工作的重要影响。二是加强对人事档案及档案工作各个环节的规范化管理。三是加强收集工作，完善档案内容，提高档案的利用价值。

三、结束语

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

参考文献：

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[2]王巍.更新档案管理理念实现档案管理科学化建设[J].黑龙江科技信息，2012（8）：117-117.

[3]付立红.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].华章，2012（27）：267.