信息时代下电子档案的运用

信息时代下电子档案的运用

刘锋

刘锋

菏泽市巨野县劳动就业办公室

摘要：当今社会是信息化时代，是各种电子技术不断发展的时代，电子档案也在科技发展的今天不断地在各行各业发展起来，电子档案的运用面很广，它扮演着替代纸质档案，优化资源的角色。同样，电子档案的广泛运用也需要各方面的推广工作同时开展起来。做好档案管理工作，要进一步推进电子档案的建设工作。

关键词：信息时代；电子档案；技术革新

电子档案是指由计算机保存的信息资料，电子档案的载体是计算机。电子档案的是随着科技不断发展，进步而产生的。在当今时代，这样一个信息化时代，以往的纸质档案已经不能满足企业或者相关部门单位的需求，电子档案代替纸质档案成为档案管理的主要手段，是时代进步发展的必然结果。电子档案相比纸质档案，不仅节省了大量的纸张资源，而且，电子档案方便，简单的特点极大地提高了档案储存管理的效率和时间，电子档案具有操作简单，方便的特点，它避免了纸质档案储存麻烦的问题，而且，纸质档案的保存期相比电子档案来说就比较短了，纸张不容易接受长时间的储存。电子档案一旦建立，除非人为删除，否则，没有遇到突发事件的情况下，能够无限期地保存下去。当今社会不仅是信息化时代，也是强求节能，节约资源的时代，电子档案是档案管理的一个突破，并且，在未来社会的发展，必将完全代替纸质档案。

1电子档案在企业，公司中的运用

企业或者公司一定会涉及到相关档案的建立，管理。企业或公司中，各种办公档案或者人力资源档案等等都离不开档案储存。企业是讲求利益最大化的，企业在选择档案管理方式上，就会尽量避免不必要的开支，另外，企业的档案要满足企业随时可能要查阅的需求，因此，电子档案便是最佳选择。大部分的企业不会选择采用纸质档案，首先因为纸质档案不便于马上找到需要的档案信息，另外，纸质档案如果涉及到一些公司机密，那么它的保存也就面临一些特殊要求。电子档案特有的优点很好地解决了这点问题，电子档案易保存易查找也容易建立，这样的档案管理方式受到了大多数企业或公司的青睐，企业或者公司在电子档案上的运用面相当的广泛，特别是在现在这样一个信息化时代，企业或公司的运营也离不开互联网计算机，很多时候与客户或者部门员工的交流都会透过互联网来联系，那么一旦要用到相关档案资料，采用了电子档案的企业就能及时通过互联网来传送相关资料，这样一来，明显提高了企业的办事效率。企业或者公司采用电子档案是企业发展的需求，电子档案独特的有点很好地在企业公司的日常工作中起到很大的帮助。一般来说，企业或者公司都是离不开电子档案的，这是企业更好地发展的必要手段。倘若采用古板的纸质档案，那么企业或公司的工作就一定会受到一些阻力。电子档案在企业中的运用是必要的，这也是企业明智的选择。就目前的发展趋势，电子档案在企业运用面还将大大提升，电子档案是信息时代发展的产物，是企业或公司必然的选择。

2电子档案在图书馆中的运用

图书馆是一个庞大的信息管理中枢，这样一个庞大的信息管理中心，不可能依靠纸质档案来建立档案，这样一来，不仅会影响学校相关部门的办事效率，而且容易造成资料混乱，同时，这也会给图书馆的管理员的工作造成很大的工作压力。图书馆这样一个庞大的数据中心，势必要依靠电子档案的管理来完成档案管理工作。电子档案可以透过很多方式来实现，譬如通过计算机上的一些软件或者表格等，也可以通过光盘、磁盘、录像带等等方式来实现，总的来说，电子档案的形式是多种多样的，电子档案在图书馆中的运用已经愈来愈普及，几乎大大小小的图书馆都会用到电子档案来管理相关档案。图书馆每天要满足大量师生的信息查阅或者图书借阅等需求，建立有效的电子图书书目档案供师生们查询相关书目才能满足大量师生的需求，图书馆不可避免的都要建立自己的书目档案管理，这样一来，才能方便图书馆管理员的工作，对图书的清点工作以及更新更换等工作也有很大帮助。一些大型的图书馆更是有必要发展电子档案，离开了电子档案，借书者档案管理就出现了问题，图书馆每天要迎接那么多人的借书需求，借书者的档案建立一定要高效方便。电子档案就可以很好地解决这个难题，电子档案建立档案方面，只需要通过计算机简单的资料登记就能做好图书跟踪记录，这样就确保了图书馆借书还书的方便进行。另外，电子档案在图书馆中的运用还会涉及到一些书籍的更新，更换以及采购。对书目进行电子档案的统一管理，就能方便查询到相关书目的数量情况，这样一来，就能方便相关部门的图书采购工作顺利地进行。总的来说，电子档案在图书馆中的运用范围广泛，运用起来也方便。图书馆是很难脱离电子档案而存在的。

3要抓住电子档案的优点，全面推进电子档案的运用工作

总结来说，电子档案不仅有方便储存，方便查询以及环保等等的优点，那么在信息化时代全面发展的当代，电子档案的推广，普及运用工作就应该大力的进展下去。首先，针对相关部门现有档案库方面，要不断地完善电子档案这项技术，采取更加有效的方式，通过技术创新，就电子档案的方式进行必要的突破，提高电子档案库的质量。另外，各资料库的资源沟通，也要进行必要的改善，将各大数据库资源有效地共享，从而提高资源的利用率。另外，也要做好规划管理工作。电子档案的建立标准要明确，要符合档案标准，电子档案虽然是优化档案管理工作，但是电子档案也在纸质档案的基础上，做得更好，把档案管理工作进行的更加完整。电子档案常常涉及到一些档案管理软件的运用，针对档案管理软件，要进行必要的技术革新，要科学地开发更多的软件来辅助电子档案的建立工作，高效快捷的软件是电子档案顺利发展的关键，做好软件的研发，创新工作至关重要。这方面可以通过行业交流，技术创新等等方式来完善。既然电子档案的优势这么多，那么做好电子档案的推广普及工作也显得尤为重要，电子档案不一定要完全代替纸质档案，还是要根绝时代的需求来寻求更好的发展。

参考文献：

[1]郭彤.浅谈电子档案的应用和管理[J].信息与电脑（理论版），2011（3）.

[2]张金琳.电子档案管理势在必行[J].露天采矿技术，2011（1）.

[3]南剑茜.文书档案管理信息电子化应用[J].商场现代化，2011（3）.