现代办公室管理工作优化创新

现代办公室管理工作优化创新

乔燕华

国家能源集团煤焦化公司巴彦淖尔分公司甲醇厂内蒙古巴彦淖尔市015300

摘要：现阶段办公室管理企业经营的发展占据了重要的位置，并与企业内部人员的协调、帮助政策制定者和管理做出重大决策的特点，使办公室管理成为企业内部管理的一个重要组成部分，也是现代企业管理和综合服务的功能。由于传统的管理理念和落后管理模式的限制、办公室管理工作无法使用资金和政策的优势开发和创新，甚至影响其他活动的正常运行，所以不断优化和完善现代企业办公管理是非常必要的。

关键词：现代办公室；管理工作；优化创新

1现代办公室管理工作相关概况

1.1办公室工作概念

办公室，是处理一种特定事物的地方，每个企业的办公场所会有所不同，不论是办公设备还是办公环境。当然，办公室还可以称之为一种办事机构，可以是国家政府机关、事业单位，也可以是社会团体、企业单位，主要由各部门领导集中管理，对内协助领导以及各部门机关管理工作的机构，是一个综合性的部门。而办公室管理则是有计划、有行动的对现有的工作资源完成既定的工作任务，从而服务与群众或个人。当前，企业办公室管理职能从最初的文书、总务、秘书等职能发展到现在的信息、档案、外事、后勤等，又在当前科学技术发展的浪潮下，办公室管理体制不断发展革新，管理机制更加科学、高效、准确。当前，企业或其他单位部门的办公室主要职能有参谋决策、协调、沟通和全面服务等。办公室是一个综合性部门，往往工作面大、信息需求广、执行工作任务需要有多方面的准备，为了给领导或者群众提供更加精准有效的决策方案，参谋决策职能是必不可少的，以保证企业整体效益和发展。办公室涉及层面广，沟通和协调能力也是保证企业能够正常运转、高效有序的完成企业任务的关键。同时，良好的沟通能促进办公室员工的职业素养并创造和谐的工作环境。办公室的服务职能，既有工作性服务，如部署工作、监督检查，又有生活性服务、领导创造性活动等，还有政策性服务，这些服务职能是为基层和员工协调解决问题的重要部门。

1.2办公室管理工作特点

不同企业的办公室管理工作会有所不同，但管理工作体系也相当于是互通的，企业办公室的工作范围和运营方式都有着共同之处，同时也有着企业自己的独特之处。首先，办公室管理具有综合性，办公室工作不仅要对领导的工作做相关的策划和总结，同时还对各部门的工作适当管理分配，一些企业经营问题、管理问题或者群众工作问题都需要处理和解决。所以，办公室管理的综合性很强，工作范围广而深，员工对每个事务的处理也不能局限于事务表面，归纳和深入剖析，精炼和协调解决各方面的问题。办公室工作还具有专业性，不论是文秘工作、信息数据处理还是相关的文案管理等，需要具有一定程度的专业技能，甚者有些企业还有对财务、人事等各方面的专业有一定的应用基础。当然，服务性也是办公室工作的特点，在处理一些信息、公文等专业职能上，办公室工作也有上下级之分，然后一层一层传达布置任务并解决问题，提供更加高效有用的服务。由于办公室工作具有很强的服务性，再加上很多工作都是围绕领导指定的工作，具有很强的交办性，所以办公室管理工作也有一定的被动性。很多工作都有很强的灵活性，办公室人员常常会进行各种形式编制和部署，工作任务随机而定。

2现代企业办公室管理工作中存在的问题

2.1管理理念的落后

现代企业办公室管理工作中，存在管理理念落后的问题，主要是由于随着社会经济的发展，市场竞争压力不断提高，企业办公室管理工作也亟须创新，以适应时代的发展和企业竞争的需要，但就目前来看，企业办公室在实际管理时，缺少足够先进的管理理念与创新意识，依然延续着传统的管理模式。在传统的管理理念下，企业办公室的管理工作缺少有效的转变动力，企业办公室管理工作质量与效率无法提升。

2.2管理制度不够完善

企业的管理制度，关系到企业的正常发展，需要以完善而规范的制度作为保障，以有效规范办公室行政人员的工作行为，形成良好的工作环境，进一步提高办公室工作效率与工作质量。但许多企业办公室由于缺少健全而完善的管理制度，导致实际开展办公室行政工作时，行政人员的素质低下、态度散漫，无法开展高效率的工作。办公室职能分工的不明确，影响了工作的明确性与规范性，进一步提高了办公室行政管理工作的难度，长此以往，企业的工作环境与工作氛围也会受到影响，不利于企业文化的建设，不利于企业形象的树立。

2.3办公室人员素质水平和能力要求存在偏差

企业办公室工作，需要工作人员很多的专业知识以及很强的专业素养和业务水平，而办公室工作本来比较特殊，工作可变性也比较强，所以对员工工作的熟练度要求很高。而在现在高压高速发展的企业环境，新旧员工的过快更替，导致员工的能力参差不齐，办事工作质量随之降低。再有企业办公室由于平时要处理的事物比较多，所以大部分人没有太多的精力去学习工作相关的专业知识以及素质要求，不仅在传统的业务能力上固守成规，对于当前社会突出的新兴电子信息技能也没有多大的学习动力，从而使得企业办公室业务处理上思想不深入、方法老旧，思维狭窄。

3办公室管理工作的创新举措

3.1加强办公室管理体制的创新

一个有效的管理机制，对办公室管理工作的执行有很大的促进作用，也是办公室管理工作创新的重要部分。所以，我们需要基于传统的办公室管理机制，利用当前社会发展的新产物，比如信息技术。在这个大数据时代，我们可以将很多管理模式实行信息化，这可以极大程度降低管理工作的繁琐性，增强办公室管理的系统性、规范性和科学性。比如，在办公室考核考勤制度上，将考核信息化可以有效减少整理考核出勤的时间，利用手机软件制定考核形式，让办公室人员可以在正确位置正确时间进行有效的出勤记录，同时可以减少人力资源的不必要浪费。对于办公室会议制度的创新，则可以利用互联网进行随时随地的会议传达。当然，还可以建设企业的办公室网站，一些管理、政策改革等通知都可以直接传达给办公室人员，减少了不必要会议的时间，同时也保证了每个人员可以及时而准确的获得相关政策信息。在办公室服务机制上，尤其是一些调研任务，完全可以利用互联网的信息传播能力，直接进行网上调研，通过计算机直接计算整合，整个过程快速高效，比一般的外出调研更有时效性。当然，对于

一些特殊的调研活动则是对实分析，做到准确到位。最后，奖励机制的适当改善，将对员工的工作积极性有很大的促进作用。我们可以利用信息整合员工的出勤、工作状况，以公开的信息化方式展示，月奖励或者季奖励，让员工知道自己各方面的不足，可以准确改善自己的工作态度，提升自己的工作能力。

3.2建设办公室管理文化创新

正所谓，文化强则国强。文化是一个国家、一个民族的灵魂，企业办公室文化也是促进办公室管理工作的关键。因此，让文化创新抓住当前社会“大众创新”以及“文化自信”的大发展，是我们建设办公室管理工作文化体系的重要环节。强化理念文化，我们可以设定制定一个人员形象规范体系，对员工的工作能力（团结合作、学习创新、自我管理等）以及基本道德规范（尽职尽责、积极进取等）制定标准，让办公室员工互相监督对方，甚至要细致到每个动作、每句话，通过这样的刚性要求，促进员工树立正确的价值观念。同时，还可以采用“典型引领”方式，利用表扬、授勋形式嘉奖在各个方面比较突出的员工，为办公室全体员工树立标杆。此外，还可以让有经验、优秀的员工实时分享经验，提高员工的整体文化素质。文化熏陶不仅在人，还有办公室环境，所以要强化环境文化。

3.3创新办公室管理方法，优化现代企业文化

为了促进企业在更高效、更积极的方向发展，必须创新管理方式和管理模式，以提高企业的经济效益和社会效益。因为人民生活水平和生活质量的提高，使人们对物质需求也发生了变化，因此，企业生产和管理的措施和策略也需要创新，可以使用先进的技术和经验来优化办公室管理，和挖掘员工的潜力，提高员工的工作热情，才能为企业的发展带来生机和活力。此外，创新办公室管理方法有利于维护企业的良好形象，也能激发员工的工作积极性，更新企业文化。

3.4坚持以人为本理念，充分利用人力资源

由于现代企业办公室管理的主体是人，坚持以人为本的理念，贯彻人的责任原则是切实可行的。充分理解现代企业办公室管理，例如，员工的素质和能力水平，帮助员工建立约束行为意识，提高员工的业务能力和综合素质，各部门的工作和任务能够顺利完成，使企业能够凝聚内部凝聚力，这样现代企业管理办公室工作发挥积极作用。此外，定期组织员工学习相关知识和技能，聘请专业人员指导企业的办公管理工作是一项有效的策略，需要引起管理者和研究人员的注意。

结论

办公室管理工作的有效开展，是维持企业内外联系、保障企业有序运行的重要保障，对企业的长远发展有着举足轻重的作用。充分认识办公室管理的重要性，并通过各种措施优化和完善办公室管理工作，既是企业发展的需要，也是市场经济发展的需要。

参考文献：

[1]刘俊杰.现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].经济管理（全文版），2016（04）.

[2]韦小柏.试论现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].东方企业文化，2014（10）.

[3]沈川.试析现代企业办公室管理工作的进一步完善与优化[J].青年与社会（中），2014（11）.