基建档案管理信息化探索

基建档案管理信息化探索

李佩泽1张立群2赵世昌3

(1、2.国网河北省电力有限公司建设公司河北石家庄050000;3.国网河北省电力有限公司河北石家庄050000)

摘要：随着信息技术的发展，利用现代信息技术，加强基建档案信息资源的综合运用，对提升基建工作质量，以及领导决策提供科学化信息发挥着重要作用。基建档案有别于普通的文书类档案，其使用率较高、被借阅时间长、暴露于外界时间长，档案长期借阅在外，非档案管理人员不熟悉档案管理细则，难免造成档案污损甚至残缺等。因此，有必要并尽可能地提前对档案实行电子化、数字化，以信息化手段对档案内容予以固定，为基建档案上双保险。

关键词：基建档案；信息化；数字化

引言

档案是无声的记录者，它忠实地记录着每个历史时段最原始的、最真实的场景，还原最核心的要素。而在这中间，基建档案作为特殊的一员，有着特殊的历史意义，按照档案管理工作要求，基建档案需永久保存，但由于基建档案在其前半生”——项目建设过程中，一直被高频率使用，在不同时段以及在不同的借阅者手中，风吹日晒在所难免，长此以往，纸质的档案要么失去原始光色，要么残缺破损，甚至丢失都有可能。随着时代的发展和技术的日新月异，我们有条件、有基础、也有技术能力将档案电子化，实行信息化管理。

1、基建档案电子化的意义

1.1确保档案的安全

如前文所述，对于纸质档案，特别是基建图纸类的档案，由于保管方式、保管条件以及长期被借阅等特点，档案从借阅人手中归还回来的时候，部分难免面临不堪的境况。而提前实施档案电子化，可以将档案内容予以固定，为档案加上双保险，无论实物形式的档案变到何种程度，电子化的档案都可以还原其本来的面目，档案的双备份、双同步，确保了档案保管的稳定性和安全性。

1.2方便档案的调阅

档案实现信息化管理后，档案查阅可以在档案管理系统中进行操作，只需输入检索关键字进行搜索，便可以在几秒钟内找到相关档案信息，并在计算机屏幕上直观显示。信息化建设转变了档案人员传统查阅档案的方式，使其不必再根据档案索引目录到库房大量档案中翻找，提升了档案查询的便捷性、准确性、及时性。

1.3提升管理的效率

对纸质档案进行数字化加工，并将纸质档案统一集中保管，毋容置疑，不仅能够减轻保管纸质档案的压力，减少档案管理人员工作量，而且还能够降低档案管理成本，在保证档案安全性的基础上提高管理效率，确保档案数据信息安全、完整、真实、有效。

2、基建档案的特点

2.1周期长，参建单位多，档案数量庞大

基建项目中产生的档案不但会涉及到多个领域，从投资立项、地形勘探、设计、施工、监理，到电气设备的制造、调试、质监、检测，均会生产大量的档案资料。再加上建设周期长，往往需要数年之久，一些档案资料的连贯性较强，工程未结束就不能分开归档管理。在这样时间跨度大、涉及单位多，且数量十分庞大的情况下，有序高效地完成基建档案的收集和归档工作难度较大，这给基建档案管理人员带来了很大的挑战。

2.2专业性强，对档案文件质量要求高

由于基建项目中涉及专业较多，且具有一定的专业性，因而所形成的档案资料也大多是专业性较强的图纸档案，如系统图、安装图、竣工图、计算说明书、检测报告等。再加上基建对生产的安全性要求极高，必须要保证这些档案文件的真实性、安全性。而档案管理人员一般不具备鉴定专业文件的能力，要保证高质量的档案文件，就要在档案收集过程中与专业工程师仔细核对，并在审核过关的情况下，做好记录，最终做好资料采集工作。

2.3相关技术档案文件的利用价值较大

相较于其他档案，基建档案中的大多数档案文件都具有很大的利用价值，尤其是技术性文件更是如此。无论是今后工程扩建或是对设备进行维护、故障排除、技术改造，都需要用到初次建设时的相关技术文件。因而，这类档案的保管利用价值极高，是基建档案管理的重点对象。

3、实施基建档案信息化管理的必要性

其一，基建项目的特点决定了对基建档案管理必须要采取基建档案信息化管理模式。这是因为基建从投资开始，所涉及到的每个步骤和环节中产生的文件材料都是具有很高利用价值的档案，都有保存管理的必要。而且，部分文件还需在建设过程中被反复利用，若不实行基建档案信息化管理模式，很难满足基建项目对档案管理提出的利用要求。其二，从以往的基建档案管理情况看，实施基建档案信息化管理是非常有必要的。这是因为基建档案具有十分重要的作用，但在以往的基建过程中，只重视建设过程而忽视过程中的档案管理，再加上建设周期长、施工复杂、工程量大，一个基建项目中档案管理工作的负责人和普通管理人员可能会几经变换，甚至建设项目的直接领导也会有所调整。由于没有进行全过程的档案管理，则无法保证基建档案的连续性、完整性和系统性，导致常常出现档案丢失的情况，给后期的档案管理带来极大的困难。因此，必须要从基建项目开始就着手进行档案管理，并将其贯穿于整个建设周期中。

4、基建档案信息化管理对策

4.1重视基建档案信息化管理工作。

领导者要提高认识，将基建档案信息化管理与的医疗业务摆在同等重要的位置，高度重视基建档案信息化管理工作，建立专门的档案信息化管理部门，安排专业人员从事档案信息化管理工作，制订和完善基建档案信息化管理规章制度。加强宣传教育，让基建项目的参建单位和人员积极配合基建档案信息管理部门工作，形成信息化管理的整体合力。

4.2加强基础档案信息化管理设计

基建档案信息化管理是顺应时代发展的现实需要。结合发展的现实，积极构建信息化医疗管理体系，将基建档案信息化管理作为整个信息化医疗管理体系中的重要内容，做好顶层规划和设计，制定基建档案信息化管理的近、中、远期规划，确保基建档案管理信息化发展有一个明确的目标，为信息化管理提供方向性指导。

4.3积极落实基建档案集成处理技术

1）实施集成数据采集。把基建档案进行数字化解析，再进行分析、整编，并将信息处理后录入到基建项目档案管理数据库。2）集成数据检索。在创设基建项目档案数据检索时，建议按照“关键词”“类别”“职能”等关键信息进行设计，提高信息检索的多样化，如将“竣工”“审批”等重点词语设为关键词，使基建项目档案检索的字句设置到位、检索快捷方便。3）集成数据分析。按照检索数据，将基建项目档案内容与的发展实际、战略规划以及整体开放情况相融合，在系统性信息基础上深入分析，把基建档案信息集成数据分析与的发展需求结合起来，提升基建质量和综合业务性能。

结束语

借助科技手段，将传统的基建档案管理实施信息化升级，将极大地提升基建档案的信息化管理程度，提升档案管理的质量和工作效率，不仅功在当下，而且也利在千秋。

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