加强建设工程项目档案管理的方法探究

加强建设工程项目档案管理的方法探究

徐斌

山东省淄博市建筑设计研究院山东255000

摘要：工程项目的数量越来越多，为了满足大众的需要，项目的改建工作也时有发生，这就需要精准的工程项目档案来提供参考。本文首先分析了工程项目档案管理的作用和特点，然后从多个角度细致讨论了工程项目档案管理工作的具体方法。

关键词：工程项目；项目档案；档案管理

一、工程项目档案管理的作用和特点

1.作用

工程项目档案管理的主要作用是记录和保存工程项目施建过程中的各项信息。这些信息对工程项目的质量核对、项目的使用、建筑物的改建和扩建等提供数据方面的参考。例如，在不知道建筑物地基承载能力的情况下增加楼层数量，很可能造成低陷以影响使用者的生命财产安全。因此，要高度重视工程项目档案管理工作，保存有效数据信息，为后续工作提供准确参考。

2.特点

第一，完整与系统性。在项目建设的过程中，工程项目档案包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计和设计文件、开展地质勘察、设计招标、签订有关合同、开始工程施工以及竣工验收等全过程形成的文件及资料，它将整个工程的全过程清楚地记录和显现出来。第二，广泛与流动性。一个工程的建设项目档案的构成，经历了从提出项目建议书到工程全面竣工验收的全过程，其涉及的材料来源包括政府部门的审批、设计部门的论证设计、监理单位的监理、施工单位的建设、质检部门的质量评定，以及各种材料、设备供货单位的合格证和检验资料等，由此可见，工程项目档案的材料来源非常广泛。第三，专业与复杂性。一个工程项目档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、电气、采暖、空调、电信、消防以及自动控制等多个专业领域的内容，而将这些不同专业的文件材料进行有机的融合，就使得工程档案形成了专业内容的复杂性。第四，庞大与细致性。一个基础项目工程的建设，由于其投资规模大、参与单位多、涉及专业广以及项目归档的文件套数多等因素，使得最终形成的档案数量庞大并且细致。

二、加强建设工程项目档案管理的方法策略

1.创新管理模式和制度以及方式

工程项目档案管理工作随着工程量的增加和工程复杂程度的提高而更加难以管理，庞大的档案管理工作信息很难用传统的档案管理方法来完成。在这种情况下，必须要创新档案管理的模式，通过模式的创新来在重新梳理档案管理工作，提升档案管理的科学性和逻辑性，从而让存放的档案有再次查阅的价值和查阅的方便性。在具体的工作中，需要分析当下工程项目档案管理的特点，对档案信息进行系统的分类和编号，然后借助计算机系统和行业内的软件来对档案进行记录和编号。与此同时，工程项目档案管理人员的职业技能也要同步提高。

任何管理工作都需要良好的制度作为保障，工程项目档案管理工作也不例外。制度是为管理服务的，管理是对档案项目的实际情况进行梳理。鉴于工程项目档案管理内容随着工程项目的种类的变化而有差异，随着工程建设的发展而不断升级和优化，管理制度也要随着修正。在具体的工作中，要对档案信息的收集工作、整理和分类工作、归档和编号工作进行分类，对不同工作提出不同的管理要求，梳理出新的管理制度。此外，还要对档案信息的保存时限进行明确规定，定期销毁和处理不需要的档案，及时为档案瘦身，从而减轻工作负担，同时提升档案管理效率。

工程档案管理工作是服务与工程项目本身，档案管理人员要有足够的服务意识。为了更好地提高档案管理工作效率、优化档案管理工作质量，档案管理人员需要对工程项目有足够的了解，与工程各个部门的工作人员有深入的沟通。尤其在档案保存时限和销毁工作方面，要征求相关技术人员的意见，从而保证需要的档案能够长期保存以备不时之需。在具体工作中存在这样的矛盾，即专业的档案管理人员理论性知识较好，但是对工程项目了解较少，导致在工作中分不出轻重；而工程项目相关人员了解档案的分类和轻重，但是缺乏系统和专业的工作方法。对此，要对档案管理人员进行全面的培训，从而保证工程项目档案管理工作的质量。这就需要档案管理人员具有较强的服务意识，要始终对自己的工作不满足，积极与专业人员沟通。

2.创新工作程序

伴随着建设项目数量的增多，工程难度的增加，建设项目档案管理工作的强度也在提升，管理工作的程序也变得更加复杂，而如何在复杂的程序当中抽丝剥茧，让管理工作更有条理就必须要创新管理程序，实现统一标准的管理工作流程。具体来讲，就是严格施工报建程序、完善工程档案技术交底工作、加强同安监和质监等部门的联系、定期检查和指导档案业务、项目竣工后准确进行档案验收。另外，还必须要兼顾档案管理的时效性，规范管理、严格要求，不断提升档案管理质量和效率。而如何保证创新程序的顺利实施，就必须要适时调整标准要求，不断提升管理能力，不断规范和协调档案管理工作。

3.成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组

鉴于工程项目档案管理工作非常重要，需要成立档案归档工作协调小组来辅助竣工之后的档案信息收集和处理工作。从工作任务上分析，档案管理工作和工程施建工作两者之间没有业务上的交集，档案管理工作向工程项目各个部门了解情况会加大工程项目方的工作量，尤其是在竣工之后会影响工程项目方的工作。在这种情况下，需要成立一个协调小组，短时高效地协调双方快速解决档案相关事宜。

4.提升信息化水平，提高工作者综合能力

工程项目档案内容复杂多样，处理大量的信息工作需要借助电子计算机和相关的软件。这就需要加快工程档案管理信息化的进程，以此来保证工程项目档案的分类和归档以及日后的查阅工作有效率方面的保障。

加强建设工程项目档案管理工作，从本质上说要从强化档案管理人员的职业道德和职业技能做起。虽然当下可以结束信息技术来提高档案管理效率，当时操作这些软件的还是工作人员自身。在培养档案管理人员职业技能方面要抓住两个原则。一是阶段性学习原则。档案管理内容和管理软件在不断变化和升级，这就需要管理人员要时刻保持学习的态度，不断提升自己的能力以胜任实际工作。二是阶段性考核原则。需要通过绩效等方式来激励工作人员将学习到的职业技能应用到实际工作中，通过阶段性考核来对抗员工自身的学习惰性。此外，还要对档案管理人员的语言表达能力和沟通能力进行培养和优化，有利于其与工程项目部门的交流，进而有利于提升档案管理工作质量和效率。

5.强化责任考核，加强跟踪指导

档案管理内容庞杂，工作量很大，各个环节的联系密切，各个档案管理项目之间存在不同程度的影响。对此，要通过考核的方式来保证所有的工作人员都尽心尽力工作，同时还要通过考核来发现员工的问题，帮助工作人员解决问题，从而在本质上优化工作。工程项目管理工作处于一个动态的变化过程，所以需要实时的考核和指导来提高各个岗位工作人员的责任感，同时也为工程项目档案管理工作质量提供保障。

三、结语

工程项目档案记录工程施建过程，对工程质量检查和工程后续的改建等工作都有重要意义，所以档案管理工作需要引起相关部门的高度重视。由于工程项目档案服务于工程，而工程施工方式对着设计水平和材料领域的发展而逐年变化。这就意味着档案管理工作不是一成不变的，而是需要与时俱进。因此，档案管理工作者要用发展的眼光来看待工作，不断研究和完善工作；对于工程项目施建单位来说，也要积极配合档案管理工作，最终促进自身行业的发展。

参考文献：

[1]工程项目档案收集归档工作的策略研究[J].徐丽丽.江西建材.2017（01）

[2]工程项目档案信息化探索[J].梅园，廖勇.办公室业务.2016（03）

[3]公路施工建设单位应做好工程项目档案工作[J].王怀林.兰台世界.2008（17）