谈健康教育档案的规范化管理

谈健康教育档案的规范化管理

赵远

河南省驻马店市疾病预防控制中心驻马店市463000

【摘要】随着人们物质生活水平不断地提高，健康意识也日益增强，而增强全民族的健康水平，在健康教育事业的发展中，健康教育档案则起着重要作用。因此，健康教育档案的规范化、标准化、科学化管理，就显得尤为重要。本文探索健康教育档案在健康教育工作中的具体作用及规范化管理方法，希望给健康教育机构提供思路。

【关键词】健康教育档案管理

Abstract:withthecontinuousimprovementofpeople'smateriallivingstandards,healthawarenessisalsogrowing,andenhancethehealthlevelofthewholenation,inthedevelopmentofhealtheducation,healtheducationarchivesplaysanimportantrole.Therefore,thestandardization,standardizationandscientificmanagementofthehealtheducationarchivesareveryimportant.Inthispaper,weexplorethespecificroleofHealthEducationArchivesinthehealtheducationworkandthestandardizedmanagementmethod,andhopetoprovideawayforhealtheducationinstitutions.

KeywordsHealthEducationArchivesManagement

健康教育档案是预防医学档案的重要组成部分，是国家机构、社会组织以及个人开展健康教育与健康促进活动中形成的有保存价值的各种形式和载体的文件材料。健康教育档案工作做得怎样，将直接影响到健康教育工作开展。特别是随着人们物质生活水平不断地提高，健康意识日益增强，我国的健康教育事业也迅猛发展，而增强全民族的健康水平，在健康教育事业的发展中，健康教育档案则起着重要作用。因此，健康教育档案的规范化、标准化、科学化管理，就显得尤为重要。

一、健康教育档案的作用

1、原始记录作用。健康教育档案真实、完整地记录了健康教育的总体情况，形成了有关健康教育的组织机构、工作制度、工作计划、各种会议或活动、培训记录、各种报表、效果评价、科研课题等一系列相关的完整档案。由于它是随着工作活动的客观需要而直接形成的，无论从形式和内容特征上，都表现出高度的原始性，事实的确凿性。通过查阅这些档案资料，对改进和完善健康教育工作，提高健康教育工作者的健康教育水平具有很好的借鉴意义。

2、决策依据作用

一方面，是领导决策的依据。领导通过查阅往年的健康教育档案，分析大量真实可靠的档案信息、及时掌握健康教育工作现状及存在的问题，制定切实可行的健康教育政策，解决健康教育工作者实际困难，为以后健康教育工作的开展指明正确的方向。另一方面，又是健康教育工作者制定工作计划、改进干预措施，实现健康教育工作整体推进的重要依据。

3、宣教传播作用。健康教育工作者不仅自身是健康信息的传播者，而且通过开展健康教育培训，形式多样的宣传活动让健康教育档案为传播健康知识发挥其应有的作用。利用大众传播媒介如电台、电视台、微博传播、与传播公司合作拍摄制作公益广告、与公交公司合作，在公交车播放健康教育资料等方式开展健康知识传播，开展具有一定影响力和实际效果的重大健康教育传播活动。与各种传播媒介广泛合作，对公众关心的问题，组织策划重大传播活动，广泛传播疾病预防、健康保健相关知识。利用健康讲堂、巡讲、健康教育橱窗、与地方报刊联合举办卫生科普专栏、发放宣传册、宣传彩页、用健康知识大讲堂录像带开展健康素养知识传播，也可以为广大民众所利用自己播放等，都会起到很好的传播效果，从而推动健康教育促进行动发展。

二、健康教育文件材料的收集

建立健全规章制度是做好健康教育文件材料收集工作的一项重要措施。首先，要加强宣传，增强人们的档案意识。因为，健康教育工作涉及范围极为广泛，生动活泼，形式多种多样，资料的积累也越来越多，涵盖了社区、医院、学校、工矿企业、公共场所等不同行业人群中传播健康知识。增强民众的健康意识，改变不良卫生习惯，自愿采纳有利于健康行为和生活方式的教育活动的过程中所形成的各种形式和载体的文件材料都要收集归档。因此，要充分利用网络、电子显示屏、健康教育宣传资料、培训、业务技术指导、讲座、橱窗版面等平台，采取多种形式、利用各种宣传渠道，广泛开展国家《档案法》、《档案法实施办法》等有关法律法规知识的宣传学习。只有加强档案法律法规知识的宣传，才能增强社会档案意识和档案法制观念，进一步提高人们对健康教育档案重要性的认识，从而调动人们的积极性，共同搞好健康教育档案管理，并逐步将健康教育档案管理纳入依法治档的轨道。其次，加强平时收集工作，是保证归档制度落实和不断完善的有效办法。要搞好平时收集，健康教育工作人员，要随时掌握和了解本单位各部门活动的信息，当遇有重大宣传、培训、干预等活动时，根据活动和事件的实际情况，预先与承办部门有关人员打招呼，明确收集上交各种形式和载体文件材料的内容，使承办部门和参与人员有思想准备，心中有数，为活动完成后收集相关文件材料打好基础。活动过后要及时催交，必要时亲自登门收集。另外，还可以与举办活动的部门沟通，让本部门的兼职档案员直接参与活动全过程。有目的的参与，能够及时、迅速掌握整个事件（活动）第一手资料，使收集过来的文件材料更符合归档要求。

三、健康教育文件材料的归档范围

健康教育文件材料的归档，重点是本单位在健康教育工作活动中形成的，有保存价值的各种形式和载体的文件材料，主要包括：

1、基本资料：本市的总人口数；社会经济、文化教育水平及风俗习惯；疾病谱资料、死亡谱资料；人群的卫生知识水平及行为危险因素；卫生服务资料、机构、网络设备等；

2、健康教育规划、年度工作计划、总结；

3、调查研究设计、效果评价的原始资料、总结、报告、论著；

4、本单位自己制作的及外地交流的健康教育宣传画、宣传版面、宣传栏、宣传横幅以及宣传材料等；

5、本单位健康教育各种专业会议、培训、交流的文件材料。

6、本单位开展的各种健康教育、疾病预防知识等不同形式的宣传活动的文件材料。

7、本单位开展的各种健康知识讲座活动的文件材料；

8、本单位健康教育干预活动的文件材料；

9、本单位健康教育业务指导工作中形成的文件材料；

10、本单位健康教育工作荣获市级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等实物档案材料；

11、本单位健康教育工作先进人物及其典型活动的文件材料；

12、本单位或本地区迎接国家、省、市大型检查的文件材料；

13、反映本单位或本地区重点健康教育工程项目、重点考研项目、重大工作成果的文件材料；

14、基层单位的工作活动简报；

15、重点人群健康教育情况资料；

16、资料的交流：定期或不定期地有关单位开展资料的交流活动。

四、健康教育文件材料的整理归档

健康教育档案无论是纸质的，还是声像、电子、实物的都应分门别类地进行整理归档。纸质文件材料应按照预防医学科技档案管理的要求进行分类、划分保管期限、立卷、编制目录、装订等。电子文件材料应按照电子档案整理办法进行分类、编目，且要拷盘备份。声像、实物档案应按照照片、录像带录影带、影碟、实物等分别分类编号、编目、归档。声像档案，也称音像档案、视听档案，是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案，包括照片、影片、唱片、录音录像档案等。声像档案具有真实记录性，选材典型性、视听形象性、艺术美感性、交流通用性的特点，在健康教育工作活动中发挥着重要作用。声像档案归档时，盒内要有登记表（目录式、卡片式可），均要注明摄影或摄像者、时间、地点、人物、事由、背景、节目时间及盘数等简短的说明。照片档案注意不同活动不同照片不能搞混，分类组卷。声像档案的保护要求比较高。1、适宜的温湿度，温度21°C±31°C,湿度40-60%；2、防磁柜里保存；3、保持清洁，防止灰尘的危害；4、定期检查；5、对多次使用和污损的录影带、录像带要清洗。电脑制作的课件，要注明课题名称、讲解人、时间、地点、内容摘要等，并要拷盘备份保存。健康教育档案保管期限分永久、长期、短期等。

五、健康教育档案的管理

健康教育档案是开展健康教育工作真实的历史记录，只有做好健康教育文件材料的收集、整理、保存、交流和利用才能为制定计划、进行科学决策、选择方案、制作材料、开展调查研究、指导工作和进行年度工作考核验收提供依据。强化健康教育档案的规范化、标准化、科学化管理，保管好利用好健康教育档案，才能展示出健康教育工作发展的真实历程，才能更好地为健康教育工作提供宝贵的健康教育档案。

笔者认为要做好健康教育档案工作，主要应从以下几个方面抓起：1、要增强各级领导对健康教育档案工作重要性的认识，把健康教育档案列入有关部门的议事日程，列入年度工作计划及年度目标考核管理。2、加强档案法规及健康教育档案重要性的宣传工作，增强社会档案意识，以赢得社会广泛重视。还要向广大从事健康教育的工作人员，宣传健康教育档案的重要性，以使其在本职工作中做好健康教育档案工作。3、建立健全健康教育档案管理制度。首先，建立和不断完善各项制度是健康教育档案实行科学管理的重要保障。其次，要配备一名工作责任心强、业务素质较高、善于学习、爱钻研，又具有档案管理知识的同志负责健康教育档案管理，并培训基层各单位健康教育工作人员做好健康教育档案管理工作。把健康教育文件材料的收集、整理、归档等列入有关人员的岗位职责，从而保证健康教育档案的完整与安全。最后，根据机关企事业单位等各自特点，对全省（或市、县）各种门类和载体的健康教育文件材料的收集、整理、归档等分部门、分行业统一部署，实施统一的管理规章和制度。这样既为健康教育档案工作提供了组织保障，又使健康教育档案管理全面、高效、科学、规范、有部门行业特色。

参考文献

【1】魏秋莹.浅谈健康教育档案的管理[N].中国档案报,2001-9-27(3)

【2】王晓锐，吕晶.浅谈健康教育照片档案的规范化管理[J].中国健康教育，2007,23(5):397—398