企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路闫晨

企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路闫晨

闫晨

天津市农垦房地产开发建设有限公司天津300000

摘要：现代信息技术是科技发展的新动力，经济日益发展的同时，信息技术被广泛应用于各行各业，为各个领域的长远发展提供了重要支持。信息技术与企业现阶段、未来阶段的发展息息相关，加强信息化建设是促进企业整体进步的有效方式，由此企业应该加强各部门、各发展环节的信息化建设，满足时代发展的实际需求。档案管理是现代企业的重要工作内容，现代化信息技术的应用为档案管理的创新发展提供了新的契机，但企业发展的同时也赋予档案管理更高的要求，由此采取可行措施优化档案管理，是新时期企业全面发展，进一步提升档案管理效率与质量的迫切任务，本文对此展开探讨。

关键词：企业档案管理；规范化

引言

在社会经济不断变化发展过程中，经济体制也不断进行变革，这使很多企业的发展面临着前所未有的挑战，甚至受到较大的冲击。企业针对自身在竞争市场上的境遇，为了能够突破重围和障碍，获得竞争优势，就需要做好管理工作。档案管理在整个管理范畴中属于重要组成部分，因此，所有的企业在新时期都不能坐以待毙，需要采取积极的应对措施来进行综合性的管理。本文对企业档案管理体制规范化作出探讨，希望可以给相关企业管理者带来一定的参考和借鉴。

1关于企业档案管理体制的分析

企业档案管理体制在企业档案管理过程中属于重要的组织制度，也是重要的管理形式。企业档案管理体制可以分为两个组成部分，分别是外部管理体制和内部管理体制。所谓的外部管理体制就是档案管理机关及相应的行业管理机关对企业的档案进行的管理和指导。档案内部管理体制也是档案管理工作内部领导关系和隶属管理模式的创新与完善。企业外部管理体制相对来讲非常宏观，多数所说的管理体制属于内部管理体制，也是本文要重点分析的对象。即研究企业档案管理内部领导关系以及隶属形式或者管理形式等。企业档案管理在体制上可以分成几种：一是统一领导分层管理的类型，这里就是指企业集团对整个档案管理工作实行统一的制度，进行多方面的监督和指导，分层进行公司档案的管理，此种档案管理方法在大型企业中比较多。二是档案的专业化管理类型，此种档案专业化管理是由企业档案管理部门，对公司的人、财、物等进行统一的管理，比较专业。三是文献信息的综合管理类型，这种类型是将文献信息内部资料和外部的情报以及图书资料等作集中统一的管理。

2企业档案管理中现代信息技术的应用优势

2.1为新式管理理念的融入创造了契机

企业发展是我国整体经济发展的要素，而企业管理是提升企业核心竞争力，保障企业健康可持续发展的重要内容，我国部分企业领导者和管理者过分重视利润，而忽视了企业管理，导致管理力度、管理成效都达不到现代发展的要求。现代信息技术应用范围不断扩大，企业引进信息技术的同时，也对企业管理提出了新的挑战，传统管理形式与信息技术的应用和管理不贴合，这就为新式管理理念的融入创造了契机。档案管理作为企业管理中的重点部分，管理理念必须与时俱进，如此才能提升档案管理的质量和效率，为企业的整体发展打下坚实的基础。

2.2促进档案管理人员全面提升

现代信息技术应用于企业档案管理中，对企业档案管理工作者提出了新的要求。在此形势下，档案管理人员需要进一步完善自身技能，提升自身的综合素质，能够更快适应新的管理方式、工作方式，接触新的理念和知识，如此才能为企业发展贡献自身的力量，发挥自身的最大价值。由此，现代信息技术的应用能够促进档案管理人员全面提升，提高人力资源利用率。

2.3提升档案管理的质量和效率

现代信息技术具有多样化的特点，例如开放性、实效性、隐匿性、便捷性特点等等，将其应用于企业档案管理中，不仅能够提升档案管理工作质量，同时能够通过信息系统直接操作，减少人工、人力，让档案管理工作更轻松、更便捷，从而提升档案管理工作效率。以信息化为基础的档案管理，不受时空限制，可快速查找、利用档案数据信息，实现企业内部的资源共享，加快信息传递速率。

3企业档案管理体制规范化的策略

3.1企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政规范化的共同趋势所在，引领着各大企业的规范化。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

3.2档案专业化是企业档案管理的重点方向

企业档案管理要完成专业化的任务，这主要是从两个维度进行分析和讨论。企业档案管理要接受政府的监督和指导，同时也要接受来自社会的监督和指导，并且减少政府在档案管理体制上的行政干预能力。若是从长远角度和趋势来分析，企业档案自主化管理方向是不可逆转的，但是仅仅依靠政府的力量也是无法完成现代化管理任务的，那么政府行政干预是一只手，自我管理就是另外一只手。从优秀企业的档案管理体制上看，专业化就发挥了重要的作用。另外，企业档案管理还可以充分地调动和使用更多的社会资源，提升管理的专业性。过多的行政干预会降低企业的管理效果，也会浪费更多的企业成本，使企业不再培养精英团队和专业工作者去完善企业档案信息管理。此外，可以增加专业化培训，开设专业培训班，给职工更多的学习和进修机会，提升档案管理意识，让档案管理和数字化以及信息化接轨。

3.3法制化是企业自主档案管理发展的目标

档案管理体制的法制化道路首先是档案行政执法检查与业务指导之间要分步骤进行，档案要进行行政执法检查，这是法律上的一种强制性行为，每一个企业都需要接受检查，这是对档案负责的态度，更是对档案的保护，保障移交的顺利。档案业务指导并不是档案体制法制化的内容，这属于非强制性的行为，不是义务和责任层面的。档案的执法检查还需要以法律法规为根本依据，为企业提供技术层面的服务。档案执法检查应确定执法的程序和执法方式，并且做好行政执法管理相关通知，这样在档案的管理上就会更为突出，让管理方法和管理途径也相对完善。在依法进行档案管理的过程中还需要提供相应的服务，按照市场化规律进行。相关工作者要转变自己的工作观念，将依法管理与企业服务有效地结合在一起，牢固树立起为企业服务的信念，保障记录好企业的相关档案。

结语

综上所述，本文对企业档案管理体制规范化作出分析和研究，认为目前企业档案管理体制还存在一些问题，必须对档案管理体制进行创新，需要从市场化、社会化、法制化以及信息化角度做好档案管理体制完善工作。

参考文献：

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[2]刘永，赵旺，任妍.跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理，2017，（03）：4-9.