浅析国网公司实行会计档案电子化管理的可行性

浅析国网公司实行会计档案电子化管理的可行性

陈静丁婧李婷婷

国网安徽省电力有限公司铜陵市义安区供电公司安徽铜陵244100

摘要：我国的电网公司近些年来信息化水平得到了显著的提高，而且在精细化管理程度上也有很大的改善，因此很多财务报表都以电子的形式在各个部门进行传递，并且在形成最终的会计档案时，也由原来的纸质档案变成了现在的电子档案，这些变化都推动着国网公司进行改革和创新。本文主要是从对国网公司实行会计档案电子化管理的现状入手进行分析，并分析其可行性。

关键词：会计档案；电子化；国网公司

引言：我国在互联网不断普及的今天，各行各业都与信息技术产生了不同程度的结合，在我国的会计行业中也是如此，传统的会计档案主要是通过人工模式来进行，在管理效率和会计保管上都比较低效，无法适应现在信息化的发展要求。因此将会计档案进行电子化管理不但是适应社会的一种标志，还有利于国网公司的发展。

一、目前会计档案的现状

1.不利于查阅会计档案

传统的会计工作中进行账簿打印时不但容易造成很多不必要的纸张浪费，而且在打印时花费的时间比较长，在管理人员进行查阅时，面对大量纸质资料不容易查阅。而现在利用EPRP系统能够实现多维度的查询、搜索功能，对工作效率进行大幅度的改善。

2.会计档案没有进行彻底的电子化处理

国网公司虽然管理会计档案时，很多方面都采取了电子化管理的形式，比如记账、报表等，但是在原始凭证和归档方面还没有实现全面的电子化管理，目前主要采用的是纸质化管理和电子化管理类结合的方式，这就在一定程度上限制了会计档案电子化管理的全面实施。

3.受到未信息化环节的限制

很多国网企业在对员工的报销进行处理时，通常都要经过电子化和纸质化两种形式的审批流程，线上线下的工作内容是完全相同的，这就使得人力资源造成了重复性浪费，不利于提高工作效率。

二、会计档案电子化的优点

1.简化了归档流程

在传统的会计档案管理过程中，员工都需要对会计资料进行手工编织，并且将大量的资料进行打印，不但会浪费很多的时间，还容易出现工作上的失误，在保管时也很容易发生丢失、损毁的现象。但是随着会计档案的电子化，很多国网企业开始利用ERP等系统进行管理，不但能够将实现资料查询、导出一体化，而且还能够对很多原始凭证进行电子化采集，既节省了人力，提高了效率，还使得会计档案的保管更加完整。

2.提高了档案查阅的效率

对于会计档案的电子化管理而言，最大的优势就是能够节约相关人员查阅资料的时间。当相关管理人员得到一定的授权后，就可以直接通过计算机设备对归档的电子化会计资料进行查阅。而且很多达到保管期限的资料需要进行清除，那么相关工作人员只需要对年限等条件进行设定，那么就可以将需要清除的资料进行筛选，减少了工作人员的任务量。

3.符合绿色环保的要求

在传统会计档案的管理过程中，主要是通过纸质的形式进行整理和保管的，一般情况下，需要保存的资料比较多，相应的使用的纸张也就比较多，这对于我国的环境保护具有很大的影响，而且还会造成打印机、复印机等设备的损耗，此外，纸张和各种设备都需要企业在管理过程中投入很大一部分的资金，所以无形中对国网企业也造成了一种经济上的压力。但是对会计档案进行电子化管理，就可以减少纸张和打印机等设备的使用，而且只需要投入一次，企业在这方面节约的成本又能够在另一种程度上推动其发展和进步，所以将会计档案实现电子化管理，不但符合绿色环保的要求，还能够促进国网企业的发展。

三、实现会计档案电子化的可行性分析

1.开发务实的系统

将会计档案实现电子化管理主要是为了提高工作效率，推动国网企业的发展，所以一定要保证系统在建设过程中的实用性。不但要保证能够完全替代传统的实体会计档案的管理，还应该在此基础上进行改革和创新，比如应该解决磁介质会计档案和会计核算系统更新不同步的问题。此外，对于一些频繁查询到会计资料，需要不断改革管理系统，本着实用性原则对其进行优化。

2.修订管理制度

在传统模式下进行会计档案管理时需要遵循一定的管理制度，但是通过改革后，对其进行电子化管理，很多会计资料的内容和形式都发生了根本性变化，因此在制度管理上就需要根据这种变化进行调整，重新修订和完善各项管理制度。比如，电子化管理中很容易出现各种网络问题导致资料的丢失，针对这些问题，需要预先制定好应急预案等。

3.加强安全认证和保密管理

国网企业进行会计档案的电子化管理后，就必须要面对会计资料管理的安全问题。需要做到以下几方面：首先对于电子设备的防盗、防磁等发面，加强安全管理，并且对各种会计资料应该建立多级备份并进行定期恢复，这样可以避免因为黑客或者其它问题带来的文件损毁；其次在进行电子化管理时，对于很多资料都需要进行认证，因此应该从确认方式上对会计资料进行改进，并在结合实际情况的基础上完成这项工作。最后，应该重视对会计档案的安全认，细化各种会计资料的访问权限，做好资料的备份保管工作。

4.对纸质档案进行加强保管

虽然国网企业对会计档案进行了电子化管理，但是在原始凭证方面还主要是采用半纸质化和半电子化的方式进行管理，尤其对于一些重要性比较高的会计资料，是需要相关工作人员做好密封保管，并进行定期检查的。会计档案资料对于国网企业的发展是非常重要的，各项数据资料都不允许在没有要求的情况下私自进行更改和删除。但是利用电子化对其进行管理，相关工作人员只需要通过计算机设备就可以进行更改，而且被察觉出来的概率比较低，这就对国网企业的发展造成了一定的威胁。所以将一些关键的原始凭证进行保管，能够在进行后续的审查工作时，提供最原始的信息内容、载体形式和规格印记，是会计档案电子化管理的一种重要辅助。

5.考虑系统软硬件的兼容问题

我国的信息技术不断发展，各种计算机设备也需要不断的更新换代。所以国网企业在进行会计档案的电子化管理的过程中，必须要考虑到软硬件的兼容性问题。因为在未来的发展过程中，我国的技术和设备都在不断进步，如果软硬件过时使得存储的会计资料格式不能够适应新的软硬件环境，那么有可能造成资料的损失或者需要对资料进行格式的转换，但是这对于国网企业而言都是一种巨大的资金浪费，严重的还有可能导致数据丢失影响企业的发展，所以对于软硬件兼容的问题应该重点关注。

结束语：综上所述，国网企业实现会计档案电子化管理是一种不可逆转的趋势，不但能够提高工作效率，起到保护环境的作用，而且还能够推动企业的进一步发展。但是在电子化管理的过程中还必须要注意各种问题的出现，比如避免软硬件设备不兼容、提高会计资料的安全认证以及对管理制度进行完善等。这些都是需要国网企业在未来的发展过程中需要不断完善和优化的。

参考文献：

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[4]黄莉，王东锋.浅谈会计原始凭证电子化在国网公司的实践[J].财经界（学术版），2015，（12）：182-183+295.