浅析国际工程项目文档管理与索赔关系

浅析国际工程项目文档管理与索赔关系

戴永锋

中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司杭州311122

摘要：风电总承包项目施工周期一般相对较短（50MW-100MW的工期一般为1-2年），短期内需要完成设计、采购、施工、安装及调试等总承包工作，项目实施过程中面临众多的挑战。工作中会涉及到文档进出、文档编号、文档筛选和整理等工作。国际工程在出现可索赔事件时，文档已经成为索赔的重要依据。我们需要注意项目往来信函、月报、邮件、施工现场的记录、影像资料等的收集。

关键词：国际工程；文档管理；索赔

Abstract：TheEPCwindpowerprojectsnormallyhaveashortconstructionperiod，especiallyonly1-2yearsfortheprojectswithcapacityof50MW-100MW.Allthedesign，procurement，construction，installation，testingandcommissioningworksarerequiredtobecompletedduringsuchshortperiod，duringwhichthecontractorwillfacelotsofchallenge.Documentreceivingandsending，anddocumentsnumberingsystemaswellasdocumentscollectionetc.willinvolveintheworks.Documentationisthecriticalevidencefortheclaimmatterofinternationalprojects.Letters，monthlyprogressreport，allkindsofemails，siteconstructionrecords，constructionphotosandvideosshallbecarefullycollected.

KeyWords：InternationalProject；DocumentationManagement；Claim

国际工程需要承包商在复杂的环境中，既能按照合同要求履行自身的责任和义务，又要确保自身实现预期的利益。随着越来越多的企业走出国门以及全球经济一体化形式的多样性，国际工程的竞争日益激烈，项目雇主对承包商的HSE、质量及工期等方面的要求越来越高，承包商面临业主索赔风险逐渐增加。因此需要将文档管理和索赔管理纳入项目管理的核心地位，提高索赔风险的分析和管理水平，有效的避免争端，确保项目的利益。

1文档的分类

根据项目特点，文档可分为外业文档和内业文档两类。

1.1外业文档

外业文档主要包括如下：

①需雇主审批的项目管理程序文件，如项目执行计划、项目文档编号、项目沟通流程等文件；②与雇主、监理等日常信函、电子邮件往来；③需要监理和雇主审批的图纸；④雇主批准的项目整体施工的基准计划；⑤现场的施工记录，主要包括现场验收申请记录、雇主及监理的指示、现场验收记录、施工方案、材料审批单、施工日志等原始资料；⑥提交雇主的月报、周报，主要是指根据合同要求每月上报雇主的工程月报和每周上报雇主的周报等资料；⑦双方签署的会议纪要，主要是指根据同雇主签署的各类会议的会议纪要，如月例会、技术和商务讨论会、进度讨论会、HSE讨论会、运输及清关讨论会等的会议纪要；⑨工程所在国的政治、经济和社会等方面的资料，主要是指工程所在国的政治、经济和社会等各类信息和政策，比如安全形式、当地劳工罢工信息、项目周边道路施工信息等。

1.2内业文档

内业文档主要包括如下：

①内业文档主要包括如下：合同条件和技术规范，主要是指EPC合同及其附件；②各类采购文件，比如询价及报价文件、分包采购合同及流程文件、采购订单等；③项目内部的各类会议的会议纪要；④项目部门内部的施工日志；⑤内部施工计划；⑥各类财务文件，包括现金流计划、收款和支付记录、财务凭证、纳税记录等；⑦工程照片、影像等资料；⑧HSE培训记录；⑨分包商提交的施工方案、施工计划、现场资源情况等；⑩供应商提交的试验报告、设备说明书、操作运行手册、设计图纸等。

文档的种类非常复杂且量大，而索赔事件发生时，无论是内业文档还是外业文档，都有可能成为索赔证据重要的一部分。

2文档管理的实施过程

项目实施过程中，其中会涉及到诸如：文档应按照什么分类进行收集和整理、文档如何进出、如何区分不同类别的文档、是否所有文档都需要收集等问题，所以本文从以下几方面阐述如何做好国际工程的文档管理工作：

2.1文档管理目录结构的建立

为应对大量和复杂的各类项目文档，项目应建立文档管理目录，对文档进行归类，实施过重中对照文档管理目录对项目文档资料进行归集和整理。例如，笔者所在的公司部门在已执行项目的基础上，参照PMBOK的十大知识领域，建立了一套项目文档管理目录及文档模板，对项目文档管理提供了很好的指导。

2.2进出文档管理

文档管理中进出文档管理是最庞大的一项，也是最重要的一项，需要涉及到雇主、供应商、分包商、银行、政府职能部门等各干系人。文档的进出管理需要指定专门的文档管理者，衔接好项目经理、外部公司、内部部门、政府监管部门等各个环节的进出文档把控，认真做好进出文档的登记、传达、批示、处理和反馈，还要及时交付对所有文档进行整理和存档，方便以后及时查阅。文档管理者需要对工程项目的专业技术和商务有一定的了解。

2.3文档编号系统设定

由于国际工程的信息量庞大，需要对接的部门较多，再加上语言的不一致，就促使庞大的文档系统必须建立科学完善的编号体系，保证每一个文档都能方便查阅、及时存储，适合跟踪，方便管理。在设定方面，文档编号可以进行分层级进行设定，每层级给予对应的编码，代表不同的单位、专业、文档类型等类容。在每层的具体编号信息中，编号系统应该基于方便易懂、清晰明了和科学有序的原则进行设定。例如，巴基斯坦某风电项目，按照技术、采购、信函等类别，对每类都设定了不同的层级和和定义，使文档能进行较好的区分。

2.4特定文档格式的编制

为规范文档管理，需要建立特定的表格模板或文档格式，以方便归集整理同类型的文档，使文档信息能够发挥最大的作用，也保证所有分享的人都能接收到统一格式的文档。项目在实施过程中，当面对特定规格的文档时，项目和文档管理者还需要根据工程的施工特殊需要，补充新建表格，将特定文档用特殊格式进行套用，选用特定的表格编号，方便文档管理者、使用者和监管者能够及时调用，认真记录。

3索赔类型

索赔是和工程承包合同及其实施过程同时存在的。索赔通常是指在合同的实施过程中，合同一方因对方不履行或未能正确履行合同所规定的义务而受到损失，向对方提出赔偿要求。但在国际承包工程中，对承包商来说，索赔的外延更为广泛，一般的，只要不是由于承包商自身责任原因造成工期延长或成本增加，都有可能提出索赔。

索赔类型一般分为工期索赔和费用索赔。当工程因不可抗拒的因素造成延误时，可以索赔工期。在索赔工期时，一种是不涉及费用的索赔，如恶劣的气候影响等，发生这种情况，既不是雇主的责任又不是承包商的责任，只能索赔工期延长而不附带任何费用：另一种工期索赔是承包商既要求延长工期，又要求对工期延误造成的损失给予偿付，即附带费用的工期索赔。费用索赔是承包单位在由于外界干扰事件的影响使自身工程成本增加而蒙受经济损失的情况下，按照合同赋予的权力提出的要求补偿损失的要求。费用索赔以补偿实际损失为原则．包括直接损失和间接损失。这些损失的计算都应有详细的证明，并在索赔报告中出具这些证据。

以巴基斯坦风电项目采用的99版FIDIC黄皮书（FIDICConditionsofContractforPlantAndDesign-BuildContract）合同条款为例，承包商可索赔的项目主要有（不限于）：（1）雇主要求错误致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（1.9ErrorsintheEmployer'sRequirements）；（2）雇主未能及时给予承包商进入和占用现场的权利，遭受延误和（或）招致费用增加（2.1RightofAccesstotheSite）；（3）根据雇主提供的错误的数据进行放线（4.7SettingOut）；（4）不可预见的物质条件（UnforseeablePhysicalConditions）；（5）在现场发现化石、钱币、有价值的物品或文物、及具有地质或考古学价值的结构物和其他遗迹或物品，承包商因执行工程师指示遭受延误和（或）招致费用增加（4.24Fossils）；（6）工程师未在规定的时间和地点参加试验，致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（7.4Testing）；（7）非承包商原因引起的竣工受到或者将受到延误，致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（8.4ExtensionofTimeforCompletion）；（8）承包商因遵守工程师的暂时停工的指示，和（或）以为复工而遭受延误和（或）招致费用增加（8.9ConsequencesofSuspension）；（9）部分工程接收规定下承包商招致费用增加（10.2TakingOverofPartsoftheWorks）；（10）对竣工试验干扰下规定的承包商遭受延误和（或）招致费用增加（10.3InterferencewithTestsonCompletion）；（11）雇主对竣工试验无故拖延使承包商招致费用增加（12.2DelayedTest）；（12）非承包商原因引起未能通过竣工后试验使承包商招致费用增加（12.4FailuretoPassTestsafterCompletion）；（13）因基准日期后法律改变致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（13.7AdjustmentsforChangesinLegislation）；（14）因工程师未能即时确认期中付款证书或雇主未能提供资金安排或者雇主未能及时支付，承包商有权暂停或者放慢工作而致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（16.1Contractor’sEntitlementtoSuspendWork）；（15）因承包商修复雇主风险造成的工程、货物或者承包商文件的损失损害而致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（17.4ConsequencesofEmployer’sRisks）；（16）不可抗力妨害承包商履行合同规定的任何义务，致使承包商遭受延误和（或）招致费用增加（19.4ConsequencesofForceMajeure）。

4文档管理与索赔的关系

任何索赔事件都需要大量和重要的项目文档作为证据支撑。因为索赔的不确定性，管理者无法对未知的索赔进行预知。对照合同规定的索赔项目，要做好索赔工作，需要注意以下几个方面：

4.1熟悉合同文本

不同的合同文本赋予的承包商的索赔权利不同，有的条款决定了承包商是否有权进行索赔。因此管理者需要熟悉项目合同文本的内容，对合同规定的索赔项目进行总结和分解，以便指导项目成员的文档管理工作。以99版FIDIC黄皮书第20.1条为例，如果承包商未能在觉察或者应已觉察索赔事件后的28天内向雇主发出索赔通知，则承包商竣工时间不得延长，承包商无权得到追加付款。

4.2加强书面文件管理

同雇主、工程师等外部的沟通、确认，需要以书面的形式。雇主、工程师口头的指示，承包商应通过书面再次进行确认。否则在编制索赔报告时，无法提供有利的证据支撑。

4.3注重现场施工记录管理

施工现场的文档记录能够真实还原事故现场的状况，能够充分划分责任人和责任范围。因此，在实际的工程施工中，施工现场的记录就和项目工程的索赔工作保持密切的联系，它也是文档管理者在搜集、登统、归档和分享的重要组成部分，需要认真做好施工现场的原始材料与记录的整理和归档，当出现责任纠纷的时候，就能为索赔打下坚实的数据基础。

4.4注重内业文档的编制和整理

除了外业文档外，内业文档也是重要的索赔证据，可以成为索赔金额的法律依据。例如，内部的质量管理文件、HSE管理文件等可以证明我们满足合同的技术、HSE等要求；项目总体施工计划是工程管理的总体纲领，也是索赔的重要法律依据，根据统计，绝大部分的索赔报告都是建立在项目总体施工计划的基础上起草的，它既规范了施工方的施工行为，也约束了承包商的工程预算，具有非常重要的法律效力；工程收支记录则能真实反映工程施工的时间节点和资金流向，而当出现索赔事项时，承包方可以根据月报表的记录和资金账单查询系统，获取到工程的施工状态，了解工程款的去向，为索赔提供数据支持。

4.5全员树立索赔意识

由于文档工作的复杂性，文档资料的收集工作不能仅仅依靠专门的文档管理者去完成。项目全员需要树立索赔意识，工作过程中有意识、有针对性的去收集和记录项目的原始资料和状态，并定期向文档管理者进行反馈。而合同管理人员需要在项目开工时，就合同规定的可索赔项目向项目成员进行交底，确保全员熟悉以便开展文档收集工作。

5结语

综上所述，在国际工程的执行中，文档管理的缜密程度直接关系到索赔的成败，我们的需要足够重视项目文档管理，认真分析索赔可能性，做到文档齐全，为索赔提供有利支撑，以便规避或者减少项目实施过程中存在风险。

参考文献：

[1]刘黎丽，国际工程项目文档管理与索赔关系[J].企业改革与发展，2016，7：175.

[1]郭淼，郭磊，论国际工程项目文档管理与索赔管理[J].建筑经济，2015，2：92-93.

作者简介：戴永锋（1983-11-2），男，浙江金华人，合同经理，工程师，研究方向为国际工程项目管理。