论纸质档案与电子档案“双轨制”管理

论纸质档案与电子档案“双轨制”管理

陈彩云

东莞市教育局523000

摘要：随着网络社会的快速发展，电子档案在档案管理中日趋占据重要地位。本文通过对可靠性比较高的纸质档案和管理效率比较高的电子档案进行论述，阐述了两者的优缺点。同时依据档案原始性的本质属性，论证了电子档案不可能完全取代纸质档案，纸质档案与电子档案并行管理的“双轨制”档案管理模式是现代档案管理的必然趋势。

关键词：纸质档案电子档案

档案是记录各种信息的原始文献，是了解历史的重要参考资料。近些年，电子计算机普遍使用,有线网络和无线网络得到快速发展,办公自动化进一步深化，节约资源、低碳环保的无纸化办公成为时代潮流发展的趋势，这就使得电子档案管理应运而生并快速发展。电子文件和先进的计算机技术对传统的纸质档案管理的冲击,表面上是管理方式、管理方法的改变，是高新技术在档案管理工作中的应用，但实质还是体现了纸质档案管理的“连续性”。正是这种“连续性”让纸质档案和电子档案在相互冲突中共存。那么，在信息化时代，纸质档案是否会被电子档案取代？为了回答这个问题，我们进一步探讨电子档案和纸质档案的优劣势。

一、电子档案利用的优势

电子档案是在网络技术和信息技术快速发展的时代背景下应运而生的，它是数据借助光盘、磁盘等载体，通过计算机等数字设备进行阅读、处理和传递的一种新型新型载体形式[1]。在档案管理工作中，电子档案越来越占据了重要的地位。

首先，档案的修改和使用更便捷。档案管理员可以使用电脑和其他电子设备来添加、删除、修改甚至改变电子文件的格式，也方便将多个文件格式设置统一标准，这显然是纸质文件做不到的。通过电子文件对档案进行分类、统计、汇总、复制和印刷等，使档案管理员从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来，一定程度上减少了档案工作人员的工作量，大大提高了工作效率。

其次，电子档案有效节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储容量大、容纳信息量多、传播和记录速度快等特点[2]，一个小光盘可以存储成千上万张纸张上的文字信息或图像、视频信息，大大节省了文档存储占地空间。

另外，电子档案信息得到充分利用，实现资源共享。电子档案的产生，打破了传统纸质档案的时间和地理位置局限，支持多人同时在各自计算机上共享同一份档案，异地实时为利用者提供档案信息，大大提升了档案的利用水平，实现资源共享。而且，在传输过程中，电子文件的原始内容可以得到很好的保留，而纸质文件在复制过程中可能会发生清晰度降低、变形甚至文件内容丢失等现象。纸质文件的数量一般不会太多，距离档案收藏地较远的人如果需要查阅此纸质文档，要么搭乘交通工具前来，要么选择邮寄的方式，而一些重要文件是不允许邮寄的，限制了档案的共享和利用。

最后，电子档案的文件类型更加多样化和趣味性。随着电子时代的到来，计算机的广泛使用和互联网的普及，电子档案不再局限于文字文件，而且可以是照片、录音、录像等格式的文档，电子文件比纸质文件更生动形象、更全面。

二、纸质档案的不可替代性

虽然电子档案形式丰富、存储使用便捷、经济环保，但不可否认，与纸质档案相比，它存在储存介质脆弱、载体稳定性差、容易被窃取或未经授权的更改、真实性和原始性欠缺等问题。纸质档案具有不可取代的地位。

（一）纸质档案具有更长的储存寿命。

纸质档案储存的寿命比电子档案长主要有以下几个因素。一是环境温度和湿度对电子档案的高要求。研究表明，纸质档案保存的温度和湿度范围分别为14℃－24℃和45%-45%；但保存电子档案的温度和湿度分别为17℃－20℃和35%－45%，相对于纸质档案，其更容易受到温度和湿度的影响[3]。二是电磁场对电子档案的干扰。纸质文件不受磁场或磁性物质影响，但电子档案会被外来磁性及磁性物质磁化或消磁，导致信号变弱或信噪比降低，影响文件的读出结果。此外，强烈的机械震动也会造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。三是灰尘和微生物对电子文件造成的的影响。空气中的灰尘对纸张的损伤主要是物理磨损，导致纸张粘合形成“文件砖”，将霉菌带到纸上，产生色差和霉[4]。但粉尘和霉菌对电子档案的危害不仅仅是物理上的磨损，还存在生物损坏和化学损坏。库房中常见的霉菌有50多种，灰尘或霉菌与电子档案载体发生化学反应容易是载体变质或生成霉斑[4]，导致载体上记录的信息无法识别，从而部分或全部丢失。信息安全是档案工作的生命线，档案原始数据受损或丢失，电子档案就失去了档案的历史价值。根据《档案法》相关规定，我国重要的档案设置有30年的封闭期，自档案建立起30年后才可以对外开放，但电子档案受各种因素影响就很难实现长时间保存或永久保存。软盘的寿命为3年,光盘的寿命也不过20~30年，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降。自1900年前蔡伦发明造纸术，纸张就被广泛应用于记载，纸质档案有着悠久的历史，纸质文档的保存有着成熟、稳定的保护机制。

（二）电子档案无法取代纸质档案的原始性和可靠性。

纸质档案和电子档案都是在人们的生活中伴随着客观需要而产生和形成的。档案史就是一部生产和生活史。因此，档案能还原历史的真相，具有较好的原始性。原始性、历史性和记录性被认为是档案的本质属性。纸质档案的载体是文本实体，文字有个人字迹特征，有书写笔墨的新旧之别，体现了档案的原始记录性和凭证作用，是其他任何文件形式都不可替代的。因此，纸质档案更具有说服性。对于电子档案而言，通过计算机软件可以轻易地添加、删除、修改电子文件，且不留下任何修改的痕迹，甚至连笔迹、签名、盖章都可以通过图片合成等软件伪造的难辨真假，它的原始性和合法性难以确定，这使电子档案基本不具备法律效力。

（三）纸质档案的成本更低。

虽然纸质档案信息存储容量小，存在占地面积大的缺陷，但其存储和使用成本远低于电子档案。一是随着信息技术飞速发展，电子档案的管理对计算机专业知识的要求更高，需要更专业的档案工作人员来对电子档案进行管理、研发和利用。电子档案管理人员应掌握计算机网络相关知识。信息化时代，计算机技术更新非常快，这就要求电子档案管理人员要与时俱进，学习新的更新技术，熟悉电子文件存储和使用方法，确保电子档案的可使用性。二是电子档案的建立和使用都不能离开计算机软硬件的支持，增加了档案管理的资金投入。电子文件不能被直接阅读和识别，电子文件的生成、输送、储存、检查和使用都需要通过计算机网络来实现，一旦脱离了计算机系统和有关的软件，人们就不能阅读和管理电子文件。电子文件对计算机硬件和软件的依赖性，大大增加了电子档案的管理成本。三是从档案管理的安全角度出发，电子档案是依靠电脑和网络系统来运行的，不受时间、地点的限制，也就是说我们可以在任何一台计算机进行电子文件的管理，甚至可以远程操作，一方面对档案的保密性造成威胁，另一方面使得电子档案受到电脑病毒和黑客攻击的威胁。四是电子档案的保存受环境、温度、湿度、粉尘等条件影响比较大，这就增加了电子文件管理的成本。

三、建立符合时代特点和现代科技特点的“双轨制”档案管理机制

信息化社会是一个“互动”和“分享”的社会。信息技术的快速发展,使档案管理的发展从传统的“纸质管理”变化到今天的“电子管理”，电子档案成为了档案档案管理的重要形式。但由于电子档案载体的不稳定性、安全性以及对技术的依赖性，“双轨制”档案管理机制是档案管理的发展方向。“双轨制”档案管理是指以纸质文档为基础,借助计算机和网络等电子技术,来辅助管理文档工作的一种综合档案管理模式。在实际档案管理工作中，要将电子档案和纸质档案有效的结合起来，不断寻找二者之间的切入点，才能提高档案的管理能力。

（一）双轨制管理机制的基础设施建设与相关制度的完善。

提高双轨制档案管理的质量，需要先进设备和仪器的硬件支持，如计算机、数码照相机、扫描仪、打印机、快速刻录机等，同时相对应的保护设施也要配套。另外，电子文件和纸质文件有很大的不同，在双轨制运行中肯定会存在冲突之处，如何有效的结合两者的特点是双轨制管理的重要手段。档案管理部门需要制定管理制度，对管理工作进行规范，不断探索创新双轨制的发展道路。

（二）加强档案管理员的素质培训。

双轨制档案管理必须有一支专门的档案管理与计算机于一体的复合型人才队伍，积极主动运用网络、计算机理论与设备，来优化档案管理程序，完善档案管理模式。调查显示，很多档案管理员的知识水平并不高，缺乏专业技术素质，习惯了手工档案管理，对电子档案操作不熟悉。档案管理部门对档案管理人员进行培训，学习先进电子档案管理设备的使用，更新档案管理员的管理理念，对于员工提升工作素质和档案管理水平具有重要意义。

四、结束语

简而言之，电子档案和纸质档案各有优劣，互为补充，不宜相互取代，档案管理工作要从实际需求和自身能力出发，对两种档案管理方式进行有机结合，扬长避短。电子档案和纸质档案共存——“双轨制”档案管理机制是未来档案管理和利用的发展方向。

参考文献

[1]王玉珍.事业单位传统档案和电子档案管理电子档案管理“双轨制”探究[J].兰台内外,2016(03):36.

[2]张玉芬.电子档案的应用管理与安全保护措施[J].黑龙江史志,2014(18):94.

[3]许敏.外部环境对电子档案和纸质档案保存寿命影响差异及对策[J].档案与建设,2008(09):26-27.

[4]杨爱华.纸质档案具有不可替代性[J].办公室业务,2013(07):64-65.

[5]秦艳梅,周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志,2009,(15):58,60.