科学高效做好县级医院电子档案管理

科学高效做好县级医院电子档案管理

张守旗

张守旗山东省莒县人民医院276500

摘要应当看到，在不少基层医院还存在着档案管理职责不明确，特别是电子档案管理意识不强和制度不健全、管理不规范，管理硬件不能满足要求和管理人员业务素质偏低等问题。为此，基层医院必须建立完善医院的档案管理网络，制定相应的电子档案管理制度，加大档案管理的投入和加强管理人员业务培训，才能满足医院对档案管理不断提高的需要，提高医院电子档案管理质量。

关键词基层医院电子档案科学高效

随着互联网的普及，人类进入信息时代，与之相应医疗相关信息技术也突飞猛进，医院档案的管理范围也从传统的文书文档发展为多层次多形式的档案模式，电子文档也得以普及。不可否认，在基层医院中电子文档档案管理还存在着不少问题。因此，加强电子档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务。

一、基层医院电子档案存在的缺陷

1、管理意识不强，制度不健全不可否认，相当多的基层医院虽然建立了电子档案，但实际运行却少之又少，近乎于束之高阁，可谓是尘封已久。主要归因于管理者电子文档管理意识淡化，对电子档案管理的标准及范畴不够明确，导致电子档案管理的制度建设相对落后，电子档案管理需要的硬件投入不足，网络建设不能满足要求，跟不上档案管理的需求。因此，各科室档案管理自然不到位，诸如常把档案材料随意存在各自的办公室，不能及时归档，以致于档案材料丢失或残缺不全。

2、职责权限不明晰基层医院的档案一般由行政办公室下属的综合档案室负责，其职责是管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。与医院技术业务紧密相关的医疗病历档案则由专门的病案室管理；临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案则分属于各个业务科室；电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理。多部门管理的现状。一个医院多个部门管理档案，由此带来管理职责不明确，管理线条多，管理不到位等缺陷。

3、管理不到位，职业化不够应当看到，医院电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，加之电子档案需要计算机贮存，科室管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面不到位，对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识匮乏，导致电子档案缺失和损坏。

4、管理人员职业素养不高不少基层医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高。而医院大多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的提高。

二、科学高效做好电子档案管理

1、加强相应硬件建设电子档案的管理关系到医疗安全及档案信息的完整，它能够满足医院教学、科研的需要，最终达到档案充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置性能优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。配置高性能的保障网络安全的软件、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

2、建立健全相应管理制度要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设必不可少，电子档案管理制度应包括电子档案收集和归档，电子档案的利用、保管，电子档案的保管期限、归档范围等，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中。建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

3、完善三级管理网络医院档案信息量大、类别多，应采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享。电子档案管理可以与其他信息管理分开，由信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

4、做好职业化培训档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识，特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用。档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。基层医院要提高科研人员对电子档案的认识,科研人员要自觉收集保存使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

信息技术的不断进步和发展给医院档案的电子化管理带来了许多新变化，此基层医院要不断改进管理思想、方法、手段，不断以创新的精神去改进工作，唯有如此才能满足不断发展进步的医院建设。

参考文献

【1】李婷花.谈医院档案管理中的几个问题.山西档案.2009增刊:54-55.