企业公文管理信息化建设的有效路径探讨

企业公文管理信息化建设的有效路径探讨

晏华

河钢集团邯钢公司邯宝能源中心河北邯郸056003

摘要：官方公文是各种各样的公文在企业发展的过程中机构或组织形成书面材料和使用的一些处理程序。根据一个特定的风格,官方公文传输政策指令的使用和公务的处理,以确保所有企事业单位的协调发展是企业正常运行的基础和制度。就企业的发展而言，公文反映了企业的发展，公文的管理是指公文形成、操作、传递、存储、转化为公文或销毁的过程。公文管理对企业的发展至关重要。它是企业发展过程中的指导性公文，具有权威性、及时性和规范性。提高公文管理质量是企业办公事务管理的重要环节。科学合理的公文管理可以为企业提供更多的研究资料，加强企业发展过程中各种问题的研究。从而不断提高企业的生产水平和管理水平。在新时期，必须更加重视公文管理，特别是要加强公文管理制度的完善，以信息技术手段保证公文管理的规范化发展，为企业创新发展提供更多的依据和信息。

关键词：企业公文管理；信息化建设；有效路径

1企业公文管理的概述

企业公文管理信息化是公文管理模式由纸质公文管理向数字化信息形式转变的过程。主要包括基础设施建设、公文管理信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设五个方面。最终实现企业公文管理信息化建设。二是公文管理信息的接收、传输、存储和提供使用的集成；三是公文管理信息的共享；四是触发公文管理模式的改革。

2企业公文信息化管理有效路径

2.1健全公文管理制度

在企业公文管理信息化发展过程中，制度是保障。信息化管理与传统的人工管理模式不同，信息化管理采用计算机信息技术对各种公文信息进行处理，是对传统管理模式的创新，对此，要加强管理制度的完善。

（1）对企业公文管理进行规范

在企业公文管理过程中，应根据信息化的要求规范企业公文管理，对企业发展过程中的各种公文进行分类，提高管理水平。例如，在管理企业公文时，可以利用计算机软件对各种公文信息进行分类归档，在不同的存储区域对不同类型的公文信息进行分类整理，以便于企业各部门在单位开发过程中加强对各种公文信息的利用。

（2）要实现统一管理

企业内部会有不同的公文和信息，如神华骏能集团有限公司，是一家集煤炭开采、循环经济、铁路运输为一体的大型综合性能源企业，拥有庞大的官方信息资源。为了充分和统一使用企业的官方信息,需要格式统一、系统化的信息公文和数字公文的形式和内容，以促进企业的公文信息管理更加标准化。企业公文管理部门可以根据公文存储模式等规则，按照相应的标准对各类公文进行收集、处理和存储，实现公文信息录入数据库的完全统一。

（3）公文管理数字化

数字公文是公文管理的方向。在企业发展过程中，可以根据公文的利用率对公文进行分类，逐步实现数字化开发。神华准格尔集团有限公司有多种不同类型的文献信息，涉及煤炭生产、安全和基础建设等方面，在管理过程中实现各种文献数字化管理，如在基础设施建设过程中发布公文信息，可以实现从传统纸质公文到数字化公文，将与基础设施项目有关的公文传递给有关部门，确保企业基础设施项目顺利进行。此外，随着企业建设规模的不断扩大，新的基础设施项目和各种基础设施项目的维护任务也越来越繁重。建立完整的数据库，保持文献信息的统一，有利于实行集中管理。

（4）内部信息和外部信息一体化

公文管理是企业内部管理的重要组成部分，但公文管理不仅限于内部管理，而且还是企业与外部沟通的纽带。企业应加强内部和外部信息的集成,建立一个现代企业公文管理信息管理中心，利用各种先进的信息技术和计算机通信技术，实现企业自动化和网络化建设，使企业与外界的联系更加顺畅。外部各种信息可以及时输入企业内部信息网络，为企业现代化建设提供更多的帮助和支持。

2.2加强公文安全管理

公文是企业发展过程中各种信息的汇总。随着信息时代的不断发展，各种信息技术、通信技术和互联网技术的广泛应用，给公文管理带来了便利，同时也带来了巨大的安全风险。计算机系统的安全漏洞越来越多，目前许多工作都是基于Internet的，互联网往往容易出现信息披露、信息丢失等问题，对企业来说是一个巨大的损失，也存在着很大的威胁，尤其是一些关于科研项目的核心研究数据，对企业自身的发展有着重要的意义，必须予以严格的保护。在信息时代，在公文信息管理过程中，必须从各个方面加强安全管理，防范各种安全漏洞。为了实现安全管理，有必要加强各种计算机安全保护技术的应用，如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，可以应用于企业公文信息管理系统中，以实现对各种企业公文信息的妥善保管。此外，对于不同级别的公司公文实行不同的管理，如一些保密的公司公文，要保密的；一些非机密的公司公文，可以在内部系统中公开访问。在公文使用过程中必须采用身份认证模式，以保证企业公文的信息安全。未经公众批准，不得在公共网络上发布官方信息，以防损害企业发展和经济建设。

2.3实现设备现代化和服务网络化

信息管理的基础是各种各样的计算机设备。在公文信息管理过程中，设备的现代化是一个重要的基础条件。面对公文信息处理的新要求，企业必须配备更高质量的硬件设备。计算机设备要求性能高、容量大、安全性强，还应配备扫描仪、CD-ROM刻录机、不间断电源等，软件系统应功能完善、兼容性强、稳定性强，操作必须方便。随着公文管理状况的不断改善，在公文管理过程中需要逐步实现服务网络。积极参与企业信息平台建设。在公文管理过程中，利用局域网实现局域网内公文的同步归档、同步整理、同步输入和同步利用。可为企业部门领导、业务领导和员工提供公文实时服务和在线查询打印服务。在企业对外宣传过程中也发挥非常重要的作用，与企业宣传部、政工宣传部、信息网络中心合作，按照使用规定将数字公文的内容传输到外部网络。

2.4提高公文管理人员的信息技术水平

公文管理人员的综合能力水平直接影响到公文管理的信息化水平。从实际情况看，企业公文管理人员的综合能力水平不高，尤其是缺乏信息化意识和各种信息技术的缺乏，阻碍了企业公文管理信息化的发展。在当前的背景下，有必要加强公文管理人员的培训和教育，使他们能够掌握更先进的信息技术和计算机技术，实现对企业公文的高效管理。除了技能教育外，在企业发展的过程中，还应加强公文管理人员的责任感、使命感和职业道德教育，提高公文管理人员在工作过程中的积极性。

3结语

总之，随着现代社会的快速发展，互联网和计算机的使用在社会上越来越受欢迎。目前我国大部分企业都在使用计算机检索，在日常工作中,各种各样的材料由各部门可以很容易和快速高效的查询和及时处理。这在某种程度上,增加了工作中的每个链接的工作效率,提高了利用率，有效减少了公文管理人员的工作量,进一步减少整体劳动时间。

参考文献

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[2]顾飞，张敏.电力系统信息组网的若干安全问题[J].科技传播，2011（10）.