试论档案资源的多元化保存

试论档案资源的多元化保存

胡铁柱

塔河县疾控中心黑龙江省

摘要：现代科学技术飞速发展，用在人们日常工作过程中，不断提高整个工作效率，减少工作错误。而在办公室的档案管理过程中传统管理方式已经落后了，工作效率严重落后。这就要求相关部门必须要采取一些措施来提高办公室档案管理工作效率。本文主要针对这一问题进行分析，提出相对应的措施。

关键词：办公室档案管理工作；提高工作效率

社会的发展越来越快，人民收入水平越来越高，人们越来越重视在日常工作中工作效率的提高。当前社会生活节奏快速，人们不得不花费大力气才能报纸自己的步调与社会生活节奏相一致。在办公室的日常工作中，工作十分琐碎，内容十分繁乱，需要花费大量的精力来查哈阳农场海洋管理区黑龙江省

摘要：当代社会实现信息化，而且档案保存工作做的也很好，对于档案的管理处于多元化。现阶段档案的保存方式也发生变化，受互联网的影响，也出现了很多新兴的载体，这种载体逐渐的取代了纸质的档案。而且档案信息也在增加，并且增长速度较快。因此如何能将档案有效的保存是非常重要的问题。下面我们分析下档案的多元化保存。

关键词：档案；多元化；新兴载体；纸质档案

一直以来，在保存档案上采用的都是介质保存的方式，即使介质的不同，但是承载的档案也没有什么大的区别，这些介质储存后的档案都是非常重要的资源。很长一段时间，人们储存档案的方式都是使用磁带或者是纸张。而在信息时代，人们不得不改变储存的方式，现在的储存以磁盘为主。这种方式可以保证信息的储存更方便。也有利于开展编研工作。从而为档案提供多元化的服务。

1、介质存储

对于档案资源能够长久的保存问题一直是我国档案界研究的重点，不仅仅是在国内，国外的很多国家也在探索，如果能将档案资源长久保存。一些专家将研究的重点放在数字的信息载体上，也有一些专家将研究的方向集中在信息载体上，使其能有更大的容量，从而降低存储的成本。例如光盘，在上个世纪末的时候，就出现了光盘，而且光盘属于现代的存储载体，造价低，容量大，可以长时间的保存。随着使用范围的扩大，光盘技术也在发展，而光盘的容量也越来越大，光盘的类型也出现变化，从最初的CD、VCD到现在的DVD及CD-RW等，信息增多，存储的载体也变化，而且载体的更新也加快，出现了更多的产品，而产品的性能也上升，但是档案具有特殊性，因为其内容固定，而且就有的原始性能是不可以更改的，因此信息载体的更新也有特殊性。当代社会从事档案管理的工作人员，在保存档案的时候，要知道档案利用的深度，同时重视档案的保存。如果一些档案很重要，在保存的时候，可以做好备份。

“双套制”也是一种可以实行的解决方案，但是这个方案主要是在过渡时期使用。通过这个方案可以降低档案保存的压力，但是却使保存的成本上升。而且在实际的保存中，部分档案在保存档案的同时，还要备份档案。备份档案就会使档案的保存成本增加。现在出现的档案信息越来越多，在保存上也很困难，因此将所有的档案备份就很难进行。而且这些档案中有一部分的档案不能直接的备份，在备份之前必须要转化一种方式，然后才能备份进而储存。而在转化的过程中就需要加强管理，甚至要为档案的转化制定一个制度。为档案储存选择载体的时候，要注意载体的寿命，而且还要定期的检查载体。如果有需要就要转移数据，而且还要保证数据在转移的时候不能丢失，要保持完整。因此在出现新的储存载体之前，要提高档案管理的水平，从而使得档案管理有效。

2、网络存储

数字档案的出现是必然的趋势，这种形式也是社会对档案发展的期望。无论是哪一种档案都记录着历史，而且档案也是文化的传承，人类社会在发展的时候，可以利用档案。现代社会的发展速度很快，而且在人们日常的生活中也涉及到网络。正是这种变化也出现了很多的储存产品，以及信息软件等，这些产品的出现为档案的储存提供了帮助。很多机构在内部建立特有的互联网网络，通过这个网络收集资料，然后将档案储存、归档。

网络存储领域最典型的代表有直接附加存储、网络附加存储、存储区域网以及内容寻址存储。事实上，DAS、NAS、SAN和CAS是集数据存储硬件设备和数据管理软件系统为一体的存储解决方案。区别于介质存储的脱机方式，网络存储的主要作用是提供数字信息的在线访问，而数据管理则是解决网络上数据的组织、存取与访问方式，目的是管理数据并提供访问机制。通常采用关系型数据库管理系统（RDBMS）、文件数据管理系统和内容存储管理系统等。

在处理网络存储技术上面，要将存储与管理有效的结合，然后为档案提供正确的解决方案。网络存储不仅仅有软件，也有硬件设备，而这两种在网络存储中占据相同的地位。而且网络存储技术一直在发展，其发展的重点有革新硬件技术上转变为有效的储存与管理。现阶段的管理有三个内容，一个是对存储设备的管理；还有一个就是对档案用户的管理；最后一个就是管理存储的档案。还有一点需要注意就是，在确定存储设备的时候，要保证接口的准确。

目前，有两种技术标准即光纤通道技术和IP存储技术。光纤通道技术是有存储网络工业协会（SNIA）推出的存储管理接口规范（SMI-S），是一次革命性的进步。SMI-S的部分基础是监理在分布式任务管理通用信息模型（CIM）上的，它是一个面向对象的信息模型，定义了系统构件的物理和逻辑结构。CIM则是基于Web的企业管理的一部分，它包括一个基于XML的加密规范和一个通过HTTP访问模式化对象的方法。SIM-S的主要目标是提供一个基于标准的管理接口，使存储设备上的数据可以被视为逻辑组件，如逻辑单元、存储池等。在理论上，SMI-S可以给网络管理员提供一个在不同供应商提供的设备中发现设备的标准接口，而且，通过这个接口可以收集设备的配置、状态信息以及上述逻辑单元的信息。光纤通道技术对哪些要求可靠、高性能的高端SAN用户是一个技术风险较低的选择。但它的高成本、有限的互操作性、相对还不太成熟的标准，决定了它并不是对所有的用户都很适合的技术产品。IP存储技术的最新进展是iSCSI技术，它使SCSI指令封装与TCP/IP协议中传输。iSCSI既有光纤通道技术的部分有点，又继承了以太网和IP技术的优点。

光线通道技术有一些限制，距离大，技术的使用就受影响，而iSCSI的出现就克服了这一不足。但是因为iSCSI的类型属于进程敏感型，所以在驱动的时候，要注意软件的时候，普通的软件不能正常的驱动。

因此，需要开发TCP/IP卸载引擎或者iSCSI主机总线适配器技术。其他IP存储技术包括IP网络上的光线通道技术，他可通过IP通道将两个光通道帧汇集成单一帧。理论上，用户可以以一个相对较低的投资实现WAN上的远程复制。最初的应用是具有iSCSI光线通道技术的桥接路由或网关，未来将发展为端到端的IP连接。iSCSI兼容的设备要比光纤通道偏移得多，因而有更广泛的市场。

3、结束语

社会进步的很快，而且时代一直在发展，在未来会有更多的存储载体出现，而且档案的保存方式更多元化。总体来看，档案的保存朝着更安全的方向发展，而且新的存储载体会储存更多的档案。现阶段网络已经普及，各个行业都在使用信息系统。而各个单位的档案存储也采用网络的方式，在内部建立存储系统，这个系统主要承担着档案信息的保存任务。通过这个系统的保存，存储的档案更多，而且保存的时间更长。

参考文献：

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[2]罗超，郑晓雯.我国旅游档案研究综述[J].云南档案.2013（05）

[3]梁丽婷.网络环境下档案信息服务创新研究[D].安徽大学2013

[4]徐舒柯.现代档案信息传播中的媒介运用研究[D].福建师范大学2012

整理工作，尤其是在档案管理工作中。然而科学技术日新月异，科学技术已经广泛运用在人们的日常生活和工作过程中，提高人们工作效率的同时，还能减少工作中出现的错误。传统的办公室档案管理工作已经不能适用于当前办公需求，这就要求相关部门将心思技术用于办公室档案管理过程中，提高办公室档案管理的工作效率。

一、现阶段办公室在档案管理过程中存在的问题

档案在一般意义上指的是人们在日常的社会活动中直接产生的具有保存价值的信息资料，是一手资料和多手资料的记录集合。办公室档案指的就是人们在办公室工作过程中所形成的任何具有参考价值的资料集合。办公室档案要保证自身的完整性，从而方便以后人民展开工作进行查找和搜索，从而实现档案最根本的价值。但是在目前我国社会发展过程中，办公室档案管理中存在着一些问题，经过笔者的总结和分析，认为主要有以下这么几点：

（一）对管理的意识十分薄弱

我国现阶段的办公室档案管理工作人员在管理方面的意识十分薄弱，并且多数负责档案管理工作人员均是从人才市场中临时招聘过来的非专业人才，认为档案管理不过是些繁杂，需要耐心的工作，认为档案管理工作不够重要，所以目前社会中所采用的档案管理方式已经不适合当前社会发展的需要，十分落后。并且由于工作人员的专业性不够，使得他们将档案管理的工作仅集中在日常资料的保存方面。工作效率十分低下，已经成为阻碍办公室工作发展的一个重要因素。因此，这就要求办公室在档案管理工作过程中使用现代信息科学技术，尤其是网络技术，适应社会发展的同时提高自身的工作效率。

（二）现阶段办公室的档案管理工作人员水平参差不齐

接受过高等教育培训的专业性人才所学到的知识均为纸上谈兵，在最初踏入社会时完全不能适应快节奏的社会发展节奏，完全欠缺社会发展所需要的专业知识。因此，这就需要提高整个办公室工作人员的素质和能力。同时，在信息技术飞速发展的今天，办公室进行档案管理的工作人员必须要熟练地掌握计算机技术，提高计算机的操作水平和能力，从而提高计算机使用的熟练程度，从而提高整个档案管理工作的工作效率。

（三）科学技术在办公室档案管理工作中的科学技术运用

社会的发展越来越快，办公室工作越来越繁琐，是的办公室档案管理工作越来越多，管理的档案种类越来越多，因此对档案管理工作人员的工作要求也是越来越高。要针对不同种类的档案进行整理记录和管理，传统的管理方式是不能适应当前社会发展的。并且现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：

（一）建立完善的办公室档案管理制度

单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。

（二）增强档案管理意识

由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。

（三）提高档案管理人员的专业水平

办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。

（四）强化档案收集

档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。

（五）运用网络信息化技术进行档案管理

将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。

三、结语

办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。

参考文献：

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[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014（5）：171-172

[3]丛晓妹.如何提高办公室档案管理工作效率[J].决策与信息旬刊，2015（6）：97