基于信息时代下建筑工程档案管理问题

基于信息时代下建筑工程档案管理问题

罗庆

惠州市规划设计研究院广东惠州516001

摘要：伴随着我国信息技术的发展，各行各业的信息化建设的脚步不断加紧，在建筑领域的档案管理工作中的信息化建设也是刻不容缓，对于建筑工程中的档案管理的工作来说，其自身工作量比较大和复杂性比较强等特点，信息化的档案管理模式可以有效的减轻工作负担，提高档案管理工作的效率和质量，但是就目前来讲，我国建筑工程档案管理工作中的信息化建设中还存在着很多的问题，本文就针对建筑工程档案管理工作的信息化管理进行研究，旨在研究中发现问题，并对相关问题提供一定的应对策略，为我国建筑工程的档案管理工作提供一定的参考和借鉴。

关键词：建筑工程；档案管理；信息时代

引言

国民社会经济的快速发展促进了信息技术的进步，目前，中国已进入互联网时代。信息管理和信息技术的应用已成为社会经济水平和科学技术水平提高的重要体现。建筑工程档案信息化的管理是一项复杂的工作，档案信息化管理的有效应用可以提高档案管理的效率和质量。然而，在实际管理工作中，受各种因素的影响，建筑工程的档案管理工作面临着诸多问题。只有找出存在的问题，采取有效的对策，档案管理工作才能在信息时代有序开展。

一、建筑工程档案管理的重要性

由于在建筑工程的实际施工过程中，涉及面广，施工过程分成的复杂，因此需要利用大量的工程信息，从而可见，为了达到施工项目的质量，企业必须做好施工项目质量管理工作，并且及时有效的管理相关档案。建筑工程档案管理工作不随意，需要采取科学的管理方法，这不仅可以提高企业的整体管理水平，而且可以树立良好的企业形象。同时，国家建设部也十分重视企业建设档案的管理，规定建设项目档案是否合格直接决定了相关项目的合格，这大大提高了企业建设的重要性。

二、信息时代下建筑工程档案管理工作面临的问题

（一）档案管理重视程度不高

目前，许多施工企业对档案管理重视不够，部分档案填报存在偏差。许多重要的档案信息录入质量跟不上当前信息化管理下的工程档案项目收入工作的进程，这使得一些工程项目档案与出现一些偏差甚至残缺现象。究其原因，是档案管理人员的工作不够认真。工程项目档案管理相关制度制定不完善，或者根本没有管理制度。在进行工程建设时，过分注重项目的外观、进度、工程质量，而忽视了档案的管理。

（二）档案信息化管理的标准不规范

在信息时代，档案管理必须能够反映档案的有效性和信息化属性。只有实现档案的统一、规范化管理，才能提高档案使用的安全性和真实性。在当今信息时代，档案管理的基础工作尚未实现规范化和标准化。在建立档案管理信息系统时，没有采取统一的建设标准。同一企业的不同部门对档案信息管理的标准也不尽相同，导致了档案信息管理的不同形式。管理难以形成规范化、标准化的管理，极大地影响了管理工作的规范化和共享。目前，我国还没有统一的档案信息管理标准体系。它严重阻碍了信息时代档案管理的发展。

（三）档案管理保密工作存在漏洞

在信息时代的背景下，档案管理与传统的管理方法已经大不相同。档案信息化管理的广泛使用和推广中，会使用到互联网技术和计算机技术，这就导致电子档案存在一些兼容性和安全性问题，这直接造成了档案管理中存在着非常严重的真实性隐患。在计算机发展的当前形势下，全球网络已经使信息时代不分国界，资源共享，这在很大程度上对档案的安全构成了巨大的威胁。此外，电子档案管理系统通常通过验证登录名和密码来保护内存安全。虽然这种形式给档案管理人员自己带来了一些方便，但如果存在密码泄露，就会出现恶意篡改电子文件的行为。此外，电子信息档案管理容易被黑客等入侵系统窃取档案信息，这对客户构成重大威胁，并可能造成不可弥补的损失。

（四）档案管理人员综合素养不足

在档案管理中，档案管理人员起着非常重要的作用。在信息时代的影响下，现代档案管理与传统档案管理存在着很大的差异。因此，工作人员必须掌握计算机技术和网络技术，熟练操作计算机，以便在管理软件出现问题时及时采取正确的方法。然而，在今天的许多档案管理中，在管理机构中，从事档案管理工作的人员大多还是传统管理工作的老员工。他们中的大多数人不再年轻，接触和学习新事物的能力比以前差得多。因此，他们没有接受过信息技术的档案管理专业的培训，也不了解新的工作；还有很多管理人员，它属于兼职工作类型，需要忙于其他工作。因此，缩短了档案管理的学习时间，使得档案管理人员在进行档案管理工作时难以保证工作质量。而且，由于数据量越来越大，导致数据的积累，而后由于缺乏及时的校勘，档案管理不当，会使档案管理混乱，难以妥善保存，甚至造成数据的丢失。因此，项目档案和数据管理人员应选择专职人员，并及时接受培训，以提高自己的能力。

三、信息时代下建筑工程档案管理的相关对策研究

（一）加强管理制度建设

建立健全档案管理制度。档案管理不是一项简单的工作，相关档案管理系统是档案管理的重要组成部分，因此应继续完善档案管理系统。在完善档案管理体制时，应明确档案的细节和类型，实现统一规划。

（二）统一档案管理的标准

统一和规范档案信息化的管理标准，对档案管理具有重要意义。随着科学技术的发展和进步，档案管理手段逐步更新，管理水平不断提高。建立和完善档案管理工作标准在必行。只有将企业内部的档案管理标准进行统一，管理模式进行确定，才能保证整个建筑工程的档案管理工作顺利完成。在整个施工工程开展之前的相关计划和方案制定、施工中的数据和进度记录，以及施工完成之后的复检工作的记录等，都要按照一定的标准进行记录，方便之后的档案管理工作，同时也为以后对资料进行查阅时保证资料的清晰程度。

（三）提高管理的安全保障

就档案信息而言，档案信息在各个方面都起着非常重要的作用，因此必须不断提高档案管理的安全性和保密性。为了提高信息时代档案管理的安全性和真实性，必须不断完善档案信息保障体系。档案管理部门需要加强档案管理，防止非法分子入侵系统，加强用户登录名和密钥的验证，通过密钥管理提高系统使用的安全性。同时，应加强对计算机网络系统的监控，在计算机系统中安装最新版本的防病毒软件，尽量隔离计算机的内部和外部网络。并定期做好数据库备份，确保档案信息使用的安全性和保密性。

（四）做好专业人才培训工作

在档案管理工作做好并不是一件简单的事，所以在实践中，有关部门要积极组织员工参加培训，引进最新的档案管理工作理念，并且不断的加强档案管理人员的信息管理技术，以适应当前信息化建设的步伐，并且要再用专人专岗，有专人负责档案管理工作，保证档案管理工作的质量。

四、总结

于对中国的建筑行业的不断发展，为了使企业在整个建筑行业具有一定竞争力，它要求施工企业不断提高自身的经营理念和更新自己的管理方法。建筑档案管理不仅伴随着工程建设的发展，也决定着建筑行业的未来发展的质量。虽然在当前的信息时代档案管理的问题很多，只要我们找出问题的根源并采取有效措施加以解决，我们一定能在信息时代的档案管理工作做好，同时提供安全保障，为档案信息的安全，使的一个在信息时代的档案工作能顺利开展，提高档案管理工作效率和质量。

参考文献

[1]马秀颖.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].居舍,2018(32):172.

[2]段莉莉.建筑企业档案信息化管理创新研究[J].城建档案,2018(10):21-22.