供电企业档案管理探析

供电企业档案管理探析

张颖

（国网吉林省电力有限公司通化供电公司）

摘要：随着国家电网进一步的深化“两个转变”，加快智能电网建设和落实人才集约化管理的新形势下。档案管理作为供电企业的一项基础性工作，必须加强档案管理的规范化，为加快实现“一强三优”的现代化企业奠定基础。

关键词：供电企业；档案管理；现代化

一、供电企业档案的特点

供电企业档案是在电力生产经营和管理活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的历史记录。随着企业管理现代化，档案的载体也由传统的纸质档案向声像档案、磁性档案、机读档案等转变，如光盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等，标准和非标准的书写格式和规格尺寸并存，因此档案管理所具有的双重性、多样性是显而易见的，这些都加大了档案管理的难度。

二、供电企业档案管理现状

1、管理制度不够健全、规范，影响作用发挥

在实际工作中，档案管理缺少相应的规章制度和考核机制，严重存在着人为的随意性。使得档案管理分散，各自为政，标准不一，装具参差不齐，资料重复保存，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，造成人力、物力和空间浪费。

2、宣传力度不够，员工的档案意识薄弱

这是一个普遍存在的现象，由于我们对档案管理的缺乏长期而有效的宣传，员工对档案的了解程度不够，档案意识薄弱。

在日常的电力生产和管理活动中，许多员工存在只重视活动的主要内容，不重视档案资料的整理。因此某些具有保存价值应形成文字材料的活动或细节没有及时收集和整理，造成档案材料不健全不完整，无形中增加了未来工作的难度。例如，在工程施工管理活动中，只注意电力工程施工本身，不重视施工过程中的有关审批文件、竣工报告或工程图纸等的归档工作，造成工程项目资料不完整，我们的设备检修维护、劳动定员等工作就很难进行下去。

3、业务档案的日常管理工作不尽人意

供电业务档案管理工作方面普遍存在以下不足：一是部门不重视。部门普遍存在只求业务发展，忽视部门的内部管理，尤其是业务档案管理。没有配备专人负责，缺乏年度检查制度；二是法律责任意识不强。业务项目完成了，工作底稿材料没有及时归档，业务档案应包含的资料不齐全，业务档案借用归还与否及档案资料无人把关，造成业务的中断和服务的不连续性；三是制度建设不完善。

4、档案管理工作明显滞后，有待于创新、发展

随着国内外形势的发展，供电企业日新月异，发展迅猛，一个个新的供电服务系统如雨后春笋般涌现出来，现代化程度日趋提高，诸如电子化公文传输、无纸化办公等已普遍或逐步得到推广。而档案工作的现状呢？目前还是停留在原有的水平上，50多年来的传统管理方法已在企业中根深蒂固，已建立了一套完整的理论和实践体系。比如说，传统立卷过程中人为因素过大，手工劳动量过大，工作效率低，利用不方便。同时，传统的立卷方法严重束缚了计算机等办公自动化设备在档案部门的发展与应用，已不能满足企业管理和社会发展的需要。

三、档案规范化管理的具体措施

（一）建立完善企业档案工作规章制度，使企业档案工作者有章可循，有据可依

依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，强调了依法治档的必要性，明确规定凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。

（二）加快培养档案管理专业人员

档案管理人员是整个供电企业档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，要求培养高素质的档案管理人员。不但要进行档案管理现代化的知识培养，使专业人员了解供电企业档案管理现代化的具体内容，而且要提高供电企业社会群体的档案意识和法制观念，要进行档案工作的基本法律宣教，使专业人员遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到供电企业档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。当然，档案工作者也应主动提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。利用业余时间学习电力系统专业知识、文史知识、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的素质和综合能力，使电力企业档案分类、归档准确、规范、标准，为档案信息的开发和编研起到促进作用。

（三）疏通工作流程，加强精细管理

1、除平时加强收集照片、录像档案外，还应注意处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能地把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好地发挥其利用价值。

2、大事、突发事件要求归档单位及时归档，主要载体有录像、照片、光盘、实物档案。要落实声像档案的归档单位，加强考核，以督促归档单位完整齐全归档。

3、声像档案取之于归档单位，服务于他们。很多部室的工作存在一个误区，只求工作得到领导的肯定，却不求留下工作的证据，缺乏归档意识，一到用时才想起档案室，造成接收工作的被动。因此，只靠档案室单方面是不够的，必须与归档单位达成共识，资料取之于他们，服务于他们。为此，档案室要制定考核实施细则，保管是手段，提供利用、发挥作用是最终目的。

4、实现档案管理现代化。电子信息具有方便、快捷性的优点，供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段。通过计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决，使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，使供电企业档案管理逐步规范化。随着电力改革步伐加快，供电企业档案规范化管理对实现“一强三优”现代供电企业具有十分重要的意义。

四、转变观念，创新模式

（一）档案工作也要创新

主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

（二）档案工作管理模式要创新

包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

结束语

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，为人力资源开发提供强有力的保障。改革人事档案管理，首先应该创新激励机制，提高管理人员的基本素质，改进档案提供利用的方式，提高档案服务的效率和质量。打破传统的被动收集为主动参与、主动服务，与时俱进，适应新形势的需要，从而不断地提升管理水平。

参考文献：

[1]单丽静.浅谈如何做好供电企业科技档案的利用工作[J].兰台世界，2012（12）.

[2]王凤霞，王秀芳.新时期深化档案管理工作[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2011（10）.

[3]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2012（4）.