浅谈装饰施工企业现场签证管理

浅谈装饰施工企业现场签证管理

黄瑶瑶

深圳市建装业集团股份有限公司

摘要：现场签证是一项技术性、政策性、经济性比较强的工作，其关键性在建设工程实践中是不言而喻。本文主要阐述了现场签证目前存在的问题，并分析加强规范现场签证管理工作。

关键词：现场签证；管理；措施

1、现场签证的概念及目前存在的问题

现场签证是指在施工过程中，由发包人代表、监理工程师和施工单位代表根据现场实际发生的某些特殊情况联合签署的进行测定、描述的一种书面手续，即达成的补充协议，具有鲜明的契约特点，是施工变更、索赔的主要证据，也是工程造价管理和控制的重要环节。目前，签证管理工作中还是存在着许多问题，主要有以下几个方面：

（1）缺乏施工签证意识，应该要施工签证的没有进行施工签证；（2）没有及时进行施工签证，事后补签证，事过境迁，致使无法核实；（3）发包人、监理人在签证过程中吃、拿、卡、要的不正之风；（4）签证的形式不规范，主要有现场签证中没有对签证原因、工作内容、施工时间、施工部位、完成的数量、结算方式和单价、没有附相应原计算简图等；（5）签证中涉及到的材料和机械的名称、型号规格、数量描述不清；（6）签证中涉及到的人工工种类别及等级、数量描述不清；（7）签证的签字盖章出现问题，只有签字或只有盖章，签字的人没有签字的权力等。

2、现场签证应具备的基本特性

2.1时间性、合理性和准确性

施工现场签证的最基本要求之一就是时间性，也就是说现场签证要及时，同时，这个也是保证现场签证准确性的基础。但是，现实项目管理中，经常有些人不负责任，不及时办理签证，或口头答应或事后靠回忆补办签证，甚至有些项目在完工结算或审计过程中还在办理，这样，由于时间太久远，对当时具体的施工环境已经记忆不清，所签的签证单与实际发生不符，这样的签证单是不合理的，甚至当时的现场人员已经流失，或是直接对此签证事项不以认可，这样就会在结算或审计过程中出现争议。所以，现场签证的办理要及时，只有及时才能保证准确性。

2.2合法性

合法的现场签证应当具备两个条件：授权人签字和盖章。现场签证单上签字的各方代表必须是经过所在单位授权在一定范围内签字的人。按是否经过授权可以分为三种情况：①有权签证，对应其所签认的现场签证单为有效签证；②无权签证，对应其所签认的现场签证单为无效签证，但经过发包人追认后的无权签证是有效的；③表见签证，常因授权不明等原因构成。因重大误解或显失公平而签认的签证就是属于可可撤销签证。所以有效签证包括有效签证、经过发包人追认的无权签证和表见签证。有些签证事实清楚，依据充分，但各方代表签字盖章不全，也是属于手续不全、合法性不足的现场签证。

2.3具备结算中的可操作性

现场签证单的质量好坏直接影响工程结算的速度，与项目进度、质量和成本等方面均会产生一定的影响。可操作性就是要求签证单不存在岐义，对现场的描述界定清晰，能够直接计算费用，这样才能在结算中不发生争议。例如：现场签证单描述挖运土石方100m3，这样的描述是不准确的，是无法计算费用，因为我们不知道挖的是土方还是石方？还是都有，都有的话各自比例多少？是湿土还是干土？土的类别？人工开挖还是机械开挖？是弃方还是利用方？运距又是多少？如果合同中没有单价的话，机械的规格或是人工的等级也是要进行界定，所以现场签证不能含糊不清，模棱两可，否则，只会加重结算的困难。

3、如何才能规范现场签证管理工作

3.1加强技术人员和经济人员的相互沟通

首先现场管理人员在日常的项目管理中要切实提高变更、索赔签证的意识，不论是技术人员还是经济人员。技术人员是现场签证办理的主要力量，其在编写施工技术方案和施工措施时，要充分熟悉招标文件、投标文件对各种施工条件的规定，并对其变化的边界一一进行界定。当边界条件发生变化时，要慎重认识此变化是由哪一方或哪几方造成的，当确定不是由于承包方所引起时，就要及时与合同经济人员进行沟通，在保证技术方案符合招标文件和设计图纸要求的前提下，其报送给监理人、发包人的施工技术方案和施工措施要对边界条件变化对施工技术方案和施工措施的影响进行详细的对比说明，包括采用的技术手段、拟投入各种施工资源和拟采取的各种施工措施等，必要时后符相应的计算书和图纸。为后期的变更、索赔签证打下良好的基础。同时，合同经济管理人员要多与技术人员沟通，在项目开工进场后，合同经济管理人员首先要做的一项重要工作就是：将合同执行过程中可能发生的边界条件及其注意事项整理成相应的书面资料，对项目部各部门进行合同交底，特别是对技术人员，让项目部全员都有变更、索赔的意识。工程技术人员也要将技术方面的边界条件进行整理，反馈给合同经济管理人员进行学习和参考。通过相互的合同交底与技术交底，技术人员跟经济人员才能进行结合，并在日常管理中定期召开现场签证会，分析现场是否存在可以变更、索赔的机会，这样才能保证现场签证的时间性、准确性。

3.2重视施工中签证信息的日常收集

我们不难发现，在实际的项目管理中，变更、索赔成功与否在很大程度上取决于发包人或分包人提供的签证资料是否规范，即提供签证资料是否足够的及时、是否准确无歧义、是否完整等，否则，一切都无从谈起。现行的合同条款精神：如果承包人或分包人不能在索赔时效内提供或不能提供完整的索赔资料的话，那么承包人是无法获得没有资料证据支持的变更、索赔费用，只能自行承担，也就是说发包人只需承担有资料证据支持的那一部分费用。但该资料的要求也是很高的，不仅要求及时、逻辑性强，而且要求资料完整、严谨，否则，可能会错过索赔机会或只能得到部分的索赔金额。因此，承包人或分包人应该重视施工过程中的原始基础资料的收集与整理，及时发现施工过程中索赔、变更的机会，并在约定的期限内完成相应的变更、索赔资料的收集与签证，才能获得相应的变更、索赔成功的机会。要想获得及时、完整的变更、索赔签证资料，必须设立相应的变更、索赔签证管理制度。该制度应该明确界定项目部各职能部门的职责，签证工作的流程、签证的内容、签证的时效以及签证的格式等一系列的内容，这样才能使签证工作有章可循，大家都能知道自己的工作内容及职责。同时，对该制度的落实也要进行跟踪检查和考核，对签证工作做的好的给予肯定和奖励，不好的则一定要给予处罚，只有这样，才对从整体上提高现场签证的质量，才能为项目赢得经济效益。

3.3设立变更、索赔工作小组

公司领导班子和项目领导班子都要对变更、索赔的签证工作予以重视和支持，建立以合同管理部门为主，技术部门和现场作业管理人员为辅的变更、索赔工作小组，将变更、索赔签证管理制度落实到现场的每一个管理人员身上，明确每一个人的管理职责和时间处理期限，项目部全员皆变更、索赔，人人都有这种意识，那变更、索赔将会是水到渠成的事。

3.4重视与监理人、发包人的沟通

要想做好签证管理工作，不但要重视项目部或企业内部的制度建立和落实，同样也是重视与监理人、发包人的沟通工作，因为一份完整有效的变更、索赔签证离不开监理人、发包人的审核与确认。而且不同的监理人、发包人就会有不同的管理方式与处事风格，所以承包人在变更、索赔签证事项可能发生在或发生后，在做好内部相应签证策划后及时向监理人、发包人报告现场发生的情况，深入沟通和交换意见以期得到监理人、发包人的理解和支持。必要时，可邀请监理人、发包人的现场代表、技术部门、合同部门等与现场签证有关联的相关部门人员亲临现场，这样会有助于他们了解施工现场的实际情况，同样也会增加他们对项目施工特别是变更、索赔项目的理解度和认可度，各方容易就后期的变更、索赔签证及费用申报的处理达成共识，进而推进项目的进度和质量的保证。

3.5加强专业知识的培训，提高签证人员的整体素质

为了提高变更、索赔签证工作成果，使各方签字盖章认可的每一份变更、索赔签证都能经受内部、外部的审计，使现场签证真正符合签证的“时效性、合法性、一致性、规范性和真实性”要求，满足工程结算的需要。这就需要现场管理的发包人、监理人和承包人或分包人中的承担工程签证管理的部门人员都要不断的学习，定期加强在合同管理、造价管理、技术管理、商务管理、职业道德、公关社交及法律法规培训和考核，完善相关人员的知识结构和整体素质，进而站在更高的角度看待和处理问题。这样就能充分调动各管理人员的工作积极性、提高各管理人员的责任心和约束各管理人员的职业道德，在以合同为基础，坚持“公平、公正、合理、合法、诚信、科学”的原则下处理好每一份变更、索赔的签证工作，在实践中，不断的总结经验并提高专业能力，使变更、索赔的现场签证都能得到合平、合理的解决。

4、结束语

变更、索赔的现场签证管理工作是一项技术与经济相结合的工作，项目参建各方应委派具有相应专业知识的管理人员进行签证管理。要想把签证管理工作规范化，使现场签证符合“时效性、一致性、规范性和真实性”要求，则必须增强各方签证管理人员的签证申报或控制意识、加强各方签证管理制度的建立和落实、加强各方签证管理人员的整体素质，包括业务能力和职业道德、加强签证各方的沟通交流。做到既熟悉现场施工情况又熟悉相关的签证专业知识，才能充分掌握、分析和处理所有的信息和数据，才能做好每一份现场签证工作，从而使施工过程中发生的变更、索赔都能得到公平、合理的解决，实现项目各参建方的共赢，促进社会的和谐发展。

参考文献：

[1]王升辉.工程签证的实务操作［J］.大众商务，2009，（3）.

[2]王秀玲.浅谈设计变更及工程签证的管理［J］.科技经济市场，2011（05）.