电子文件与电子档案的管理问题及对策分析

电子文件与电子档案的管理问题及对策分析

赵越

中国中原对外工程有限公司北京市100044

摘要：档案主要就是真实记录各种重大事件和经济活动等方面的内容，关系到社会经济的发展进步，传统档案管理模式已经不能满足实际需要，电子文件和电子档案已经广泛应用。电子当前虽然便于查询和录入，但也存在着信息安全等方面的问题，也容易受到外界一些因素的影响而造成损坏，因此必须要对其加强管理，确保文件与档案信息更好地发挥出作用。本文主要分析了电子文件与电子档案的管理问题及对策，希望对相关部门及人员提供有价值的参考。

关键词：电子文件；档案管理；问题；对策

引言

在社会经济不断发展进步的背景下，各项事业都在相应的不断进步，为了满足新形势下发展的需要，档案管理也已经朝着电子化的方向发展，借助计算机及互联网设备，使得档案管理效率大幅度提供，并且为用户提供了更为便捷的查询和使用等服务。但在实际使用的过程中，由于各种因素的影响，还存在着信息失真、安全性得不到保障等问题，因此必须要加强对电子文件与电子档案的管理力度，这项工作已经是迫在眉睫。

一、当前电子档案管理中存在的问题

1.电子文件的缺陷

（1）高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1-2倍。（2）湿度潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气的有害气体、灰尘等不利因素。（3）光向外辐射时会产生热量，影响电子文件保存载体的耐久性，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。（4）空气中的有害气体（如二氧化硫、氯气等），在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。（5）灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨损；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，落在电子文件上起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所[1]。

2.电子档案自身的缺陷

相对独立是电子档案内容与形式的显著特征，内容容易出现变化的现象，其固定形式也存在不易保存的特点，这对电子档案检验工作的顺利进行有阻碍作用，难以确保电子文件档案的完整性以及真实性；容易出现失真问题是电子档案真实性中存在的主要问题。在实际对纸质档案对电子档案进行转换时，上述现象出现的几率更是呈现增加的趋势。再就是流动状态，因其结构较为复杂，储存方式也呈现出多样化的趋势，在一定程度上增加档案缺损现象发生的概率。

3.电子档案管理不完善

（1）思想观念相对落后。电子文件档案管理工作属于档案管理的主要构成部分，但相当一部分人却对此缺乏足够认识，即对电子文件档案管理工作未予以应有的关注或重视。如目前采用电子计算机办公的某些单位，多数处于电子文件管理自动化办公的起步阶段，只是用计算机进行文件起草，对文件档案的管理依然以纸质资料为主，存放在计算机中的有关电子文件常被忽视，甚至无人管理，因而导致大量的电子文件未能加以保存。（2）信息安全与保密问题。存放位置不固定以及载体可转换是电子档案的显著特征，同时信息接受的开放性以及文件内容的可分解性，也是造成电子档案与载体分离的主要原因。互联网具有一定的开放性，电脑病毒会对档案存放的载体形式造成严重威胁，信息无法读取以及载体信息丢失现象普遍存在，严重时甚至会出现信息系统瘫痪的现象。（3）电子档案的接收格式问题。现阶段电子档案还没有实现在全国范围内的普及，两个部门档案储存方式不同的问题普遍存于档案文件转手移交过程中，软件的不同也会给转交工作造成一定的难度[2]。

二、电子文件与电子档案管理问题的解决对策

1.完善法律及制度建设，研究探索统一标准

对于电子文件档案管理，应该加强相关立法，并在已有相关立法的基础上进一步明确法律地位，制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的原始性、关联性、真实性、完整性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。结合我国实际情况，制定科学合理的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，解决电子文档因存档方式不同而出现的转交困难问题；管理有效性在电子档案建设方面具有十分重要的作用及意义，电子档案管理人员应当对电子档案管理工作进行有效监督，对于各项重要制度应当严格贯彻落实，使管理人员认识程度能够对有效提高，通过有效考核制度使其责任感得以增强；在当前形势下，档案管理工作正在向现代化、自动化及信息化方向发展，首要任务就是应当加强网络安全管理，有关工作人员在查询电子档案信息时，应当严格依照规定程度执行。首先，在电子档案建设过程中应当设置个人账户及密码，从而可自助登陆档案中心，然后在登记签字之后才能够计人档案管理室之内，同时在进人档案管理室时应当实施安检，防止不法人员携带便携式设备将档案资料拷贝[3]。

2.加强硬件系统的管理，确保信息的真实和安全

在电子档案的管理工作中，应加强对硬件系统的管理。存储设备应选择性能稳定、功能齐全的硬件，并完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温、湿度，同时还要强化防磁设施的完善和维护，采用多种方式介质备份，如双机数据热备份、定期冷备份、异地备份、磁带备份、光盘备份等，以满足电子档案长期保存的需要。另外，信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等[4]，这些技术对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。

3.注重储存及备份重要信息，防止数据丢失

在当前电子档案信息保存方面，其所选择储存载体通常安全性均比较低，因此在电子档案信息管理过程中，一项必要措施就是应当对重要电子档案应当进行备份[5]。对于一些重要电子档案而言，应当尽量保存两三或者保存三份，应当实行分布式双机备份。这样一来，可有效防止工作人员操作失当或电子档案储存载体受到损害而出现电子档案数据丢失情况。同时，在其中一台机器有故障出现情况下，可迅速将备份机器启动进行工作，从而有效避免用于电子档案储存及处理的计算机有崩溃情况出现，可使电子档案安全性具有双重保障，从而可使电子档案管理水平及质量得以提高。

结语

总之，在当今这个现代信息化时代，对于一个办公单位来说，电子文件档案管理已经成为一项非常关键的工作，关系到各种重要信息资源的收集和整理。各部门应该进一步加强电子文件档案管理，完善相关制度建设，实施规范化管理，确保信息的准确性和安全性，促进档案管理行业的健康发展。

参考文献

[1]刘小雪.电子文件档案管理存在的问题及对策[J].经济技术协作信息，2017（02）：52-53.

[2]王娟.电子文件档案管理存在的问题及对策解决[J].办公室业务，2017（05）：84-85.

[3]李晓昆.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].环球市场信息导报，2016（10）：20-21.

[4]厉晓雅.电子文件档案管理面临的问题及对策探讨[J].卷宗，2016（04）：125-126.

[5]杨庆莲.试论电子档案管理存在的问题及对策[J].农村实用科技信息，2015（10）：63