大数据时代背景下的档案管理分析

大数据时代背景下的档案管理分析

陈杨

大庆市萨尔图区委组织部

摘要：在当前大数据时代的发展过程中，档案管理需要面临全新的机遇与挑战，因为当前的社会背景已经出现了重大的改革，要想适应时代发展的要求，就应该充分考虑到大数据的特点，并且以此为出发点，这样才能充分的实现档案管理工作效率的进一步提升。在档案管理的过程中，应该从多方面进行考虑，除了要满足理论方面的基础以外，还应该加强信息化的管理与实现力度，同时应该更加关注数据安全方面的问题，只有这样才能促进档案管理工作的安全可靠性，虽然大数据时代能够为人们的生活与工作带来极大的便利，但是相应的负面影响也是存在的，所以需要人们对大数据加以更加正确的认识，这样才能实现档案管理工作的进步。

关键词：大数据；档案管理；挑战；机遇

纵观时代的进步与历史的发展，新技术、新手段的出现往往都会有一个崭新的历史背景，计算机的出现以及移动互联网在当前社会生活中的积极应用，向人们预示着大数据时代的到来，这是历史发展进程中的一个必然趋势，在当今的现实生活中具有十分积极的意义。在档案管理的过程中也不例外，档案管理采用先进的科学技术能够有效的促进工作的顺利实现，同时还能保证人们有效的减轻工作负担，更好的实现管理，相信在未来的档案管理发展进程中，其应用将会变得更熟练，实现档案的有效管理。

1、信息爆炸的大数据时代

当前的时代是一个全方位发展的时代，是一个信息高度集中的时代，正是因为有了这样的特点，所以大数据时代的到来为社会生活中的方方面面工作都带来了极大的便利。从总体来看，大数据主要具有四个方面的特征，首先是具有大量的数据，其次是数据的种类十分丰富，第三是传输数据的速度十分快速，最后是具有一定的商业价值，但是商业价值的密度相对来说是比较低的，这也是与传统数据相比，呈现出来的最显著的差异。大数据时代既然已经到来，那么人们就应该做好充足的准备积极的去应对，进一步完善大数据时代下相关的工作，这样才能保证更好的为社会生活服务。

从信息过程中的转变来看，大数据对这项工作带来了极大的影响，这不单单是对信息过程的一种转变，同时也是在今后的工作中所要面临的一种机遇。纵观大数据环境下信息过程的转变模式，主要具有以下三点特征。首先是在采样的方面，不再局限于随机，而是要更多的对整体数据进行分析，从中得到相应的结果。其次是在准确度方面，不能单纯的追求高准确度，而是要重视起混杂性的特点，这样才能促进信息过程更好的转变。第三是在因果关系的探索方面，加强了对事物关联性的认识，而不再将重点放在因果关系上，这样才能进一步凸显出大数据所具有的核心价值，也就是能够进行有效的预测。

2、大数据技术――新时代下档案管理工作的必然选择

在大数据时代的不断发展过程中，对于我国的各个行业都会带来或多或少的影响，其中在档案管理行业中，大数据能够为这方面的工作带来一定的机遇与挑战，只要牢牢把握住这一机遇，并且积极的应对出现的挑战，那么档案管理工作将会变得更加完善，有效的促进了档案管理水平的进一步提升。

2.1档案信息资源的充分开发利用需要大数据技术

在档案管理工作中，档案馆是用于对档案进行有效管理的重要机构，对于社会的发展以及企业的进步等都能够起到承上启下的作用，在档案馆中，通常都存储着大量的数据，这些信息在过去的管理过程中显得较为混乱，因为没有一个科学合理的档案管理方法，并且还面临着人力资源不足，缺少必要的档案管理意识等问题，在这种情况下，就会造成信息资源的缺失，不能实现对信息的有效开发以及进一步的利用，随着现代化信息技术的发展以及人们对大数据的进一步认识，更清楚的认识到采用先进的技术手段能够促进档案管理工作效率的提升，为相关工作提供必要的依据。

2.2新时期档案数据的存储与备份需要大数据技术

档案数据库的使用极大地提高了档案管理利用效率，但近年来，常常会碰到无法向数据库中增加新的档案数据的情况。随着档案信息化不断接近完成及大数据时代的到来，档案数据库面临的存储空间问题相当严峻。我们必须优化存储、提高效率和节约成本，这就需要借助大数据技术来得以有效的实现。

2.3档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术

仅限于数据或文件的借阅利用已经无法满足现今档案用户的需求，目前，获得数据背后的信息及其所蕴含的知识成为了档案利用更为重要的目的。因此档案利用服务也应向知识提供方面转化。技术引擎是档案馆知识服务的技术核心，新型知识服务引擎包括资源及学术搜索引擎、资源及服务推荐引擎、知识服务社区实体（包括用户及资源）行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎及多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等。运用大数据技术可以构建档案馆的信息新型知识服务引擎。

3、大数据时代档案工作面临的挑战与机遇

3.1大数据时代给档案工作带来的挑战

3.1.1档案管理理论的挑战

正如信息化时代挑战了纸质时期的来源原则、文件生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生了新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等革新的理论。在大数据时代，新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将迎来进一步的发展。

3.1.2档案信息资源管理的挑战

从纸质档案到档案信息化再到档案大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段和工具难以满足大数据时代档案信息资源管理的需求。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛滥。如何实现档案数据长期可读性、可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案信息资源管理面临的新挑战。

3.1.3数据安全问题的挑战

档案数据的高共享不等于全共享，在大量涉密档案数据的保密过程及敏感数据的分析过程中，如何实现信息安全，避免数据被恶意使用，更好地防止因秘密泄露给国家、社会、企业带来政治、经济上的损失，是新时期档案安全工作面临的一大挑战。

3.2大数据时代，档案工作迎来的新机遇

3.2.1大数据的应用给档案数据挖掘带来了机遇

传统的档案管理以文档管理为主，没有利用技术工具进行挖掘、分析，档案基本处于被动利用。大数据时代，档案系统中除大量的文档外，还有海量结构化数据。档案部门收集大数据后，通过主动调查利用者的需求，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，建立各种数据模型，找到数据之间的关系，提高档案价值，更好地实现预测功能，为高层决策提供参考。

3.2.2大数据技术给档案管理系统的可扩展性带来了机遇

随着档案数据的不断增多，传统的档案管理系统由于无法动态扩展，会出现“小马拉大车”的情况。大数据技术可以对计算资源、存储资源进行动态扩展、按需分配，满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低系统投资及维护成本。

4、结语

大数据时代已然是信息社会发展的必然结果，而这一新的时代也必将加快社会的进一步发展。作为档案工作者，要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，围绕企业的经营工作对档案管理方式和手段进行深入思考、重新认识。充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地开发和利用档案信息资源中蕴藏的巨大知识宝藏，使档案工作创造出更大的价值。

参考文献：

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