电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制

电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制

徐美芹

山东省烟台市职工服务中心

摘要：现阶段，我国逐渐进入到信息化时代，“单套制”管理模式是信息化时代电子档案管理的必然趋势。文章在现阶段电子档案“单套制”管理现状的基础上引入协同理论，分析电子档案“单套制”管理的主体构成、协同关系以及现实困境，最后探讨其实现路径，以期“单套制”管理在电子档案领域取得更大的发展空间。

关键词：电子档案；单套制；多元主体；协同管理

引言

电子档案“单套制”管理在我国是一种新型的档案管理方式，规避了现行“双套制”管理方式的弊端。“单套制”管理是对传统档案管理方式的一种彻底变革，在降低管理运行成本、优化工作流程、确保档案完整性和真实性、减少复杂性工作的失误率等方面具有明显的优势，但是电子档案“单套制”管理在我国进行广泛推广仍存在一些痛点。本文围绕这些痛点就如何探索适合中国国情的电子档案“单套制”管理模式提出了几点建议。

1电子档案“单套制”管理现状

从国际和国内的政策和实践来看，电子文件“单套制”管理模式逐渐成为电子文件与档案管理领域的趋势之一。2011年澳大利亚政府通过《政府数字转型政策》来限制电子文件形成纸质版本，并制定数字连续性计划规定于2020年实现所有机构的业务活动记录均以数字形式产生；美国行政管理和预算局与NARA于2012年联合发布《管理政府文件指令》，要求联邦机构尽可能地消灭纸质文件；韩国在2008年总统令和2015年《电子政务法》的推动下，正在进入远程协同智能办公的新阶段，即“超越无纸”阶段。我国尚未对电子档案“单套制”管理作出强制性规定，但在实际工作中已经取得一定的成果。2015年上海自贸区率先开展了电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式的探索，随后青岛市、珠海市等地也相继开展了试点工作。“单套制”管理模式将成为新时期电子档案归档和管理工作的必然选择，但我国与之相关的理论研究还比较匮乏，且大多集中于对国内外实践经验的梳理，缺乏对其内在运行机制的总结。电子文件“单套制”管理是一个复杂的系统工程，涉及档案部门、法律部门和技术部门的多方协调与合作，因此笔者认为有必要在实践基础上对参与电子文件“单套制”管理过程中的主体关系进行梳理，以推动“单套制”管理模式在更大范围内推广。

2电子档案“单套制”的优势

（1）降低了管理运行成本。“单套制”管理解决了双套制须对纸质材料归档的问题。在电子文件海量的今天，很多电子文件并没有多大的实效价值，一味采用双套制只会造成大量纸质费用的浪费，也会对物理空间的扩容提出严峻考验。对于难以转为纸质档案的视频和音频，若采用单套制进行保管有助于降低成本。（2）优化了工作流程。“单套制”管理是全周期性管理，免除了传统档案管理中的收集、分类、整理、编目、编检、装盒、排架、统计、鉴定等工作。这些工作在电子档案生成的过程中已同步完成，这无疑会大大减轻档案人员的工作量。另外，单套制在信息利用上更有优势，档案查阅者利用电子档案管理系统能对档案进行批量检索，降低了检索的无效行为。（3）确保档案的完整性和真实性。“单套制”管理主要采用数字轨。数字轨决定了并不是所有电子档案都可以模拟转化，如视频、音频、多媒体、超文本、数据库等难以转换成纸质本输出，这样就不会存在电子档案与纸质副本之间的偏差和不对应问题，因而能更好地保证档案的完整性和真实性。（4）减少了复杂性工作的失误率。“单套制”管理模式中不再产生“双套制”中两套档案的相互印证和匹配比对工作。人工校对容易出现误差，特别是对大量文字、数据及图像的线条、色彩、色温的比对。而采用“单套制”就能完全规避这种低效率的人工操作，有效降低档案管理工作的复杂性。

3电子文件“单套制”协同管理机制的实现路径

3.1联盟链和私有链模式在电子档案单套制管理中的应用

由若干机构联合发起、允许授权机构参与该区块链的读写被称为联盟链，如R3区块联盟、BiTA和金链盟等。准入权限只向特定机构内部公开、网络中所有节点都由该机构掌握的区块链被称为私有链。联盟链模式和私有链模式的主要区别在于中心机构个数，联盟链模式是部分去中心化（或称多中心化）的区块链，私有链模式则是完全中心化的区块链，两者都是写入权限在一定机构内、读取权限在一定程度上被限制的区块链模式。部分去中心化和完全中心化都意味着公众不能随意阅读，因此联盟链和私有链模式较适用于不开放电子档案的管理。根据管理的不同特点和需求，联盟链和私有链模式可以应用于不同类型的不开放电子档案管理中，如电子健康档案、人事档案和学籍档案等。笔者以企业电子档案和私人电子档案为例，构建了基于联盟链模式的企业电子档案管理体系和基于私有链模式的私人电子档案管理体系。在管理企业电子档案中引入联盟链模式，运用联盟链模式多中心化特性形成多中心的企业电子档案管理联盟，可使企业内部的职能机构或者不同企业通过共识机制和智能合约，更加有效地整合企业档案信息资源。私有链模式是完全中心化的区块链，其写入权限由该机关的中心机构控制，而读取权限可视情况有选择性地对外开放，适用于私人电子档案只允许形成者和特定机构（人员）查阅的特性。

3.2业务与管理协同

处理好业务部门与档案管理部门之间的关系是促进电子档案“单套制”协同关系的关键点。一方面，档案管理部门要加强与业务部门之间的协商和沟通，了解业务部门的业务工作、文件形成情况及其在电子档案“单套制”管理中的立场与诉求，以便有针对性地制定相关的标准规范和采取相应的措施。另一方面档案管理部门也要对电子文件形成、运转、采集、归档和利用的全过程加以监督和管控。首先要加强对业务部门电子文件形成和在线归档的监督和成果验收工作，通过对归档合格的政府机构和企事业单位颁发电子合格证予以表彰和鼓励；其次要加强对电子档案长期保存的研究，通过制度、技术等一系列手段保证业务部门电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性。

3.3技术层面的支撑

在技术保障上紧紧围绕电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的要求，完善电子签名、元数据采集、日志管理等技术，建立一套适合“单套制”管理的电子文件归档和电子档案管理系统，确保电子档案来源可信、管理可靠、长期可用。目前，具体技术的推广还处在技术验证阶段，需要边试边改，扩大试点单位范围，再形成国家层面的标准，为全国各档案单位推行“单套制”提供经验和制度借鉴。

3.4应用层

一方面，随着知识经济的进一步发展，企业档案由实体信息资源管理向知识资产管理模式转变，因此在管理过程中更加注重企业电子档案资源的交流和共享。引入联盟链技术，使得不同企业电子档案形成者组成管理联盟，从而有效打破各企业间的“信息孤岛”，建设跨主体的企业电子档案共建共享网。另一方面，当前许多企业的档案散落在各部门或者个人手中，极易造成档案的泄密或丢失。在企业内部引入联盟链技术，可让总部档案管理部门、子公司档案形成部门及各职能机构“形成一个分布的、受监督的档案登记网络，各方均保存一个完整的档案副本”，有助于打破企业内部的“信息孤岛”，建设跨部门的企业电子档案共建共享网。而且联盟链模式整合了不同企业内部的电子档案，有利于运用大数据技术对数量庞大的电子档案进行数据挖掘和价值分析，可更加充分地挖掘企业电子档案的潜在价值，为市场调研和企业决策提供依据。在私人电子档案管理体系中，私有链模式通过加密和验证机制，公钥只向档案管理部门公开，私钥归网络中特定节点所有。机构内的任何用户都可以上传电子档案，并通过公钥加密信息；私钥严格保密，只有档案形成者或管理者才能使用私钥解密信息，如此一来就能够防止档案信息泄露，有效保护和传承社会记忆。

结束语

综上所述，随着信息技术的发展和办公自动化应用的普及，我国电子政务建设进一步发展，与此同时，电子化、无纸化办公也催生了大量电子文件和电子档案等形式的信息记录。海量电子文件的形成与国家数字转型的推进导致电子档案的管理模式发生转变，“电子设备生成的档案仅以电子方式保存”这一单套管理模式由于顺应了新时期政府信息化和管理现代化的必然趋势而逐渐受到国家的鼓励和行业的认同。

参考文献

[1]廖倩文.电子文件单套制管理问题的策略研究[J].档案与建设,2017(08):27-30.

[2]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯,2017(04):8-13.

[3]冯惠玲，刘越男，马林青.文件管理数字转型的要素分析与国际动向[N].中国档案报,2017-08-28.

[4]陈伟斌.协同管理视角下高校电子文件管理研究[J].浙江档案,2017(03):16-18.